15Sep, 2016
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Word Personnalisé : vos rapports PDF à votre image !

Par défaut, le document PDF synthétise et organise vos informations sur une feuille à forme impersonnelle. C’est le PDF standard.

Mais il est possible de personnaliser ce document avec l’en-tête, les dispositions, la police, le style, etc. que VOUS voulez. Kizeo Forms vous donne une totale liberté quant à la rédaction de VOTRE propre rapport final.
Pour ce faire, vous allez devoir manipuler quelques termes techniques… mais rien de grave ! Les 3 étapes ci-dessous vous aideront à obtenir un compte-rendu qui vous ressemble !

Étape 1. Création d’un Word personnalisé.

Vous allez créer ce que nous appelons un Word personnalisé. Vous utiliserez le logiciel Microsoft Word, de 2007 au minimum. Si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire.

Pour personnaliser votre rapport, vous aurez aussi besoin de connaître les balises des éléments de votre formulaire.  Les balises représentent le code de référence de chaque élément (ex : ##client##). Pour en savoir plus sur les balises vous pouvez consulter le tutoriel Aide Balises.

  • Ouvrez une page vierge Word ou téléchargez et utilisez l’exemple proposé par Kizeo (il est présent dans les options de votre formulaire, onglet Exports -> +Ajouter -> Word). L’avantage de cet exemple est qu’il comprend toutes les balises de votre formulaire, correctement rédigées.

Vous pouvez télécharger un exemple de Word Personnalisé dans les Options de votre formulaire, onglet Export.

  • Élaborez votre document selon ce que vous souhaitez obtenir en insérant (manuellement) les balises là où vous voulez qu’elles affichent l’information. Vous voulez, par exemple, que le nom et le prénom de votre client se trouvent sur la même ligne, il vous suffit alors de placer les balises des éléments Nom et Prénom côte à côte dans votre Word.
  • Vous avez également la possibilité d’intégrer du texte, des couleurs, des images, etc.
  • De la même façon, vous pouvez ne pas faire apparaître certains éléments dans vos rapports ; comme des informations nécessaires pour la gestion de vos données mais n’apportant aucun intérêt au client par exemple.

Étape 2. Les astuces pour réaliser votre document.

Afin d’aller encore plus loin dans la personnalisation de votre rapport, nous vous conseillons de consulter notre tutoriel Aide balise.

Intégrer les données d’un tableau Kizeo Forms.

Les données en lignes.

Les données en colonnes.

En bloc.

La gestion des photos/dessins multiples dans les tableaux.

L'affichage des numéros des lignes dans un tableau.
Gérer l’affichage dans votre document personnalisé.

La suppression d'un paragraphe en cas de données vides ou cachées.
Afficher ou masquer une partie de votre document personnalisé en cas de données vides ou cachées.

Une fois votre document terminé, il devrait ressembler à l’exemple ci-dessous :

Exemple de document Word Personnalisé configuré avec les balises Kizeo Forms.

Etape 2. L’import du Word personnalisé.

  • Retournez sur votre formulaire.
  • Cliquez sur le bouton Options, puis allez dans l’onglet Exports.

  • Chargez votre modèle Word en cliquant sur Ajouter puis sur le logo Word.
  • Fermez la fenêtre d’Options et enregistrez bien votre formulaire avant de quitter la zone de création.

/!\ IMPORTANT /!\ Il faut avoir enregistré son formulaire sur le serveur, au moins une fois, pour pouvoir ajouter un Word ou un Excel personnalisé.

Etape 3. L’export des données.

Maintenant, visualisez le résultat. Rendez vous sur la page Historique de votre menu et cliquez sur Word ou PDF personnalisé selon votre besoin.

Vous pouvez également renommer vos fichiers d’exportation.

Exemple de document Word Personnalisé Kizeo Forms.


