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Comprendre les Listes externes

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Comprendre les Listes externes
Catégorie / Tutoriels Étiquettes : Par Amanda Colombeau

Lors de la création de votre formulaire, il est possible que vous soyez amené à insérer plusieurs fois des listes définies par les mêmes éléments, que ce soit pour le même ou pour différents formulaires.

Avec Kizeo Forms, vous avez la possibilité de créer une liste type qui vous évite de saisir à chaque fois la même liste !

Présentation des différents formats des listes externes.

Il existe différents formats de listes sur Kizeo Forms :

  • La Liste simple : c’est une liste, de villes par exemple.
  • La Liste hiérarchique : c’est une liste à plusieurs niveaux (jusqu’à 9). Vous pouvez créer, par exemple, une liste qui vous propose un certain nombre de régions, que chaque région vous propose les départements correspondants, et enfin, chaque département vous propose les villes correspondantes.
  • La Liste référentielle : elle permet de lier plusieurs champs à une Liste (jusqu’à 49). Lors de la saisie, en sélectionnant un item de cette liste, les données liées à cet item iront se remplir automatiquement dans les champs prévus à cet effet. Vous pouvez, par exemple, créer une liste d’intervenants. A la saisie de l’un d’entre eux, son adresse et son numéro de téléphone apparaîtront automatiquement.
  • La Liste hiérarchique – référentielle : elle permet, à la suite d’une liste à plusieurs niveaux (9), la saisie automatique des champs liés à cette liste (jusqu’à 49). En reprenant les deux exemples précédents, nous allons choisir notre intervenant dans une Liste hiérarchique de villes. Et les informations propres à celui-ci iront se compléter de façon automatique dans les champs Référence prévus à cet effet.
  • La Liste avec codes : elle permet à l’export, pour un item sélectionné, d’afficher un nom différent que celui que l’on lit lors de la saisie. Cela peut être une abréviation, un code ou une référence par exemple.
  • La liste filtrée : elle permet de faire afficher, ou non, des éléments d’une liste externe en fonction des informations renseignées dans les profils utilisateur.

Etape 1. Créez une Liste externe.

Exemple.

Vous êtes un expert, et, vous devez évaluer l’état de l’étanchéité des plafonds et murs d’un appartement.
Il se trouve que pour chacune des pièces de cet appartement vous devrez toujours vérifier les mêmes éléments :

  • Suintements,
  • Remontée d’eaux,
  • Auréoles récentes,
  • Taches noires,
  • Moisissure.

Gagnez du temps en créant une liste type « Etat de l’étanchéité » qui vous permettra d’évaluer l’étanchéité pour chaque pièce inspectée. Cette Liste Externe pourra être sélectionnée autant de fois que nécessaire et ce, pour un ou plusieurs formulaires.

Vous avez 2 possibilités pour compléter votre Liste externe : manuellement ou en important un document Excel.

Première option. Définition manuelle des items de votre liste.
  • Rendez-vous dans votre compte Kizeo Forms, dans l’onglet Listes Externes -> Créer une Liste externe.
  • Ou sinon Listes Externes -> Mes listes Externes puis cliquez sur Nouvelle liste.

Ajoutez une nouvelle liste.

  • Donnez un nom à votre liste et saisissez les éléments qui la constituent.

Saisissez les éléments qui constituent la liste.

Plusieurs options vous sont proposées afin de vous accompagner lors de la création de votre liste.

permet de rajouter un niveau à votre liste

permet de lier une information à un item de votre liste

  • Réordonner : vous permet de réorganiser votre liste.

permet de réorganiser votre liste

  • Une fois votre liste terminée, n’oubliez pas de l’enregistrer.
Option 2. Import d'un fichier Excel pour créer votre liste.

Cette option est recommandée en cas de longue liste. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la création de liste externe sur Excel pour plus d’information.

Astuce : si vous souhaitez par la suite ajouter des éléments à votre liste, vous pourrez télécharger un modèle vierge et utiliser le Mode différentiel. Cela vous permettra d’importer de nouveaux éléments sans effacer les items précédemment saisis. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la modification d’une liste externe sur Excel pour plus d’information.

Etape 2. Insérez une liste externe dans votre formulaire.

