16Sep, 2016
4Réaction(s)

Comprendre et utiliser la Liste référentielle

La Liste référentielle peut comporter jusqu’à 50 colonnes.

La Liste référentielle permet de lier plusieurs champs à une Liste. Lors de la saisie, en sélectionnant un item de cette liste, les données liées à cet item iront se remplir automatiquement dans les champs prévus à cet effet. Le champ permettant cette automatisation est le champ Référence (le champ Calcul le permet toujours). L’intérêt étant d’éviter à l’utilisateur de l’application de saisir des données déjà connues par l’entreprise. Cela lui fait gagner du temps et éviter les erreurs de saisie.

Etape 1 : Créez votre référentiel.

Créez un référentiel depuis un fichier Excel.

  • Ouvrez un fichier Excel.
  • Nommez la case A1 label et les cases suivantes B1, C1, D1, etc. ref.
  • Remplissez chaque colonne avec les données correspondantes.

Créer sa liste référentielle sur Excel.

Explications : prenons l’exemple des pommes.
En sélectionnant la pomme, l’origine et le prix au kg iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (des champs Référence ou Calcul).
La lecture se fait par colonne : la colonne 1 est définie par les fruits, la colonne 2 est définie par l’origine et la colonne 3 est définie par le prix au kg.
Un référentiel peut comporter 50 colonnes.

  • Rendez-vous dans le menu Listes externes.
  • Cliquez sur Nouvelle liste.

Créer une liste externe.

  • Sélectionnez votre fichier Excel.

Importer sa liste externe.

  • La liste va se créer automatiquement suite au chargement du fichier Excel.

Saisie de la liste référentielle.

  • N’oubliez pas d’Enregistrer !

Saisissez  manuellement votre Liste référentielle.

  • Rendez-vous dans le menu Listes externes.
  • Cliquez sur Nouvelle liste.

Créer une liste externe.

/!\ IMPORTANT /!\  L’étape cruciale est la définition de votre liste, vous devez la saisir de la façon suivante :

Pomme|Espagne|2.20
Banane|Afrique|1.49
Orange|France|2.10
Fraise|France|3.10

Explications : Prenons l’exemple des pommes.
En sélectionnant la pomme, l’origine ainsi que le prix au kg iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (Référence ou Calcul).
La lecture se fait par colonne : la colonne 1 est définie par les fruits, la colonne 2 est définie par l’origine et la colonne 3 est définie par le prix au kilo.
Un référentiel peut comporter 50 colonnes.

NB : Comment générer cette barre verticale, appelée ‘Pipe’, qui sépare chaque item de la liste ?

  • Sur PC clavier azerty Alt gr + 6 ; clavier qwerty Alt gr + « 1|& ».
  • Sur MAC clavier azerty Alt + Shift + l ; clavier qwerty Alt + 7.

Saisir manuellement une liste référentielle.

Etape 2 : Insérez votre Liste.

  • Rendez-vous maintenant dans la définition de votre formulaire (dans l’exemple illustré ci-dessous nous partons d’un formulaire vierge) et insérez un élément Liste dans votre formulaire.

Insertion du champ liste dans le formulaire.

  • Rendez-vous dans les options de votre Liste, en cliquant sur le crayon.

Propriétés du champ liste.

  • Dans Propriétés de l’élément Liste, allez chercher votre Liste externe.

Sélection de la liste externe.

  • La Liste fera appel à la colonne 1, le label : les fruits.

NB : Il est impossible de définir qu’une Liste référentielle est à ‘Sélection multiple’.

/!\ N’oubliez pas de Valider vos réglages.

Etape 3 : Paramétrez le champ Référence (ou le champ Calcul).

L’outil Référence vient remplacer l’outil Calcul pour la fonctionnalité Liste référentielle. Ce dernier permet toujours de travailler avec cette liste mais il est préférable d’utiliser l’outil Référence.

Le champ Référence.

  • Insérez un composant Référence dans votre formulaire et allez dans ses propriétés.

Insertion du champ référence.

