08Sep, 2016
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L’Excel personnalisé : réalisez un rapport à votre image !

Par défaut, seul l’Excel liste, regroupant l’ensemble de vos formulaires sur une période donnée, est disponible à l’export.
Mais il est possible de récupérer un seul formulaire au format xlsx et de le personnaliser avec les dispositions, la police, le style, etc. que VOUS voulez. Kizeo Forms vous donne une totale liberté quant à la rédaction de VOTRE propre rapport final.
Pour ce faire, vous allez devoir manipuler quelques termes techniques… mais rien de grave ! Les 4 étapes ci-dessous vous aideront à obtenir un compte-rendu qui vous ressemble !

Étape 1. Création d’un Excel personnalisé.

Vous allez créer ce que nous appelons un Excel personnalisé. Comme son nom l’indique, vous utiliserez le logiciel Microsoft Excel, de 2007 au minimum (si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire).

Pour personnaliser votre rapport, vous aurez aussi besoin de connaître les balises des éléments de votre formulaire que vous souhaitez insérer dans votre fichier.  Les balises représentent le « code de référence » de chaque élément (ex : ##client##). Pour plus d’information consultez notre tutoriel Aide Balises.

Astuce : Vous pouvez télécharger l’exemple Word proposé par Kizeo (Option -> Exports -> +Ajouter -> Word). L’avantage de cet exemple est qu’il comprend toutes les balises de votre formulaire, correctement rédigées. Vous pouvez vous en inspirer afin de réaliser votre rapport.

  • Ouvrez un fichier vierge Excel.

Vous pouvez télécharger un exemple de Word Personnalisé dans les Options de votre formulaire, onglet Export.

  • Élaborez votre document selon ce que vous voulez obtenir en insérant (manuellement) les balises là où vous voulez qu’elles affichent l’information. Par exemple, vous souhaitez que le nom et le prénom de votre client se trouvent dans la même cellule, il vous suffit alors de placer les balises des éléments Nom et Prénom côte à côte dans votre fichier Excel.

Appliquez la mise en forme que vous souhaitez à votre document Excel.

  • Vous avez également la possibilité de réaliser des calculs simples ou d’intégrer du texte, des couleurs, des images, etc.
  • De la même façon, vous pouvez ne pas faire apparaître certains éléments dans vos rapports. Par exemple, des informations nécessaires pour la gestion de vos données mais n’apportant aucune information nécessaire au client.

Étape 2. Les astuces pour réaliser votre document.

Ajouter des données spéciales :

  • ##_last_name## : nom de l’utilisateur.
  • ##_first_name## : prénom de l’utilisateur.
  • ##_answer_time## : date de réponse au formulaire.
  • ##_update_time## : date de la dernière modification du formulaire.
  • ##_id## : identifiant unique.
  • ##_record_number## : n° de réponse pour ce formulaire (identifiant).

Date et heure :

  • ##datetime## : format numérique (01/01/2016).
  • ##datetime:short## : format texte court (1er Jan. 2016).
  • ##datetime:medium## : format texte moyen (1er janvier 2016).
  • ##datetime:long## : format texte long ( Vendredi 1er Janvier 2016).
  • ##datetime:iso## : format iso (2016-01-01).

Géolocalisation :

  • ##geoloc:latitude## et ##geoloc:longitude## : permettent d’obtenir latitude et longitude.
  • ##geoloc:link## : permet d’obtenir un lien qui renvoie vers une carte lorsqu’on clique dessus.
  • ##geoloc:time## : permet d’afficher l’heure de la géolocalisation.
  • ##geoloc:map-z12-200x200## : permet d’afficher une map sur votre export personnalisé !
    – « -200x200 » permet de dimensionner l’image.
    – « z12 » correspond au zoom effectué sur la carte du monde. Pour que vous ayez une idée : 1 affiche la carte du monde et 18 affiche la rue correspondante. 12 affichera plus ou moins le quartier.

