08Sep, 2016
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L’Excel personnalisé : réalisez un rapport à votre image !

Par défaut, seul l’Excel liste, regroupant l’ensemble de vos formulaires sur une période donnée, est disponible à l’export.
Mais il est possible de récupérer un seul formulaire au format xlsx et de le personnaliser avec les dispositions, la police, le style, etc. que VOUS voulez. Kizeo Forms vous donne une totale liberté quant à la rédaction de VOTRE propre rapport final.
Pour ce faire, vous allez devoir manipuler quelques termes techniques… mais rien de grave ! Les 4 étapes ci-dessous vous aideront à obtenir un compte-rendu qui vous ressemble !

Étape 1. Création d’un Excel personnalisé.

Vous allez créer ce que nous appelons un Excel personnalisé. Comme son nom l’indique, vous utiliserez le logiciel Microsoft Excel, de 2007 au minimum (si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire).

Pour personnaliser votre rapport, vous aurez aussi besoin de connaître les balises des éléments de votre formulaire que vous souhaitez insérer dans votre fichier.  Les balises représentent le « code de référence » de chaque élément (ex : ##client##). Pour plus d’information consultez notre tutoriel Aide Balises.

Astuce : Vous pouvez télécharger l’exemple Excel proposé par Kizeo (Option -> Exports -> +Ajouter -> Excel). L’avantage de cet exemple est qu’il comprend toutes les balises de votre formulaire, correctement rédigées. Vous pouvez vous en inspirer afin de réaliser votre rapport.

  • Ouvrez un fichier vierge Excel.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Edition pour télécharger un exemple ou pour y insérer votre Excel personnalisé.

  • Élaborez votre document selon ce que vous voulez obtenir en insérant (manuellement) les balises là où vous voulez qu’elles affichent l’information. Par exemple, vous souhaitez que le nom et le prénom de votre client se trouvent dans la même cellule, il vous suffit alors de placer les balises des éléments Nom et Prénom côte à côte dans votre fichier Excel.

  • Vous avez également la possibilité de réaliser des calculs simples ou d’intégrer du texte, des couleurs, des images, etc.
  • De la même façon, vous pouvez ne pas faire apparaître certains éléments dans vos rapports. Par exemple, des informations nécessaires pour la gestion de vos données mais n’apportant aucune information nécessaire au client.

Étape 2. Les astuces pour réaliser votre document.

Afin d’aller encore plus loin dans la personnalisation de votre rapport, nous vous recommandons de consulter notre tutoriel Aide balise.

Organisation de votre tableau.

Dans un Excel personnalisé, deux possibilités s’offrent à vous pour organiser un tableau : en lignes ou en colonnes.

Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une nouvelle ligne apparaisse :

  • Insérez dans chaque cellules de votre première ligne, les libellés de votre tableau.
  • Dans chaque cellules de votre seconde ligne, insérez les balises de vos éléments.

Insérez vos balises dans votre document Excel.

Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une colonne apparaisse avec l’ensemble des informations :

  • Insérez dans la première cellule (ici A4) le libellé de votre tableau.
  • Dans la première cellule de votre seconde colonne (ici B4), vous insérez toutes vos balises à la suite de la balise de votre tableau (dans notre exemple ##id_tableau##).
  • La colonne des balises affichera autant de lignes saisies sur le mobile.

Insérez toutes vos balises dans la première cellule de votre seconde colonne.

Astuce : pour faire un saut de ligne dans Excel :

  • Sur PC : alt + entrée.
  • Sur Mac : cmd + alt + entrée.

Ci-dessous un exemple comparant les possibilités à l’export :

 

Exemple comparant les possibilités à l’export.

 

L'affichage du numéro de ligne
Récupérer la saisie d'un élément d'une ligne dans un tableau.

Styliser les données.

