13Sep, 2016
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Comprendre et utiliser l’Historique

Dans l’Historique de votre back office vous pourrez exporter vos données, les modifier après saisie, ré-envoyer vos emails, saisir des formulaires, visualiser vos données sur une carte, faire du push, etc. Pour en savoir plus, lisez ce tutoriel ! Vous y trouverez toutes les fonctionnalités de cette pages dans les détails. Si vous voulez simplement consulter une fonctionnalité en particulier vous pourrez vous orienter sur le tutoriel en concerné. Un lien vous permettra d’y accéder au début de chaque partie.

  • Rendez-vous dans votre espace Kizeo Forms sur le site www.kizeoforms.com
  • Allez dans le menu  Données, dans l’onglet Historique.

1. Utilisation générale.

Dans cette première partie, nous vous présenterons les bases de l’Historique : les paramètres d’affichage, la sélection, la recherche, l’aperçu et la suppression des données.

  • Toujours commencer par sélectionner le formulaire sur lequel vous souhaitez travailler en cliquant dans le menu déroulant ‘Sélectionner un formulaire‘.
  • Vous pouvez choisir d’afficher le formulaire par période. Vous devez alors choisir une date de début et/ou une date de fin.

Sélectionnez le formulaire souhaité.

Définir les paramètres d’affichage de vos données dans l’Historique.

A vous de choisir les éléments à faire apparaître pour faciliter la lecture de vos données ou faire le tri à l’écran. La configuration se fait de manière instantanée et reste enregistrée pour vos prochaines visites.

  • Il est possible de définir le nombre de données à afficher par page en cliquant sur le menu déroulant ‘Afficher 10 éléments‘. Vous pouvez choisir d’afficher 10, 25, 50, 100 ou tous.

Sélectionnez le nombre d'éléments à afficher.

  • Les colonnes à afficher dans l’Historique sont modulables grâce à des filtres. Attention, cette configuration n’impactera pas l’export. Cliquez sur ‘Changer les colonnes‘ et cochez ou décochez les colonnes à afficher ou à ne pas afficher. Certaines colonnes vous aideront à affiner votre analyse (exemple : Statut).

Sélectionnez les colonnes à afficher.

La Sélection de données.

Vous pouvez sélectionner une, plusieurs ou toutes vos données pour les exporter ou les supprimer. 

  • Pour sélectionner une ou plusieurs données, cliquez simplement dessus. Elles se colorent en bleu.

Sélectionnez une ou plusieurs données.

  • Pour désélectionner une donnée, recliquez dessus. Elle redevient blanche.
  • Pour sélectionner toutes vos données, cliquez sur le bouton Tout sélectionner Bouton "Tout sélectionner". Elles apparaissent alors en bleu.
  • Pour désélectionner toutes vos données, cliquez sur le bouton Tout désélectionner Bouton "Tout désélectionner".. Toutes vos données réapparaissent alors en blanc.

Vous pouvez sélectionner ou désélectionner toutes vos données en même temps.

La recherche de données.

Vous avez deux moyens de chercher une ou plusieurs données saisies.

  • Dans le champ Recherche : vous pouvez taper dans cette barre de recherche n’importe quel élément présent dans un formulaire (le nom d’un contact, une adresse, etc).

Vous pouvez rechercher une donnée dans l'historique.

  • Dans les filtres situés au-dessus des colonnes : dans cet exemple, nous souhaitons exporter les données de tous les moniteurs utilisant comme voiture une Scénic. Nous tapons donc dans le filtre ‘Modèle de voiture’ « Scénic ».

Vous pouvez utiliser des filtres pour rechercher vos données.

L’aperçu de données.

Vous pouvez voir vos données au format de la saisie web, cliquez sur le bouton Action  puis sur Aperçu  .

Vous pouvez visualiser votre saisie de données depuis l'historique.

Aperçu d'une saisie de données Kizeo Forms.

2. Exportez vos données dans le format de votre choix.

Vous pouvez exporter vos données sous différents formats : PDF, word, excel, ou CSV. Se reporter directement au tutoriel concernant l’export des données.

C’est ici que vous retrouverez tous les formulaires saisis sur le terrain par les différents utilisateurs de votre compte.

  • Dans la partie de gauche vous pouvez exporter une donnée au format PDF, Word ou Excel personnalisé (si vous l’avez créé au préalable) et au format PDF standard. Il suffit de sélectionner la donnée puis de cliquer sur Action et de choisir le format souhaité.

Cliquez sur le type de format souhaité.