Pour aller plus loin…


 

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 29 commentaires

  • afif zakaria

    08 Août, 2017

    Bonjour je viens de réaliser un formulaire Kizéo.
    Cependant je veux réaliser un Excel personnalisé et non un Word cela est-il possible ?
    Si oui, je n’arrive pas à récupérer les informations de mon formulaire. Exemple lorsque je veux récupérer le nom de Ville de mon formulaire j’écris dans ma cellule EXCEL ##ville## mais cela ne marche pas. Lorsque je complète mon formulaire la pièce jointe affiche toujours ##ville## et non la ville désirée (exemple: Bordeaux) . J’ai ce soucis avec plusieurs autres champs de mon formulaire Kizéo.
    De plus j’ai des champs qui sont N°Carte comment les mettre sur mon excel personnalisé ? je mets ##N°_carte## sans succès

    Cordialement.

    • Sarah Marivaux

      08 Août, 2017

      Bonjour,

      Il est tout à fait possible de réaliser un Excel personnalisé.
      Afin de vous aider par rapport à votre formulaire, pouvez-nous nous envoyer par e-mail à contact@kizeo.com le nom de votre formulaire ainsi que votre code entreprise ?

      Cordialement,

  • Menu Marion

    10 Juil, 2017

    Bonjour,
    je suis en train de réaliser un Word personnalisé et je voudrais mettre les réponses sous certaines couleurs, suivant si la réponse est bonne ou pas, mais je n’y arrive pas. J’ai cherché dans le tutoriel, en vain.
    Mes questions sont des « choix » (liste de choix façon QCM).
    Comment puis-je faire ?
    Merci pour votre réponse.

    • Sarah Marivaux

      10 Juil, 2017

      Bonjour,
      Imaginons que nous ayons une liste à choix avec comme réponse possible A, B et C.
      Afin d’afficher vos réponses sous certaines couleurs, vous devez utiliser le format de balise suivant : ##balise_choix-sélection:votre réponse bonne:####balise_choix-sélection::votre réponse négative##.
      Il ne vous restera ensuite plus qu’à mettre en forme chacun des éléments.

      Prenons par exemple la réponse A : ##balise_choix-A:votre réponse bonne:####balise_choix-A::votre réponse négative##
      Si A est sélectionné, la balise ##balise_choix-A:votre réponse bonne:## sera « sélectionnée ». Dans le contraire ce sera l’autre.

      N’oubliez pas que si votre liste à choix comporte des groupes de mots, vous devez la transformer en liste à coches.

      Cordialement,

  • Carlier

    09 Juin, 2017

    Bonjour,
    Comment faire pour numéroté chaque ligne d’un tableau si nous en avons plusieurs dans notre formulaire et dans notre word personnalisé ?
    (si mon tableau N°1 a 3 lignes, il va bien me les numéroter mais si mon tableau N°2 a 7 lignes il va me numéroter ainsi : 1, 2 ,3, 1, 2, 3, 1 )
    Merci de votre aide,
    cordialement

    • Sarah Marivaux

      09 Juin, 2017

      Bonjour,

      Afin de numéroter chaque ligne de votre tableau, vous pouvez utiliser la balise ##_line_number:balise_tableau_N1##, ##_line_number:balise_tableau_N2## etc.

      Cordialement,

  • Carlier

    08 Juin, 2017

    Bonjour,
    comment peut-on faire pour supprimer le lien sur les photos de notre Word ou PDF, ou du moins qu’il n’apparaisse pas au survol de la souris ?
    Je vous remercie,

    • Sarah Marivaux

      08 Juin, 2017

      Bonjour,

      Il n’est pas possible de supprimer le lien sur les photos d’un rapport personnalisé.

      Cordialement,

  • Marc

    24 Mai, 2017

    Bonjour,
    Je suis en train de faire un export word/pdf, et souhaiterais tout de même afficher un éléments lorsque la question n’est pas renseignée, pouvez-vous m’aider ? merci

    exemple :
    – Tête de gondole, nombre d’étagères :
    ##nombre_d_etageres##

    ==> Si l’utilisateur répond à la question = la réponse s’affiche
    ==> S’il ne répond pas à la question, l’item « Ø » s’affiche

    merci pour votre aide 🙂
    marc

    • Jean-Didier Baculard

      24 Mai, 2017

      Bonjour

      Vous pouvez utiliser les balises block pour masquer des parties de votre word personnalisé :

      http://www.kizeo-forms.com/fr/afficher-masque-balise-block/

      Pour répondre directement à votre question, je pense que vous devriez passer par de la visibilité pour gérer le cas « Non réponse ». En effet pour l’instant dans les balises blocks on ne peut pas dire différent de vides.