  • Dans les Propriétés du champ Référence faites le bon paramétrage. Sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle (ici ‘Liste’) dans ‘Champs’. Dans ‘colonne’ appelez la colonne souhaitée. Dans notre exemple, nous souhaitons la colonne correspondant à l’origine soit la deuxième colonne. Nous sélectionnons alors 2.

Propriétés du champ référence.

  • Renouvelez l’opération pour autant de colonnes présentent dans votre document. Dans notre exemple, trois colonnes. Nous ajoutons donc un second élément Référence et paramétrons ses propriétés.

Paramétrage du champ référence.

NB : L’option Saisie modifiable permet de rendre le champ en question modifiable lors de la saisie par l’utilisateur. Par défaut le champ Référence n’est pas modifiable.

Le champ calcul.

  • Insérez un composant Calcul dans votre formulaire et allez dans ses propriétés.

Insertion du champ calcul.

  • Allez dans l’onglet Calcul et ajoutez le champ ‘liste [Colonne 2]’.

Les propriétés du champ calcul.

  • Vérifiez que la formule soit bien sélectionnée.

Vérification du paramétrage.

  • Renouvelez l’opération pour les autres colonnes. Nous ajoutons ici un deuxième composant Calcul et modifions ses options.

Paramétrage des autres champs référence.

NB : Dans l’onglet Propriétés vous retrouverez l’option Saisie modifiable. Elle permet de rendre le champ en question modifiable lors de la saisie par l’utilisateur. Par défaut un champ Calcul n’est pas modifiable.

Résultat sur le mobile.

Voyez ci-dessous le résultat.

Aperçu de la liste référentielle sur le mobile.

NB : pour que le calcul s’effectue automatiquement, il y a un paramétrage à faire au préalable.

Il s’agit d’un exemple simple, vous pouvez bien évidemment imaginer un référentiel plus complexe.
Par exemple, une liste de clients avec divers champs qui font appel au numéro de téléphone, adresse, adresse mail, etc.
Ou une liste de chantiers avec divers éléments correspondants à chaque chantier.

Associer une liste référentielle à un champ code-barres.

L’intérêt ici est de pouvoir saisir un code-barres et d’obtenir les informations associées qui s’inséreront automatiquement dans les champs Références paramétrés.

Par exemple, vous proposez à la vente des bouteilles de jus de fruits. Vous avez besoin de connaitre le parfum et la taille du contenant, une fois le code-barres saisi, afin de réaliser un inventaire de votre stock.

Pour ce faire, vous devez créer une liste référentielle avec les codes-barres dans la colonne label.

Création de la liste référentielle associée à un code barre.

Une fois votre liste référentielle créée et importée dans l’onglet Configuration, Listes externes, rendez-vous dans la définition de votre formulaire et insérez l’élément Code-barres.

Rendez-vous dans les options de votre champ Code-barres, en cliquant sur le crayon.

Insertion du champ code-barres.

Dans l’onglet Avancé de l’élément Code-barres, sélectionnez votre liste externe dans la liste déroulante.

Sélection de la liste externe dans les propriétés du champ code-barres.

La Liste fera appel à la colonne 1, le label : les codes-barres.

Il vous est possible d’utiliser les options suivantes :

  • « Prendre la localisation automatiquement » pour enregistrer automatiquement les coordonnées gps lorsque vous utiliserez le champ Code-barres,
  • « Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible» si vous n’avez pas saisie le champ Code-barres, le paragraphe en question n’apparaîtra pas dans votre document Word personnalisé.
  • « Lecture seule en modification ou push » si l’on ne veut pas que l’on puisse modifier le champ une fois la saisie enregistrée ou lors d’un envoi pré-rempli en push.

Insérez ensuite un  champ Référence dans votre formulaire. Dans les options du champ Référence, onglet Propriétés, sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle puis, sélectionnez la colonne auquel le champ Référence doit se rapporter.

Paramétrage du champ référence.

Dans notre exemple nous avons besoin de faire afficher automatiquement : le parfum et la taille du contenant. Nous mettrons donc deux champs Référence.

/!\ N’oubliez pas de valider vos réglages et d’enregistrer votre formulaire.

Associer une liste référentielle à un champ Tag NFC. 

Vous pouvez scanner un Tag NFC et obtenir les informations qui y sont associées dans les champs Référence paramétrés.