Voici un exemple de modèle créé sur Excel :

Exemple de document Excel personnalisé.
Astuce : Pour obtenir qu’une seule page, n’hésitez pas à cacher les feuilles que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans votre rapport personnalisé !
Pour obtenir qu'une seule page, n'hésitez pas à cacher les feuilles que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans votre rapport personnalisé !

Etape 3. L’import du fichier Excel personnalisé.

  • Retournez sur votre formulaire.
  • Cliquez sur le bouton Options, puis allez dans l’onglet Exports.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Export.

  • Chargez votre fichier Excel en cliquant sur Ajouter puis sur le logo Excel.
  • Fermez la fenêtre d’Options et enregistrez bien votre formulaire avant de quitter la zone de création.

/!\ IMPORTANT /!\ Il faut avoir enregistré son formulaire sur le serveur, au moins une fois, pour pouvoir ajouter un Word ou un Excel personnalisé.

Etape 4. L’export des données.

Maintenant, visualisez le résultat. Rendez vous sur la page Historique de votre menu Données et exportez au format Excel personnalisé et/ou au format PDF personnalisé depuis Excel.

Vous pouvez également renommer vos fichiers d’exportations. Pour plus d’information reportez-vous à notre Renommer ses fichiers d’exportation.

Voici un exemple de document Excel personnalisé.

Astuce : vous pouvez masquer une feuille de votre modèle Excel afin qu’elle ne ressorte pas à l’export de votre rapport PDF personnalisé depuis Excel.


Pour aller plus loin…


N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 16 commentaires

  • Legeay Valérie

    13 Nov, 2017

    Bonjour,

    Je souhaiterais diminuer le format des signatures sur mon export personnalisé Excel.

    Est-ce possible de le faire? Si oui, comment?

    Cordialement,

    • Sarah Marivaux

      13 Nov, 2017

      Bonjour,

      Afin de redimensionner vos signatures, vous pouvez utiliser les balises suivantes :

      ##id_element## : si on ne veut pas se préoccuper de la taille.
      ##id_element-largeurxhauteur## : si on veut définir la largeur et la hauteur.
      ##id_element-largeurx## : si on veut définir uniquement la largeur.
      ##id_element-xhauteur## : si on veut définir uniquement la hauteur.

      Vous pouvez renseigner au choix la hauteur ou la largeur de l’image. La valeur non renseignée sera calculée automatiquement, afin de conserver les proportions de votre image. Par exemple, si vous souhaitez qu’une signature fasse 100 pixels de haut, insérez ##signature-x100##.

      Cordialement,

  • Pierrick

    16 Oct, 2017

    Bonjour

    Est il possible de centrer un photo dans une cellule Excel

    cordialement

    • Jean-Didier Baculard

      16 Oct, 2017

      Bonjour

      Non ce n’est malheureusement pas possible. Les photos dans excel ne peuvent pas être rattachées à des cellules.

      Cordialement

  • Chabal

    18 Sep, 2017

    Bonjour.
    J’ai deux tableaux indépendants sur Kizeo, l’un avec 5 colonnes et le second avec 3 colonnes. Je récupère les infos sur un excel personnalisé. Les 2 tableaux sont positionnés sur les mêmes lignes, l’un de la colonne excel A à E et le suivant de G à I. En fonction des saisie les 2 tableaux peuvent avoir un nb de ligne déférent. Le souci est le suivant : lorsque les 2 tableaux ont un nb de ligne différent, les nouvelles lignes sont créés pour le second tableau mais les informations de la premières ligne sont dupliquées. Comment bloquer cela ? Il s’agit de mon formulaire « CRI Equipement Labo », partie « Cout ».

    • Sarah Marivaux

      18 Sep, 2017

      Bonjour,

      Nous n’arrivons malheureusement pas à afficher deux tableaux sur les mêmes lignes. C’est pour cela que les lignes sont dédoublées.
      Afin d’obtenir un affichage idéal, nous vous conseillons de ne pas afficher vos tableaux sur les même lignes.

