15Mar, 2017
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Les Champs utilisateurs personnalisés

Les champs utilisateurs personnalisés servent à rajouter d’autres valeurs fixes pour chacun de vos utilisateurs. Ils permettent de jouer sur la visibilité de vos éléments et filtrer vos listes suivant le profil de l’utilisateur.

Vous êtes manager d’une équipe de commerciaux. Vos commerciaux ont des visites dans toute la France. Vous souhaitez alléger leurs listes de prospection afin qu’ils ne voient que leurs prospects. De plus, afin de valider le bon de commande, la signature d’un manager est nécessaire.

Etape 1. Paramétrage des Champs utilisateurs personnalisés.

Création des champs utilisateurs personnalisés :

  • Rendez-vous dans votre compte Kizeo Forms, dans l’onglet Configuration onglet Champs utilisateurs personnalisés.

Sur cette page, vous avez 20 Champs utilisateurs personnalisés disponible. Chaque champ renseigné représentera un niveau de filtre pour vos listes externes ou un élément de visibilité.

  • Dans l’exemple ci-dessous, nous avons renseigné 4 Champs Utilisateurs Personnalisés. Pays, Région, Prospection seront les filtres pour nos listes externes. Statut nous permettra à générer la visibilité de notre élément signature.

champs utilisateurs personnalisés

  • N’oubliez pas de valider !

Renseignement des champs utilisateurs personnalisés :

L’action précédente a permis la création de nouveaux champs à remplir pour chacun des utilisateurs de votre compte. Vous devez donc maintenant aller renseigner ces champs pour chacun de vos utilisateurs.

  • Rendez-vous dans la section Configuration -> Utilisateurs.
  • Sélectionnez un utilisateur en cliquant sur modifier ou ajoutez un nouvel utilisateur.
  • Renseignez les champs nouvellement créés. Vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs. Dans notre second exemple, seul deux des champs sont remplis.

exemple de champs utilisateurs personnalisés

Astuce : Si vous êtes administrateur du compte, vous pouvez modifier/saisir un champ utilisateur personnalisé sans rentrer dans leur profil.

  • Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.
  • Cliquez sur changer les champs utilisateurs puis sur votre champ.
  • Une fois votre saisie terminée, cliquez sur Valider.

Etape 2. La création de notre liste filtrée.

Une liste filtrée permet de faire apparaitre certains éléments d’une Liste externe suivant les informations renseignées dans les fiches utilisateurs. C’est un « filtre » pour vos listes. Chaque champ préalablement renseigné représente un niveau de filtre pour vos listes externes.

Paramétrage des listes externes.

  • Rendez vous dans le menu Configuration -> Listes Externes.
  • Ajoutez une nouvelle liste ou modifiez une liste déjà créée. Dans notre exemple, nous modifions notre liste référentielle Liste Prospect.
  • Vous devez par la suite insérer vos filtres à votre liste externe. Il vous suffit d’ajouter le numéro d’User ref, de lui ajouter le nom du champ et de mettre le tout sous deux crochets : [[user_ref numéro du filtre=nom du champ]].
    Par exemple : [[user_ref1=France][user_ref2=Auvergne-Rhône-Alpes]]Martin|Chloé|25 rue de l’église|Lyon.

notre liste filtrée

Vous avez plusieurs possibilités :

  • Insérer un seul filtre : [[user_ref1=France]].
  • Insérer un filtre avec deux valeurs [[user_ref1=France|Europe]].
  • Insérer plusieurs filtres à la suite [[user_ref1=France][user_ref2=Sud Est]].
  • Insérer un filtre large [[user_ref1=France*]].
  • Insérer des lignes visibles par tous les utilisateurs, il vous suffit de n’insérer aucun filtre.

Comment créer ces crochets « [ » « ] » ?

  • Sur Windows : Pressez la touche « Alt Gr » + « 5 », vous obtenez votre crochet gauche : « [« . Pressez la touche « Alt Gr » + « ° », vous obtenez votre crochet droit : « ] ».
  • Sur un Mac : Pressez la touche « Alt » + « shift » + « 5 », vous obtenez votre crochet gauche : « [« . Pressez la touche « Alt » + « shift » + « ° », vous obtenez votre crochet droit : « ] ».

Pour plus d’information sur la création des listes filtrées, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel !

L’import d’un fichier Excel pour créer votre liste filtrée.

Vous pouvez utiliser un fichier Excel pour insérer votre liste filtrée, ce qui est très pratique si elle contient beaucoup d’éléments.

  • Ouvrez votre fichier Excel et nommez la case A1 user_ref1.

Dans notre exemple, nous avons 2 types de filtres. Nous avons donc renommé la case B1 par : user_ref2.

notre liste filtrée crée avec excel

Mettez dans la colonne suivante l’intitulé label. Dans notre exemple, cela correspond à la case C1.

  • Tapez à la suite les éléments qui doivent constituer votre liste :
    – dans la ou les colonnes « user_ref », renseignez vos filtres,
    – dans la colonne label, les éléments constituant votre liste.
  • Rendez vous dans le menu Configuration -> Listes Externes pour charger votre liste.
  • N’oubliez pas d’enregistrer !

Astuce : une liste Référentielle, Hiérarchique Référentielle ou Hiérarchique peuvent être aussi filtrée !

Etape 3. Rendre visible un élément en fonction du profil d’un utilisateur :

Comme expliquer dans notre introduction, seul le manager peut valider la commande à l’aide d’une signature. Les autres utilisateurs ne devraient donc pas voir cet élément. Pour cela, il faut rendre visible l’élément Signature en fonction du profil d’un utilisateur.

Les Champs Utilisateurs Personnalisés :

  • Rendez-vous sur votre formulaire et configurez vos conditions de visibilité en fonction des nouvelles informations.
  • Ici, nous ajoutons à notre élément Signature : Visible si « Statut = Manager ».

configurez vos conditions de visibilité en fonction de cette nouvelle information

  • Dorénavant, seul la personne ayant le statut de manager pourra voir l’élément Signature.
  • N’oubliez pas d’enregistrer !

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