  • Dans la partie de droite, vous avec la possibilité d’exporter un groupe de formulaire PDF, Word, Excel personnalisé ou PDF standard. Vous pouvez de plus, récupérer vos données saisies au format Excel liste, CSV (personnalisé ou non), les médias ou de re-envoyer le mail. Il suffit de sélectionner la ou les données souhaitées puis de cliquer sur Sélection et de choisir le format voulu.

Vous pouvez sélectionnez plusieurs saisies en même temps pour récupérer vos documents finaux.

3. Editez/Modifiez vos données.

Lors de la saisie d’une donnée, il se peut qu’il vous manque une information ou que vous ayez fait une erreur par exemple. Ici, vous pouvez la modifier après saisie.

Attention : vous devez avoir, au préalable, autorisé la modification de ce formulaire ! Dans les Options, onglet Mobile, cochez ‘Autoriser la modification du formulaire après sa saisie‘. Si vous souhaitez que tous utilisateurs puissent modifier les données, cochez ‘Autoriser tous les utilisateurs à modifier les données des autres utilisateurs‘.

Vous pouvez autoriser la modification du formulaire après sa saisie.

Sur votre Historique, sélectionnez la donnée à modifier puis cliquez sur le bouton Action puis Modifier.

Vous pouvez modifier une saisie de données à partir de l'historique sur le back office.

A la fin de la modification, cliquez sur Enregistrer. Cette données écrase l’ancienne.

Une fois la donnée modifiée, n'oubliez pas d'enregistrer !

4. La Saisie Web.

La saisie Web vous permet de remplir un formulaire depuis votre ordinateur. Se reporter directement au tutoriel concernant la Saisie Web.

  • Cliquez sur Saisie web.

Saisissez une nouvelle donnée en cliquant sur Saisie Web.

Enregistrez votre donnée ou transférez-la !

5. Pré-remplir un formulaire et l’envoyer sur le terrain (Push).

Découvrez comment envoyer vos formulaires pré-remplis, du bureau vers les appareils mobiles de vos intervenants, et suivez l’évolution du statut de vos envois. Se reporter directement au tutoriel concernant le push.

Etape 1 : L’option permettant de faire du push.

Par défaut, cette option est cochée à la création d’un formulaire.

  • Pour la retrouver, allez dans les Options de votre formulaire et cochez la case ‘Autoriser le push de données’. Cette option permet d’envoyer des données vers les mobiles de vos utilisateurs.

Vous pouvez autoriser le push de données dans les options de votre formulaire.

Étape 2 : Pré-remplir et envoyer les formulaires.

Trois options s’offrent à vous. L’option 1 est a privilégier pour envoyer peu de données. L’option 2 est préférable pour envoyer beaucoup de données à la fois. La troisième méthode permet de faire du push automatisé, en utilisant notre Web Service. Cette méthode demande d’avoir des compétences en développement informatique. Si vous souhaitez avoir plus d’information vous pouvez contacter notre équipe au +33 490 23 67 60 ou à [email protected].

Option 1 : Pré-remplir un formulaire via la saisie web.

Lorsque vous avez peu de formulaires à transmettre aux itinérants vous pouvez opter pour cette option.

  • Pré-remplissez le formulaire souhaité avec toutes les informations dont vous disposez, en passant par la Saisie Web.
  • Une fois vos données saisies, cliquez sur Transférer puis attribuez un destinataire au formulaire (la liste proposée est celle de vos utilisateurs).

Option 2 : Pré-remplir des formulaires via l’import Excel.

Lorsque vous avez beaucoup de formulaires à pré-remplir nous vous conseillons cette option. Bien plus pratique !

1. Paramétrer l’import.

Ici vous allez définir votre modèle d’import, en corrélation avec le fichier Excel que vous allez créer dans la seconde étape.

  • Rendez-vous dans vos Options de formulaire dans l’onglet Import (Push).
  • Vérifiez que vous avez bien sélectionné le formulaire principal dans le menu déroulant.
  • Renseignez le Nombre de lignes à ignorer sur l’Excel/CSV. En général, il s’agit de la première ligne qui correspond aux titres donnés à chaque colonne. L’ordinateur ne prendra pas cette ligne en compte.
  • Faites glisser de gauche à droite les champs à pré-remplir dans le formulaire.

NB : ces mêmes éléments seront à renseigner dans votre fichier Excel/CSV. Donc l’ordre des champs doit être respecté entre ce paramétrage et votre fichier Excel/CSV.

NB : le premier champ est ‘Destinataire‘, dans votre fichier Excel/CSV la première colonne sera également ‘Destinataire’. Le destinataire correspond à l’identifiant de l’utilisateur.