Les balises photo, dessin et signature :

  • Re-dimensionner les photos simples, dessins simples, signatures :

##id_element## si on ne veut pas se préoccuper de la taille (la taille par défaut est de 250 pixel).
##id_element-largeurxhauteur## si on veut définir la largeur et la hauteur.
##id_element-largeurx## si on veut définir uniquement la largeur.
##id_element-xhauteur## si on veut définir uniquement la hauteur.

  • Re-dimensionner les photos multiples, dessins multiples :

##id_element## si on ne veut pas se préoccuper de la taille.
##id_element-largeurxhauteur## si on veut définir la largeur et la hauteur.
##id_element-largeurx## si on veut définir uniquement la largeur.
##id_element-xhauteur## si on veut définir uniquement la hauteur.

n correspond au numéro de l’image. La numérotation commence à 1.

  • Afficher la date et l’heure de prise de vos photos  :

##photo:time## : permet d’afficher la date et l’heure de la prise de la photo.
##photo:time:short## : pour afficher la date et l’heure au format texte court (1er Jan. 2016).
##photo:time:medium## : pour afficher la date et l’heure au format texte moyen (1er janvier 2016).
##photo:time:long## : pour afficher la date et l’heure au format texte long ( Vendredi 1er Janvier 2016).
##photo:time:iso## : pour afficher la date et l’heure au format iso (2016-01-01).

  • Afficher la date et l’heure de saisie de vos signatures  :

##signature:time## : permet d’afficher la date et l’heure de l’enregistrement de la signature.
##signature:time:short## : pour afficher la date et l’heure au format texte court (1er Jan. 2016).
##signature:time:medium## : pour afficher la date et l’heure au format texte moyen (1er janvier 2016).
##signature:time:long## : pour afficher la date et l’heure au format texte long ( Vendredi 1er Janvier 2016).
##signature:time:iso## : pour afficher la date et l’heure au format iso (2016-01-01).

  • Afficher la latitude et la longitude de prise de vos photos et signatures :

##photo:latitude## et ##photo:longitude## : permet d’afficher la latitude et la longitude de la prise de photo.
##signature:latitude## et ##photo:longitude## : permet d’afficher la latitude et la longitude de la signature.

Note : Vous devez cocher la case « Prendre la localisation automatiquement » dans les options de votre élément, onglet Avancé.

  • Afficher un lien vers vos photos et signatures :

##photo:link## : permet d’obtenir un lien  vers la photo lorsqu’on clique dessus.
##signature:link## : permet d’obtenir un lien vers la signature lorsqu’on clique dessus.

La balise code-barres :

  • Affichage des code-barres, au format 128B :

##barcode:128## si on ne veut pas se préoccuper de la taille.
##barcode:128-largeur## si on veut définir la largeur.
##barcode:128-hauteur## si on veut définir la hauteur.

  • Affichage des code-barres, au format QR Code :

##barcode:qrcode## si on ne veut pas se préoccuper de la taille.
##barcode:qrcode-largeurxhauteur## si on veut définir la largeur et la hauteur.

  • Affichage d’autres champs au format QR Code et 128B :

Vous pouvez utiliser le format QR Code et 128B avec les champs suivants : champ de saisie, zone de texte, slider, tag NFC, calcul, référence, et compteur.

##champ:128## : si on veut matérialiser son champ au format 128B.
##champ:qrcode## : si on veut matérialiser son champ au format QR Code.

Les balises liste et choix :

  • ##liste:break## et ##choix:break## : si on veut faire apparaître des sauts de lignes entre les éléments d’un champ liste ou choix.
  • ##liste:unordered## et ##choix:unordered## : si on veut avoir un élément d’un champ liste ou choix par ligne, précédé d’un tiret.
  • ##liste:ordered## et ##choix:ordered## : si on veut avoir un élément d’un champ liste ou choix par ligne, précédé d’une numérotation.