  • Créez ou modifiez maintenant votre formulaire.
  • Insérez un élément Liste et renommez-le.
  • Allez dans les options de l’élément Liste, dans Propriétés puis sélectionnez la Liste externe précédemment créée. Nous sélectionnons notre liste « Évaluation étanchéité des plafonds et murs » créée en première option.

sélectionnez votre liste

  • Cliquez ensuite sur valider et enregistrez votre formulaire.

L’aperçu sur le mobile.

Appuyez sur la flèche de gauche ou de droite pour faire défiler les images.

aperçu sur votre mobile
aperçu sur votre mobile
aperçu sur votre mobile

 

 

 

Pour aller plus loin…

La liste externe est utilisée pour créer différents types de liste. N’hésitez pas à consulter les autres tutoriels pour voir l’étendue d’une liste externe !

La force de ces listes externes, tout comme celle de Kizeo Forms, est de s’adapter à votre métier !

 N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 34 commentaires

  • Raphael

    27 Oct, 2021

    Bonjour,

    Est-il possible de concevoir une liste externe à partir de l’information contenu directement dans SAP. Je voudrais que kizéo envoi les informations exactement contenu dans SAP à l’équipe de vente ?

    Merci

    • Nathalie Castagnier

      28 Oct, 2021

      Bonjour,
      Grâce à l’API, il est tout à fait possible de faire le lien entre SAP et Kizeo et ainsi de mettre à jour une liste externe automatiquement.
      Si vous souhaitez de plus amples renseignements sur la mise en place, je vous invite à nous contacter par mail à l’adresse support@kizeo.com ou par téléphone au 04.90.23.67.60.
      Je vous souhaite de passer une belle journée.

  • FELIX

    20 Déc, 2019

    Bonjour,
    J’utilise une liste externe pour choisir une agence :
    Direction Régionale\DR CENTRE-EST\Chevigny-Saint-Sauveur|Centre Est|Direction régionale

    Ma question est : Serait-il possible d’ajouter une image comme référence ?
    J’ai une 30° d’entreprises différentes (donc 30 logo) et l’utilisation ##block dans le rapport word pour installer un logo en entête de rapport me parait compliqué.
    Auriez-vous une solution ?

    • Adeline

      23 Déc, 2019

      Bonjour,

      Pour le moment il n’est pas possible de mettre d’image dans une liste externe. C’est une possibilité qui nous a déjà été demandée et qui a été noté dans notre road map des évolutions à faire.
      À la place des balises block, vous pouvez aussi mettre vos images en « images fixes » dans le formulaire et conditionner la visibilité de ses images en fonction de l’élément choisi dans la liste. Dans votre export vous intégrez les balises de ces images fixes, et celles qui seront invisibles dans le formulaire le seront aussi dans l’export.

      Cordialement

  • Margaux JANIN

    29 Oct, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible que les données saisies dans un formulaire alimentent automatiquement une liste déroulante d’un autre formulaire. Par exemple je remplis un formulaire lors de l’accueil de messieurs A, B et C avec leurs noms puis lorsque je veux les évaluer, leurs noms A, B et C apparaissent automatiquement dans la liste déroulante du champ NOM Prénom du formulaire d’évaluation ?

    Merci d’avance pour votre retour,

    Cordialement

    • Adeline

      29 Oct, 2019

      Bonjour,

      Il n’est pas possible actuellement d’alimenter une liste par rapport aux saisies faites sur un autre formulaire.

      Il existe des possibilités éventuelles via notre API, mais cela demande que quelqu’un en interne chez vous, ayant des compétences en développement, de le paramétrer et le gérer.

      En espérant avoir répondu à votre question.
      Cordialement.

  • Léo

    21 Fév, 2019

    Bonjour,

    J’ai deux formulaires associés à une liste externe. Ayant copier coller mon formulaire original avec 74 questions mon nouveau en possède que 30. Je souhaitais supprimer les questions du nouveau questionnaire et il m’affiche un message d’erreur : « Un des éléments fait partie d’un export ou d’un import EXCEL ou CSV et ne peut être supprimé. »

    Après avoir vérifié l’ensemble de mes documents import et export, je n’arrive pas à supprimer mes questions indésirable issue du copier coller de l’ancien questionnaire.

    Un peu d’aide s’il vous plait ?

