06Déc, 2016
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Le Multi-Export : utiliser plusieurs documents Word et Excel personnalisés

Le Multi-Export permet de créer et d’utiliser plusieurs documents personnalisés au format Word, Excel et PDF.
Vous pouvez, par exemple :

  • Réaliser un modèle à destination de votre client, un pour vos fournisseurs et un dernier pour vos collaborateurs ; avec pour chacun, les données qu’ils leurs sont propres.
  • Créer des modèles pour chaque année.
  • Réaliser des documents avec un code couleur etc.

Une fois les données saisies, il ne vous restera plus qu’à l’export, à récupérer le modèle voulu afin de le transmettre à la personne dédiée. Par exemple, les données d’un même formulaire pourront devenir un rapport d’intervention (avec l’ensemble des fournitures utilisées) pour votre supérieur et un simple bon d’intervention pour votre client.

/!\ Il est nécessaire de savoir créer des documents Word et/ou Excel personnalisés. Pour plus d’information, rendez-vous sur le tutoriel approprié : le Word personnalisé et l’Excel personnalisé.

Etape 1 : L’import du document personnalisé.

  • Rendez-vous dans les options de votre formulaire onglet Exports.
  • Cliquez sur Ajouter puis sur le logo approprié pour la création de votre modèle.

cliquez ou deposez votre modèle Word ou Excel

  • Une fois votre document chargé, un nouvel espace apparaît. Dans notre exemple, nous ajoutons au modèle existant un second document, cette fois-ci pour l’année 2016.

Personnalisez votre rapport kizeo forms

Ici, vous pouvez :

  • Définir votre modèle par défaut : lorsque vous cliquer dans l’Historique ou dans l’onglet Email sur PDF personnalisé ou PDF depuis Excel personnalisé, ce modèle sera utilisé.
  • Nom de l’export : afin de faciliter l’identification, vous pouvez donner un nom à votre modèle.
  • Modifier les noms de vos fichiers d’exportation : afin de personnaliser encore plus vos documents, vous pouvez utiliser les balises.
  • Autoriser l’affichage des champs invisibles.
  • Télécharger le modèle actuel.
  • Analyser le modèle.
  • Déposer un nouveau modèle.
  • Supprimer le modèle.

Fermez la fenêtre d’Options et enregistrez bien votre formulaire avant de quitter la zone de création.

/!\ IMPORTANT /!\ Il faut avoir enregistré son formulaire sur le serveur, au moins une fois, pour pouvoir charger son modèle.

Etape 2. L’export des données.

  • Rendez vous sur la page Historique de votre menu Données.
  • Sélectionnez la donnée désirée puis cliquez sur « Action » afin d’exporter au format souhaité.

choisissez le format souhaité

Exemple d’exports personnalisés :

exemple d'export personnalisé sous Kizeo Forms

 

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