      Cordialement

  • MAQUIN A

    23 Mai, 2017

    Bonjour,

    est-il possible de gérer la taille des photos quand on les exportes sur un Word personnalisé ?
    Merci pour votre retour

    • Marie Hesse

      23 Mai, 2017

      Bonjour Monsieur MAQUIN,

      Il est tout à fait possible de modifier la taille de vos photos, pour cela vous pouvez vous aider des balises suivantes pour personnaliser votre rapport:

      ##id_element## : si on ne veut pas se préoccuper de la taille.
      ##id_element-largeurxhauteur## : si on veut définir la largeur et la hauteur.
      ##id_element-largeurx## : si on veut définir uniquement la largeur.
      ##id_element-xhauteur## : si on veut définir uniquement la hauteur.

      Pour plus d’informations, vous pouvez vous référer à notre tutoriel suivant: http://www.kizeo-forms.com/fr/aide-balises/

      Cordialement,

  • Adam

    17 Mai, 2017

    Bonjour,
    je fais mes 1ers pas. J’ai crée mon fichier word personnalisé avec les balises, Par contre je n’arrive pas à l’importer dans Kizeo. Comment procéder pour enregistrer mon formulaire sur le serveur ?

    Cdlt

    • Sarah Marivaux

      17 Mai, 2017

      Bonjour,

      Pour cela, rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Exports. Cliquez ensuite sur + Ajouter -> le logo Word. Cliquez ou déposez votre modèle dans l’encart.
      N’oubliez pas d’enregistrer votre formulaire.

      Cordialement,

  • ludo

    03 Mai, 2017

    Bonjour,
    Est il possible d’insérer des  » texte fixe  » dans le model word personnalisé?
    Car meme quand je télécharge le l’exemple kizeo dans les export, il ne m »affiche pas le balises de mes texte fixe.
    Merci

    • Thomas Delcros

      03 Mai, 2017

      Bonjour,

      Il est effectivement possible d’insérer un texte fixe dans le modèle Word personnalisé. Je vous ai contacté par e-mail pour en savoir plus sur votre problème.

      Cordialement.

  • Guillaume Massat

    10 Mar, 2017

    Bonjour,

    j’utilise Kizéo depuis peu de temps. J’ai réalisé un formulaire avec un fichier Word, une fois les données du formulaire saisie sur l’application, le fichier envoyé est un pdf personnalisé.
    Mon problème est que mon tableau s’incrémente vers le haut au lieu de vers le bas avez-vous une solution afin de remédier à cela ?

    • Jean-Didier Baculard

      10 Mar, 2017

      Merci de m’envoyer votre code entreprise, votre nom de formulaire et votre modèle word sur l’adresse support@kizeo.com pour que je vous apporte mon aide.

      Cordialement

  • silem

    10 Mar, 2017

    Bonjour,
    j’aimerai savoir comment calculer la valeur absolue d’un nombre dans le champ « calcul « .
    Merci d’avance.

    • Jean-Didier Baculard

      10 Mar, 2017

      Bonjour

      Nous n’avons pas directement la fonction mais avec l’aide d’un composant choix avec 2 possibilités :

      1:Cas normal
      -1:Cas négatif

      Vous pouvez faire un calcul qui fait ##votre_champ## * ##choix##. C’est la partie avant les « : » qui sert à faire le calcul.

      La valeur par défaut de votre choix doit être mis à « Cas normal ».