  • Enregistrez le formulaire après avoir paramétré vos options afin que celles-ci soient prises en compte.

import push

2. Créer le fichier Excel/CSV à importer.

Votre Excel/CSV doit contenir les colonnes correspondantes au modèle d’import défini dans le 1.

NB : il est désormais possible d’envoyer des informations pré-saisies dans un tableau en faisant du push. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur le Push avancé !

Dans notre exemple :

  • Destinataire, soit l’identifiant de l’utilisateur.
  • Type d’intervention.
  • Client.
  • Adresse GPS.

Créez et complétez votre fichier Excel.

  • Puis enregistrez ce fichier sur votre bureau par exemple.

3. Importer l’Excel/CSV afin d’envoyer les formulaires.

  • En haut à droite de l’Historique, cliquez sur le bouton Import CSV/Excel.

Cliquez sur le bouton "Import CSV/Excel".

  • Choisissez votre fichier Excel préalablement préparé en cliquant sur Parcourir ou faites le glisser dans la fenêtre.
  • Cliquez sur Importer pour envoyer votre fichier ou sur la petite poubelle pour supprimer le fichier.
  • A la fin du chargement, cliquez sur Fermer.

Cliquez sur "Parcourir" pour insérer votre fichier Excel.

Les utilisateurs recevrons une notification leur indiquant ‘Vous avez de nouvelles réceptions’.

Le statut de vos push.

Vous souhaitez savoir si votre intervenant a reçu ou complété le formulaire ? Vous pouvez trouver cette information dans l’Historique !

  • Ajoutez la colonne ‘Statut‘. Vous pouvez aussi ajouter la colonne ‘Destinataire‘.

Configurez la page historique pour voir le statut de vos push.

Ici, vous pouvez suivre l’évolution du statut de chaque donnée :

  • Saisie normale terminée. : Saisie normale terminée.
  • Push présent sur le mobile de l’utilisateur, mais celui-ci n’a pas encore pris connaissance de la notification. : Push présent sur le mobile de l’utilisateur, mais celui-ci n’a pas encore pris connaissance de la notification.
  • Push en attente de récupération par l’utilisateur, celui-ci a pris connaissance de la notification mais n’a pas encore cliqué sur le formulaire qui se trouve dans les réceptions. : Push en attente de récupération par l’utilisateur, celui-ci a pris connaissance de la notification mais n’a pas encore cliqué sur le formulaire qui se trouve dans les réceptions.
  • La saisie du push a été réalisée par l’utilisateur. : La saisie du push a été réalisée par l’utilisateur.

Dans l'historique vous pouvez suivre l'évolution de statut de chaque donnée.

Vous pouvez faire le tri par statut. Il suffit de cliquer au desssus de Statut puis de cliquer sur : Terminé, Récupéré ou Poussé (en attente de récupération par le destinataire).

Vous pouvez trier vos données en fonction du statut.

Information : Il existe une autre méthode pour faire du push automatisé : utiliser notre Web Service. Cette méthode demande d’avoir des compétences en développement informatique. Si vous souhaitez avoir plus d’information vous pouvez contacter notre équipe au +33 490 23 67 60 ou à [email protected].

6. L’outil Carte.

L’outil Carte permet de visualiser une ou plusieurs de vos données d’un même formulaire sur une carte. Par exemple, où on été signé vos rapports.

Etape 1 : Paramétrages.

Dans Options, onglet Historique, il faut sélectionner dans les listes déroulantes :

  • Titre : cela déterminera le nom de la donnée sur la carte.
  • Latitude et  Longitude : le nom du champ de géolocalisation qui devra être pris en compte pour localiser l’intervention.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Historique.

Etape 2 : La visualisation.

Retournez sur votre formulaire depuis l’Historique. De là, vous pouvez :

  • Sélectionner une donnée.
  • Sélectionner plusieurs données suite à un tri.
  • Aucune donnée (vous obtiendrez une visualisation de toutes vos données).

Cliquez ensuite sur Sélection puis Carte.

Cliquez sur "Sélection" puis "Carte".

Vous pouvez visualiser la carte.

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 2 commentaires

  • D. K.

    08 Fév, 2017

    Bonjour,
    Comment peut-on réutiliser un ancien rapport pour en créer un nouveau (identifiants ou code-barre différents) ? L’objectif est de ne modifier que le contenu des champs qui ont évolués.

    • Sarah Marivaux

      08 Fév, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez copier votre ancien rapport. Cela en générera un nouveau et vous n’aurez plus qu’à modifier le contenu que vous souhaitez.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

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