27Sep, 2016
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Créer une liste externe sur Excel et l’importer

Créez plus rapidement et facilement vos listes externes en les créant sous Excel.

Avec Kizeo Forms, vous avez la possibilité de créer une liste type qui vous évite de saisir à chaque fois la même liste ! C’est ce que nous appelons une Liste externe. Dans ce tutoriel, nous allons vous apprendre à créer cette liste depuis Excel.

Vous devez utiliser le logiciel Microsoft Excel de 2007 au minimum afin de pouvoir enregistrer votre liste au format .xlsx. Si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire.

Les différentes listes.

Différents formats de listes existent sur Kizeo Forms :

  • La Liste simple : c’est une liste, de villes par exemple.
  • La Liste hiérarchique : c’est une liste à plusieurs niveaux (jusqu’à 9). Vous pouvez créer, par exemple, une liste qui vous propose un certain nombre de régions, que chaque région vous propose les départements correspondants, et enfin, chaque département vous propose les villes correspondantes.
  • La Liste référentielle : elle permet de lier plusieurs champs à une Liste (jusqu’à 49). Lors de la saisie, en sélectionnant un item de cette liste, les données liées à cet item iront se remplir automatiquement dans les champs prévus à cet effet. Vous pouvez, par exemple, créer une liste d’intervenants. A la saisie de l’un d’entre eux, son adresse et son numéro de téléphone apparaîtront automatiquement.
  • La Liste hiérarchique – référentielle : elle permet, à la suite d’une liste à plusieurs niveaux (9), la saisie automatique des champs liés à cette liste (jusqu’à 49). En reprenant les deux exemples précédents, nous allons choisir notre intervenant dans une Liste hiérarchique de villes. Et les informations propres à celui-ci iront se compléter de façon automatique dans les champs Référence prévus à cet effet.
  • La Liste avec codes : elle permet à l’export, pour un item sélectionné, d’afficher un nom différent que celui que l’on lit lors de la saisie. Cela peut être une abréviation, un code ou une référence par exemple .
  • La liste filtrée : elle permet de faire afficher, ou non, des éléments d’une liste externe en fonction des informations renseignées dans les profils utilisateur.

Etape 1. La création des listes sur Excel.

Pour ces listes, il y a deux points très importants qui compromettront le bon fonctionnement s’ils ne sont pas respectés :

  • Votre liste, quelle qu’elle soit, doit être créée dans un fichier Excel, enregistrée au format .xlsx.

Enregistrez votre fichier Excel au format .xlsx

  • Kizeo Forms reconnaît le type de liste, en fonction des noms des colonnes. Il faut donc nommer les colonnes exactement comme expliqué ci-après et toujours commencer en A1.
La Liste simple.
La Liste hiérarchique.
La Liste référentielle.
La Liste hiérarchique-référentielle.
La Liste avec codes.
La Liste filtrée.

Etape 2. L’import des listes.

  • Rendez-vous dans votre compte Kizeo Forms, dans l’onglet Configuration. Sélectionnez Listes externes.
  • Cliquez sur Nouvelle liste.
  • Nommez votre liste, cliquez sur Excel puis sur Cliquez ou déposez votre classeur Excel ici (.xlsx) afin d’insérer votre modèle.

Sélectionnez votre fichier Excel en cliquant sur Parcourir.

  • Une fois votre liste importée, cliquez sur Tout écraser puis sur Confirmer les changements et revenir en édition.

cliquez sur Tout écraser puis sur Confirmer les changements et revenir en édition

  • La liste va se créer automatiquement suite au chargement du fichier Excel. La ponctuation, qui dépend de la première ligne du fichier Excel, doit s’afficher toute seule.

Votre nouvelle liste apparaît.

  • N’oubliez pas d’enregistrer !

Pour aller plus loin…

La force de ces listes externes, tout comme celle de Kizeo Forms, est de s’adapter à votre métier !


N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 10 commentaires

  • Yoann RUAUD

    12 Oct, 2017

    Bonjour,
    En proposition d’amélioration de cette page bien expliquée,
    Pourriez vous proposer un fichier .xlsx avec les feuilles exemples des différents modèles de listes reconnues ou exemples présentés ?
    Merci à vous
    Cdlt,

    • Sarah Marivaux

      13 Oct, 2017

      Bonjour,

      Merci pour votre proposition. Nous essayerons de mettre prochainement un fichier Excel à disposition.

      Cordialement,

  • STREET BANGKOK

    30 Juil, 2017

    Est – il possible de mettre une liste externe sur dropbox et qu’elle actualise en direct sur KIZO sans avoir à la réimporter ???
    Merci,
    Norman

    • Sarah Marivaux

      31 Juil, 2017

      Bonjour,

      Cela est malheureusement impossible. Si vous souhaitez que votre liste externe s’actualise automatiquement, vous devez automatiquement passer par notre web service.

      Cordialement,

  • GRANELLI

    09 Juil, 2017

    Bonjour,

    j’utilise Libre office pour faire le fichier de liste externe, il refuse mon import en me disant que soit mon fichier est vide soit il est erroné. Ne peut on pas utiliser un autre soft qu’excel pour faire un .xlsx ?

    • Sarah Marivaux

      10 Juil, 2017

      Bonjour,

      Vous devez en effet utiliser la suite bureautique Microsoft Office. Si vous ne la possédez pas, vous pouvez créer votre fichier gratuitement sur le site http://www.msn.com/fr-fr onglet « office.

      Cordialement,

  • roucher

    27 Juin, 2017

    Bonjour
    Un fichier Excel avec plusieurs onglets peut il être importé?

    • Sarah Marivaux

      27 Juin, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez importer un fichier Excel avec plusieurs onglets cependant, seul le premier sera pris en compte pour l’édition de votre liste Externe.

      Cordialement,

  • BOURNEUF

    19 Avr, 2017

    Je ne parviens à mettre ma liste à jour. Et pourtant le fichier est le même (mais actualisé) que celui qui a servi à créer la liste initiale dans KIZEO.

    • Sarah Marivaux

      19 Avr, 2017

      Bonjour,

      Merci de m’envoyer votre code entreprise, le nom de votre liste et votre fichier Excel à support@kizeo.com pour que je vous apporte mon aide.

      Cordialement

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