    Cordialement,

    • Adeline Lucarelli

      21 Fév, 2019

      Bonjour,

      Je vous invite à cliquer sur le bouton « Options » dans votre formulaire et à aller dans l’onglet « Imports (push) ».
      Pouvez-vous vérifier si l’élément que vous souhaitez supprimer ne se trouve pas dans la colonne « Éléments sélectionnés », si c’est le cas repassez le dans la colonne « Eléments non sélectionnés » et enregistrez votre formulaire.
      Je pense que le soucis vient de là.

      Je reste a votre disposition en cas de besoins.
      Cordialement

  • Sylvain

    21 Nov, 2018

    est-il possible de modifier une liste externe via l’application ? (ajouter des lignes ou les modifier, par modifier la structure de la liste)

    • Jean-Didier Baculard

      21 Nov, 2018

      Bonjour

      Fonctionnalité non disponible. Peut-être en 2019 avec d’autres nouveautés sur l’appli et sur le back-office.

      Cordialement

  • BENDAOUD

    11 Juil, 2018

    Bonjour

    peut-on ajouter des images à une liste externe ? signature par exemple

    • Soraya Boualam

      11 Juil, 2018

      Bonjour,

      Cette possibilité sera à l’avenir effective sur notre application. Elle est prévue dans notre roadmap, nous n’avons cependant pas encore de date de développement prévue.

      Meilleures salutations.

  • quennou

    07 Juin, 2018

    Bonjour,

    Merci de votre aide sur l’affichage des niveaux d’une liste hiérarchique sur le rapport.
    J’ai la même question mais par rapport à la saisie en cours sur tablette, peut on afficher tout les niveaux avant d’enregistrer la saisie?
    Cordialement

    • Soraya Boualam

      07 Juin, 2018

      Bonjour,

      Ma réponse précédente répond à celle-ci 🙂

      Restant à votre disposition,

      Meilleures salutations.

  • quennou

    07 Juin, 2018

    Bonjour,

    Encore par rapport au liste hiérarchique, lors de la saisie sur tablette/téléphone, une fois le choix fait, est il possible de voir tout les choix de la liste hiérarchiques pour s’assurer de la bonne saisie avant d’enregistrer?
    Cordialement

    • Soraya Boualam

      07 Juin, 2018

      Bonjour,

      l’utilisateur ne voit pas le récapitulatif du cheminement parcouru de hiérarchie en hiérarchie. Cependant, s’il clique sur sa réponse comme s’il s’apprêtait à la modifier, il aperçevra un petit point noir à côté des éléments sélectionnées.

      Restant à votre disposition,

      Meilleures salutations.

  • quennou

    06 Juin, 2018

    Bonjour,

    peut-on faire en sorte que lorsqu’on remplit un formulaire sur le téléphone avec une liste hiérarchique à plusieurs niveaux, les niveaux choisis apparaissent dans le rapport?

    Cordialemment

    • Soraya Boualam

      06 Juin, 2018

      Bonjour,

      Absolument, cela est possible avec les différentes balises « path ». Entre autres, ##liste:fullpath## est la syntaxe pour afficher l’ensemble de la hiérarchie + la valeur.
      Je vous communique notre tutoriel qui comprend ce sujet,

      et reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

      Meilleures salutations.

  • Cécile

    05 Juin, 2018

    Bonjour,

    Est-il possible d’ajouter un champ de saisi dans une liste ? Cela permettrait à l’opérateur d’ajouter le nom d’une tache par exemple si celle-ci n’apparait pas la liste.
    Merci d’avance,

    • Soraya Boualam

      05 Juin, 2018

      Bonjour,

      Ajouter un champ de saisie dans une liste n’est pas possible. Pourquoi pas cependant, insérer un champ de saisie à la suite de la liste dans le formulaire ?

      Cordialement.

  • Jesus SUAREZ

    27 Fév, 2018

    Bonjour,
    Pour le liste externes, spécifiquement pour les hiérarchiques il y a un limites de 9 colonnes, de la même manières pour les listes ref. dont le limite sont 45 ou 49 je ne suis pas sûr.
    Cependant le numéro des lignes qui ait le fichier Excel peut être infini? ou il y a un limite aussi?
    Merci pour votre retour

    • Sarah Marivaux

      27 Fév, 2018

      Bonjour,

      Pour la partie hiérarchie (level_ref), il y a en effet une limite de 9 colonnes et, 49 colonnes pour la partie référence (ref).
      Concernant le nombre de lignes, il n’y a pas de limite fixe. Il y a cependant une perte de performance au delà de 50 000 – 60 000 lignes.