      Cordialement,

  • Ludo

    04 Mai, 2017

    Bonjour, est il possible d’ajuster automatiquement les hauteur de ligne dans excel? car dans la même cellule, j’ai des balises de liste, contenant 1 seul ligne, et une autre balise zone de texte, contant plusieurs ligne. le probleme est que lorsque j’exporte mon modèle, je ne vois que la première ligne de ma zone texte., et si j’augmente la hauteur de cellule avant de la télécharger dans kizeo, cela me fait donc des grand blanc dans chaque cellule.
    Merci d’avance.

    • Agostinho Quintela

      04 Mai, 2017

      Bonjour,
      La librairie utilisée dans Kizeo pour construire votre rapport Excel ne gère pas l’ajustement automatique des hauteurs de lignes.
      A ce jour, je ne peux que vous conseiller de fixer manuellement la hauteur de la cellule à l’avance.
      Cordialement.

  • SAHIRI

    11 Avr, 2017

    Bonjour,
    Je souhaite utiliser le résultat d’un balise pour une formule excel simple comme suivant =si(balise>20;17;balise)
    Si je mets la balise sur une cellule (ex :A3) et je construit la formule comme suit =si(A3>20;17;A3) .
    La première ne fonctionne pas et la deuxième solution me donne le même résultat pour chaque ligne du tableau (A3) .
    Merci de votre aide

    • Vincent Demonchy

      11 Avr, 2017

      Bonjour,

      Tout d’abord, impossible de mettre une balise dans une formule Excel directement, il faut passer par un case adjacente.

      Il n’est pas possible d’utiliser la méthode classique pour les formules Excel à l’intérieur des lignes de tableaux Kizeo. Il faut utiliser la méthode relative indirecte.
      Typiquement, si vous avez la ligne de tableau suivante :

      A1 = ##votre_champ_kizeo_dans_un_tableau##
      B1 = A1
      C1 = SI(A1 > 20; 17; A1)

      Il faut alors écrire à la place :
      A1 = ##votre_champ_kizeo_dans_un_tableau##
      B1 = INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(); COLONNE() - 1))
      C1 = SI(INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(); COLONNE() - 2)) > 20; 17; INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(); COLONNE() - 2)))

      Pour B1, A1 est la case située sur la même ligne et une colonne avant.
      Pour C1, A1 est la case située sur la même ligne et deux colonnes avant.

      Si vous avez plus de questions, n’hésitez pas à nous contacter à support@kizeo.com

      Cordialement,

  • Joe

    12 Mar, 2017

    Comment peut on faire une recherchev sur excel à partir du résultat d’une balise ? Ca me met systématiquement 0

    • Jean-Didier Baculard

      13 Mar, 2017

      Bonjour

      Je viens de faire un test sur une recherche verticale et puis un export excel Kizeo, et cela fonctionne. Merci de m’envoyer votre exemple, votre nom de formulaire et votre code entreprise à support@kizeo.com.

      Cordialement

  • MOY

    10 Mar, 2017

    Bonjour,
    Le fichier Excel personnalisé que je souhaite utilisé pour la restitution des saisies KIZEO contient des flèches insérées via l’onglet INSERTION, FORMES.
    Malheureusement lorsque Kizeo me renvoit mon document, les formes insérées ont disparu.
    Est-ce normal ou oublie-je quelque chose?

    Cordialement

    • Jean-Didier Baculard

      10 Mar, 2017

      Bonjour

      Notre bibliothèque utilisée pour l’excel personnalisé ne gère pas ces insertions. Merci de votre compréhension.

      Cordialement

  • PUJOL Alain

    09 Jan, 2017

    Bonjour,

    peux-t-on utiliser un fichier EXCEL avec macro comme document de restitution des données saisies

    Merci

    • Amanda Colombeau

      09 Jan, 2017

      Bonjour Monsieur Pujol,
      Il n’est pas possible à l’heure actuelle d’utiliser un fichier Excel avec des macros.
      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

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