Par exemple, vous travaillez dans un magasin de vêtements, vous voulez scannez le Tag NFC présent sur l’étiquette afin d’obtenir la taille et le prix.

Il vous faut créer une liste référentielle avec dans la colonne label les informations contenues dans le Tag NFC. Dans notre exemple : le code-référence de chaque vêtement.

Création de la liste référentielle associée à un Tag NFC.

Une fois votre liste référentielle créée et importée dans l’onglet Configuration, Listes externes, rendez-vous dans la définition de votre formulaire et insérez l’élément Tag NFC.

Insertion de l'élément tag NFC.

Rendez-vous dans les options de votre champ Tag NFC, en cliquant sur le crayon.
Dans l’onglet Avancé de l’élément Tag NFC, sélectionnez votre liste externe dans la liste déroulante.

Sélection de la liste externe dans les propriétés du champ Tag NFC.

La Liste fera appel à la colonne 1, le label : les codes-références des vêtements.

Il vous est possible d’utiliser les options suivantes :

  • « Prendre la localisation automatiquement » pour enregistrer automatiquement les coordonnées gps lorsque vous utiliserez le champ Tag NFC,
  • « Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible» si vous n’avez pas saisie le champ Tag NFC, le paragraphe en question n’apparaîtra pas dans votre document Word personnalisé.
  • « Lecture seule en modification ou push » si l’on ne veut pas que l’on puisse modifier le champ une fois la saisie enregistrée ou lors d’un envoi pré-rempli en push.

Insérez un  champ Référence dans votre formulaire. Dans les options du champ Référence, onglet Propriétés, sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle puis, sélectionnez la colonne auquel le champ Référence doit se rapporter.

Paramétrage du champ référence.

Dans notre exemple nous avons besoin de faire afficher automatiquement : le type de vêtement, la taille et le prix. Nous mettrons donc trois champs Référence.

/!\ N’oubliez pas de valider vos réglages et d’enregistrer votre formulaire.


Pour aller plus loin…


 

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 4 commentaires

  • joe

    04 Mar, 2017

    Bonjour
    Je cherche à faire un formulaire ou j’ai une case à cocher pour selectionner chaque corps d’etat present sur mon chantier. Une fois que j’ai coché cette case, j’aimerais qu’une liste apparaisse ou je sélectionne un de mes maçon,. Une fois mon macon selectionné, apparaisse un tableau ou la 1ere colonne est le nom de l’entreprise, la seconde le nom et prenom du macon la 3eme le portable et la 4eme le mail.

    Mes questions sont:
    – comment faire apparaitre ce tableau suite à mon choix
    – comment et ou renseigner les coordoonées de mes macons ?
    Merci par avance 🙂

    • Sarah Marivaux

      06 Mar, 2017

      Bonjour,

      – Pour l’apparition de votre tableau, vous pouvez jouer sur la visibilité de vos éléments. Pour chaque maçon, vous créerez son propre tableau. Ensuite, rendez-vous dans les options de vos éléments onglet visibilité.
      – Pour les coordonnées de vos maçons, vous pouvez créer une liste référentielle. Lorsque vous choisirez un de vos ouvriers, son nom, prénom, numéro de portable et mail apparaîtront dans un élément référence.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

  • Christophe

    25 Jan, 2017

    Bonjour,
    Je souhaiterais savoir s’il est possible lorsque je créé ma liste de choisir plusieurs réponses. Dans le premier exemple : Pomme + banane.
    Puis dans la fonction référence de comptabiliser les prix de la pomme + banane.
    Merci d’avance

    • Sarah Marivaux

      25 Jan, 2017

      Bonjour,

      Il n’est pas possible d’avoir une liste référentielle à choix multiple.
      Je vous conseille de faire une liste référentielle et un champ Référence puis de les insérer dans un tableau. Vous pourrez ainsi, dans chaque ligne de votre tableau, insérer pomme puis banane.
      Hors de votre tableau, vous insérerez ensuite un champ Calcul qui viendra faire la somme des prix contenu dans vos champs Références.

      Restant à votre disposition,
      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

Poster un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *