27Sep, 2016
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Créer une liste externe sur Excel et l’importer

Créez plus rapidement et facilement vos listes externes en les créant sous Excel.

Lors de la création de votre formulaire, il est possible que vous soyez amené à insérer plusieurs fois des listes définies par les mêmes éléments, que ce soit pour le même ou pour différents formulaires. Avec Kizeo Forms, vous avez la possibilité de créer une liste type qui vous évite de saisir à chaque fois la même liste ! C’est ce que nous appelons une Liste externe. Dans ce tutoriel, nous allons vous apprendre à créer cette liste depuis Excel.

Vous devez utiliser le logiciel Microsoft Excel de 2007 au minimum afin de pouvoir enregistrer votre liste au format .xlsx. Si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire.

Les différentes listes.

Différents formats de listes existent sur Kizeo Forms :

  • La Liste simple : c’est une liste, de villes par exemple.
  • La Liste hiérarchique : c’est une liste à plusieurs niveaux (jusqu’à 9). Vous pouvez créer, par exemple, une liste qui vous propose un certain nombre de régions, que chaque région vous propose les départements correspondants, et enfin, chaque département vous propose les villes correspondantes.
  • La Liste référentielle : elle permet de lier plusieurs champs à une Liste (jusqu’à 49). Lors de la saisie, en sélectionnant un item de cette liste, les données liées à cet item iront se remplir automatiquement dans les champs prévus à cet effet. Vous pouvez, par exemple, créer une liste d’intervenants. A la saisie de l’un d’entre eux, son adresse et son numéro de téléphone apparaîtront automatiquement.
  • La Liste hiérarchique – référentielle : elle permet, à la suite d’une liste à plusieurs niveaux (9), la saisie automatique des champs liés à cette liste (jusqu’à 49). En reprenant les deux exemples précédents, nous allons choisir notre intervenant dans une Liste hiérarchique de villes. Et les informations propres à celui-ci iront se compléter de façon automatique dans les champs Référence prévus à cet effet.
  • La Liste avec codes : elle permet à l’export, pour un item sélectionné, d’afficher un nom différent que celui que l’on lit lors de la saisie. Cela peut être une abréviation, un code ou une référence par exemple .
  • La liste filtrée : elle permet de faire afficher, ou non, des éléments d’une liste externe en fonction des informations renseignées dans les profils utilisateur.

Etape 1. La création des listes sur Excel.

Pour ces listes, il y a deux points très importants qui compromettront le bon fonctionnement s’ils ne sont pas respectés :

  • Votre liste, quelle qu’elle soit, doit être créée dans un fichier Excel, enregistrée au format .xlsx.

Enregistrez votre fichier Excel au format .xlsx

  • Kizeo Forms reconnaît le type de liste, en fonction des noms des colonnes. Il faut donc nommer les colonnes exactement comme expliqué ci-après et toujours commencer en A1.

La Liste simple.

  • La cellule A1 doit être renommée label.
  • Commencer la saisie de votre liste en A2.

Créez votre liste simple.

La Liste hiérarchique.

Une Liste hiérarchique peut contenir jusqu’à 9 niveaux, soit 9 colonnes sur le fichier Excel.

  • Sur ce fichier, sur la première ligne, les cellules A1 et B1 doivent être renommées level_label, la dernière colonne doit être nommée label.
  • Saisissez votre liste.

Configurez votre liste hiérarchique sous Excel.
Explications : prenons l’exemple du Languedoc-Roussillon.
En sélectionnant la région du Languedoc-Roussillon la liste suivante vous proposera les départements Aude, Gard, Hérault, Lozère et Pyrénées Orientales. Et en choisissant l’Hérault, les villes Béziers, Montpellier et Pézènas vous seront proposées.

La Liste référentielle.

La Liste référentielle peut comporter jusqu’à 49 colonnes.

  • La cellule A1 soit être renommée labelles cellules suivantes B1, C1, D1, etc. doivent être renommées ref.
  • Saisissez votre liste.

Configurez votre liste référentielle sous Excel.

Explications : prenons l’exemple de Leroy.
En sélectionnant Leroy, son prénom, son adresse et son numéro d’intervenant iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (des champs Référence ou Calcul).
La lecture se fait par colonne : la colonne 1 est définie par le nom, la colonne 2 est définie par le prénom et ainsi de suite.

La Liste hiérarchique-référentielle.

La Liste hiérarchique-référentielle peut contenir 9 colonnes pour la partie hiérarchique et 49 colonnes pour la partie référentielle. Sachant que la dernière colonne de la hiérarchique et la première de la référentielle sont communes aux deux listes.

  • Sur votre fichier Excel, renommez les cellules A1, B1, C1, etc. de votre partie Liste hiérarchique level_label. La dernière colonne correspondant à la Liste hiérarchique, qui est également la première colonne de la Liste référentielle, doit être renommée label. Les colonnes suivantes, correspondantes à la Liste référentielle, doivent être renommées ref.
  • Saisissez votre liste.

Configurez votre liste hiérarchique-référentielle sous Excel.

Explications : prenons l’exemple Languedoc-Roussillon.
En sélectionnant Languedoc-Roussillon la liste suivante vous proposera Aude, Gard et Hérault. Et en choisissant Hérault : Béziers et Montpellier vous seront proposés. Si vous choisissez Montpellier : Girard, Dupont, Dufour et Martin apparaîtront. Si vous sélectionnez Martin : Marie, Montpellier, 25 avenue Saint Lazare, 34000 et 7620 iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (des champs Référence).

La Liste avec codes.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les éléments provenant d’une colonne label. Le code s’affiche dans l’Historique et dans les exports Excel (listes et personnalisés).

  • La colonne qui précède label doit être renommée code.

Configurez votre liste avec codes sous Excel.
Explications : Prenons l’exemple de Jules Petit. A l’export, au lieu de voir apparaître Petit, son code d’intervenant 89512 apparaîtra dans l’Historique et les exports Excel.

La Liste filtrée.

La liste filtrée permet de faire afficher ou non des éléments d’une liste externe en fonction des informations renseignées dans les profils utilisateur.

  • Sur votre fichier Excel, renommez les cellules A1, B1, C1 par user_ref1user_ref2 et user_ref3 dans le cas où vous avez 3 types de filtres à y insérer.
  • La colonne suivante, D1, doit être renommée Label. C’est la colonne qui correspond aux éléments de votre liste.
  • Saisissez vos filtres et les éléments de votre liste.

Configurez votre liste filtrée sous Excel.

Explications : Les utilisateurs ayant comme filtre Allemagne, configuré dans leur profil utilisateur, verront sur leur mobile ou tablette les éléments Pains d’épices et Spéculoos. En revanche, ils ne verront pas apparaître les autres éléments de la liste.

Etape 2. L’import des listes.

  •  Rendez-vous dans le menu Listes externes.

Menu Configuration, Listes externes.

  • Cliquez sur Nouvelle liste.

Cliquez sur "Nouvelle liste".

  • Sélectionnez votre fichier Excel en cliquant sur Parcourir…

Sélectionnez votre fichier Excel en cliquant sur Parcourir.

  • La liste va se créer automatiquement suite au chargement du fichier Excel. La ponctuation, qui dépend de la ligne 1 du fichier Excel, doit s’afficher toute seule.

Votre nouvelle liste apparaît.

  • N’oubliez pas d’enregistrer !

Pour aller plus loin…

La force de ces listes externes, tout comme celle de Kizeo Forms, est de s’adapter à votre métier !


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