      Cordialement,

  • Thibaut

    16 Nov, 2017

    Bonjour,
    Dans la réponse à un commentaire du 25 octobre, il était évoqué la mise en place d’une nouvelle fonctionnalité – ne faire apparaître que certains éléments d’une liste en fonction d’un choix réalisé au préalable – à partir du 8 novembre. Cette fonctionnalité est-elle déployée ? Si oui comment pouvons-nous l’utiliser ?
    Merci par avance.
    Cordialement.

  • Alexis

    25 Oct, 2017

    Bonjour,
    Je souhaiterais savoir si il été possible de ne faire apparaitre que certains éléments d’une liste en fonction d’un choix réalisé au préalable , je m’explique , nous utilisons kizéo afin de récuperer des données lors de nos tournées , nous avons 5 tournées différentes et nous avons créés une liste commune contenant tout les lieux de toutes les tournées. Nous souhaiterions donc d’abord faire un choix multiple nous permettant de choisir entre nos tournées (A,B,C,D,E) et utiliser se choix pour dire a la liste de n’afficher que les éléments correspondant a la tournée selectionné
    Coordialement.

    • Sarah Marivaux

      25 Oct, 2017

      Bonjour,

      Cette fonctionnalité devrait être disponible à partir du 8 Novembre 2017.

      Cordialement,

  • Christophe

    12 Juil, 2017

    Bonjour,
    Peut-on ajoutez une balise dans une liste externe
    ex: Soleil|Aujourd’hui on est le ##date_et_heure##, il fait beau
    Pluie|Aujourd’hui on est le ##date_et_heure##, il pleut
    Cordialement.

    • Sarah Marivaux

      12 Juil, 2017

      Bonjour,
      Cette fonctionnalité n’est pas disponible. Les balises ne sont utilisables que sur vos rapports personnalisés et vos e-mails.
      Vous pouvez en revanche ajouter votre balise date et heure ainsi que votre balise référence, l’une à la suite de l’autre, dans votre rapport personnalisé.

      Cordialement,

  • Laurent

    22 Juin, 2017

    Bonjour.
    Peut on mettre une photo comme élément de la liste.
    Merci de cette précision.
    Cordialement.

    • Sarah Marivaux

      22 Juin, 2017

      Bonjour,

      Il n’est malheureusement pas possible de mettre une photo comme élément d’une liste. Cependant, vous pouvez jouer sur la visibilité de l’élément image fixe afin de faire apparaître une photo suivant votre choix.

      Cordialement,

  • camille Bianchi

    01 Mar, 2017

    bonjour,
    serait-il possible d’utiliser cette méthode mais pas pour de la sélection de liste mais pour un remplissage de données ?
    C’est-à-dire que si je rempli ou coche une certaine case, j’ai une autre liste de remplissage qui se rajoute mais Si et seulement Si j’ai coché CETTE case, qui me permettra d’avoir d’autres informations à remplir.

    Cordialement,
    Camille Bianchi

    • Sarah Marivaux

      02 Mar, 2017

      Bonjour,
      Pour cela, vous pouvez jouer sur la visibilité de votre liste. Si votre case à cocher est cochée, votre liste de remplissage se rajoute. Pour cela, rendez vous dans les options de votre liste, onglet Visibilité.
      Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la visibilité.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

  • ANASTASI

    03 Déc, 2016

    Bonjour,
    Peut-on rajouter des éléments dans une liste externe via un formulaire ?

    • Camila Mazas

      05 Déc, 2016

      Bonjour,

      L’utilisation normale de Kizeo Forms ne le permet pas.
      Néanmoins, via notre API REST il est possible de mettre à jour une liste externe avec les éléments d’un formulaire.
      Cela nécessite des connaissances en développement informatique.
      Si cela vous intéresse je vous invite à nous contacter via le formulaire de contact du site, nous vous enverrons la documentation sur l’API.

      Cordialement
      Camila Mazas

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