      Cordialement

  • Nicolas Coutin

    09 Mar, 2017

    bonjour,
    comment insérer dans mon Word personnalisé, les balises nombres pour que cela affiche toujours au format ###0,00 actuellement cela n’affiche les chiffres après virgule que si de 0. cela n’est pas très joli pour le mise en formes exemple Total HT 180 – tva 3.78 – total TTC 183.78.
    j’ai besoin aussi que mon taux de TVA qui est sous la forme 0.021 dans mon formulaire (liste externe) s’affiche 2.10%.
    merci de votre aide. un retour mail serait appréciable.
    Nicolas

    • Jean-Didier Baculard

      10 Mar, 2017

      Bonjour

      Ce n’est pas directement possible par contre si vous mettez un champ calcul avec la formule (= mon champ de saisie) avec l’option décimales forcée à 2, vous aurez l’affichage souhaitée.

      Cordialement

  • Berger

    08 Fév, 2017

    Bonjour,

    Lorsque je tente d’insérer un « block » sur mon excel mais voila ce qu’il m’affiche :
    ##BLOCK_589b3e8782650##

    Pouvez vous m’aider svp ?

    • Sarah Marivaux

      08 Fév, 2017

      Bonjour,

      La balise Block ne fonctionne pas sur Excel, elle est seulement disponible sur Word.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

  • GREGOIRE A.

    27 Jan, 2017

    Merci pour votre réponse, c’est effectivement ce que j’avais fait mais en recommençant l’opération je me rends compte qu’en fait c’est la balise générée automatiquement qui posait problème…. à savoir que j’avais une balise de ce type pour des photos multiples ##Photo_annotée:1## ##Photo_annotée:2## etc au lieu de #Photo_annotée1:1## ##Photo_annotée1:2##

  • GREGOIRE A.

    25 Jan, 2017

    La gestion des photos/dessins multiples dans les tableaux :

    « Vous pouvez intégrer des photos ou des dessins multiples dans des tableaux Kizeo Forms.
    Il vous suffit pour cela d’intégrer autant de fois que de photos/dessins saisis cette balise : ##balise:n## (n étant le numéro de la photo/du dessin) dans le Word personnalisé. »

    Comment faire pour obtenir une mise en forme telle que le pdf standardisé lorsque la valeur « n » est inconnue à la base ?

    Si je mets la balise ##Photo## je n’ai que la première photo
    Si je mets la balise ##Photo:n## où n va de 1 à 50 (en supposant que je n’aurais qu’au maximum 50 photos à réaliser) comment faire pour supprimer dans le word personnalisé les lignes vides dans le cas ou il n’y aurait en réalité que 20 photos effectuées? (et donc supprimer les 30 lignes vides)

    Cela est faisable via le pdf standardisé pourquoi je n’arrive pas au même résultat via le word personnalisé?

    Merci pour votre retour

    • Jean-Didier Baculard

      26 Jan, 2017

      Bonjour

      Il s’agit du comportement normal dans le Word. Il faut prévoir autant de balises que le nombre maximum de photos.

      Pour éviter des lignes vides, vous avez l’option : Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible

      Voir le tuto : http://www.kizeo-forms.com/fr/kize-astuces-supprimer-elements-suivant-saisie-mobile/

      Cordialement

      Jean-Didier Baculard
      Responsable technique
      Kizeo

  • SECRET YOANN

    27 Oct, 2016

    Bonjour,
    je manipule KIZéO depuis ce matin sans vraiment trop de problème.
    Toutefois, un disfonctionnement persiste et je n’arrive pas à trouver de solution.
    Lorsque j’essaie de modifier la mise en forme de mon formulaire pour avoir un document pdf une fois renseigné, cela ne fonctionne pas. J’ai l’impression d’avoir un peu tout essayé sans succès.
    Nous travaillons sous Mac, je ne sais pas si cela peut avoir un lien.
    Vous remerciant pour votre retour.
    Très cordialement,

    Yoann

    • Amanda Colombeau

      27 Oct, 2016

      Bonjour Monsieur Secret,

      Afin que nous puissions vous aider, je vous invite à nous envoyer votre document par email, à contact@kizeo.com, en nous expliquant précisément le ou les points que vous n’arrivez pas à modifier sur votre document.

      Bien cordialement.

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