Les balises pour afficher les éléments d’une liste hiérarchique :

Si vous avez une liste hiérarchique, vous pouvez afficher les différents éléments la constituant dans votre Excel personnalisé en utilisant les balises ci-dessous.

Prenons pour exemple la liste hiérarchique suivante : FR-fr:France\83:Var\83700:Saint-Raphaël

  • Pour afficher l’ensemble de la hiérarchie, il faut utiliser la syntaxe suivante : ##liste:path##

Dans notre exemple, la balise affichera : « FR-fr / 83 »

  • Afficher l’ensemble de la hiérarchie + la valeur : ##liste:fullpath##

La balise affichera : « FR-fr / 83 / 83700 »

  • Afficher chaque élément de la hiérarchie : ##liste:path-1##, ##liste:path-2##, etc…

Dans notre Excel personnalisé :

  • ##liste:path-1## affichera « FR-fr »,
  • ##liste:path-2## affichera « 83 ».

Astuces :

  • Pour afficher le Code dans tous les exports, il faut utiliser les variantes suivantes : ##liste:pathcode-1## / ##liste:fullpathcode##
  • Pour afficher le libellé dans tous les exports, il faut utiliser les variantes suivantes : ##liste:pathlabel-1## / ##liste:fullpathlabel##

Autres balises :

  • ##audio## : permet d’obtenir un lien qui renvoie vers l’audio.
  • ##piece_jointe## : permet d’obtenir un lien qui renvoie vers pièce jointe.
  • ##liste :label## : permet de forcer le libellé (notamment pour l’Excel personnalisé qui par défaut affiche le code).

Ajouter les données d’un tableau dans Excel :

Dans un Excel personnalisé, deux possibilités s’offrent à vous pour organiser un tableau : en lignes ou en colonnes.

  • Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une nouvelle ligne apparaisse :
    – Insérez dans chaque cellules de votre première ligne, les libellés de votre tableau.
    – Dans chaque cellules de votre seconde ligne, insérez les balises de vos éléments.
  • Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une colonne apparaisse avec l’ensemble des informations :
    – Insérez dans la première cellule (ici A4) le libellé de votre tableau.
    – Dans la première cellule de votre seconde colonne (ici B4), vous insérez toutes vos balises.

Insérez vos balises dans votre document Excel.

Astuce : pour faire un saut de ligne dans Excel :

  • Sur PC : alt + entrée.
  • Sur Mac : cmd + alt + entrée.

La colonne des balises affichera autant de lignes saisies sur le mobile.

Insérez toutes vos balises dans la première cellule de votre seconde colonne.

Ci-dessous un exemple comparant les possibilités à l’export :

Exemple comparant les possibilités à l’export.

Styliser les données :

Si vous souhaitez colorer vos données, les mettre en gras, etc. Il suffit de marquer la balise.

Je souhaite, par exemple, que ma donnée apparaisse en gras, en rouge, en italique et soulignée, alors je marque la balise de la façon suivante ##balise##.

Voici un exemple de modèle créé sur Excel :

Exemple de document Excel personnalisé.

Etape 3. L’import du fichier Excel personnalisé.

  • Retournez sur votre formulaire.
  • Cliquez sur le bouton Options, puis allez dans l’onglet Exports.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Export.

  • Chargez votre fichier Excel en cliquant sur Ajouter puis sur le logo Excel.
  • Fermez la fenêtre d’Options et enregistrez bien votre formulaire avant de quitter la zone de création.

/!\ IMPORTANT /!\ Il faut avoir enregistré son formulaire sur le serveur, au moins une fois, pour pouvoir ajouter un Word ou un Excel personnalisé.

Etape 4. L’export des données.

Maintenant, visualisez le résultat. Rendez vous sur la page Historique de votre menu Données et exportez au format Excel personnalisé et/ou au format PDF personnalisé depuis Excel.

Vous pouvez également renommer vos fichiers d’exportations. Pour plus d’information reportez-vous à notre Renommer ses fichiers d’exportation.

Voici un exemple de document Excel personnalisé.


Pour aller plus loin…


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