16Sep, 2016
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Le transfert de données entre utilisateurs d’un même compte

Les utilisateurs Kizeo Forms peuvent transférer des formulaires en cours de saisie à d’autres utilisateurs de leur compte.

Etape 1 – Activer l’option de transfert.

  • Rendez-vous dans les Options de votre formulaire.

Rendez-vous dans les Options de votre formulaire.

  • Dans l’onglet Mobile, cochez la fonctionnalité autorisant le transfert.

Activez l'option "Autoriser le transfert de données entre utilisateurs".

L’activation de cette option fait apparaître un nouveau bouton Transférer dans l’application mobile et sur la saisie web.

Etape 2 – Gérer les droits de transfert.

  • Rendez-vous sur la page de gestion de vos formulaires Configuration -> Formulaire et cliquez sur Droits.

Dans cette fenêtre, vous pouvez :

  • Décider si votre utilisateur ou votre groupe peut recevoir des transferts en cochant (ou non) la case Peut recevoir un transfert.

Décider si votre utilisateur ou votre groupe ne peut que transférer en cochant (ou non) la case Transférer seulement.

La gestion des droits de transfert

Note : Par défaut, l’ensemble de vos utilisateurs ont accès aux formulaires. Rendez-vous dans le menu Configuration -> Application onglet Droit et décochez la case si vous souhaitez désactiver cette option.

Vous pouvez cocher la case "Donner le droit à tous les utilisateurs par défaut".

Pour en savoir plus sur les Droits des utilisateurs, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel.

Les règles de transfert supplémentaires.

Grâce aux champs utilisateurs personnalisés, vous pouvez filtrer votre liste d’utilisateurs pour le transfert.

Créer vos champs utilisateurs personnalisés.

Il vous faut ici renseigner les Champs Utilisateurs Personnalisés. Chaque champ renseigné représentera un filtre pour votre liste pour le transfert.

  • Dans l’exemple ci-dessous, nous avons renseigné 4 Champs Utilisateurs Personnalisés.

champs utilisateurs personnalisés

Renseignement des champs utilisateurs personnalisés :

L’action précédente a permis la création de nouveaux champs à remplir pour chacun des utilisateurs sur votre compte. Vous devez donc maintenant aller renseigner ces champs dans chacun de vos profits.

  • Rendez-vous sur www.kizeoforms.com dans la section Configuration-> Utilisateurs.
  • Sélectionnez un utilisateur en cliquant sur modifier ou ajoutez un nouvel utilisateur.
  • Renseignez les champs nouvellement créés. Vous n’êtes pas obligé de remplir tous les champs. Dans notre second exemple, seul deux des champs sont remplis.

Note : un champ vide est aussi considéré comme un « filtre ».

exemple de champs utilisateurs personnalisés

Astuce : Si vous êtes administrateur du compte, vous pouvez modifier/saisir un champ utilisateur personnalisé sans rentrer dans leur profil.

  • Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.
  • Cliquez sur changer les champs utilisateurs puis sur votre champ.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur Valider.

Vous pouvez désormais ajouter les filtres à vos formulaires.

Attribuer vos filtres.
  • Rendez-vous sur la page de gestion de vos formulaires Configuration -> Formulaires et cliquez sur Droits, onglet Règles de transfert supplémentaires.
  • Cliquez sur le menu déroulant pour ajouter un ou plusieurs filtres.

Dorénavant, seul les utilisateurs possédants le même champ utilisateur personnalisé pourront se transférer des formulaires.

règles de transfert supplémentaires

Par exemple, Lena, possédant comme filtre Pays = France et Région = Auvergne-Rhône-Alpes, ne verra, dans sa liste d’utilisateur pour le transfert, que les personnes possédant aussi comme filtre Pays = France ou Région = Auvergne-Rhône-Alpes.

En cochant la case à cocher, toutes les conditions doivent être vérifiées, vous pouvez décider si seul un ou l’ensemble des filtres doivent être respecter.

règles de transfert supplémentaires

Dans notre exemple, Lena ne pourra voir, dans sa liste d’utilisateur pour le transfert que les personnes possédant comme filtres : Pays = France et Région = Auvergne-Rhône-Alpes.

Rappel : Les utilisateurs ayant des champs utilisateurs personnalisés vides se verront entre eux.

Cas pratique 1 – Le transfert de formulaires de mobile à mobile.

Olivier est commercial, Il a fait un relevé de prix dans Kizeo Forms. Sa saisie doit être validée par son collaborateur Nicolas.

Demande de transfert sur le mobile.

  • Olivier fait sa saisie puis clique sur Transférer. Il choisit Nicolas dans la liste des utilisateurs.
  • Nicolas, le collaborateur d’Olivier, est prévenu immédiatement par une notification sur son mobile.
  • Kizeo Forms s’ouvre dans l’onglet Réception.

Retrouvez votre donnée dans l'onglet Réception.

  • Nicolas clique sur le formulaire d’Olivier pour continuer la saisie.
  • Une fois la saisie terminée, il peut transférer à nouveau ou enregistrer.

Cas pratique 2 – Envoyer des données du bureau vers le terrain.

C’est ce qu’on appelle le push. Reportez-vous à notre tutoriel pour avoir plus d’information.


Pour aller plus loin…


 

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Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 10 commentaires

  • Benoit POILLY

    19 Juil, 2017

    Bonjour,

    Certains intervenants n’ont pas de mobile et utilise la version Web de Kizeo et a priori ils ne peuvent pas accèder à la boite de réception.

    Peut-on avoir les mêmes fonctionnalités entre l’appli et la version Web?

    Dans l’attente,

    • Sarah Marivaux

      19 Juil, 2017

      Bonjour,

      La fonctionnalité de réception est disponible uniquement pour les appareils mobiles car elle permet de saisir de la donnée en zone de mobilité.
      Cette évolution n’est pas prévue pour la version Web.

      Cordialement,

  • POILLY

    27 Juin, 2017

    J’ai créé un formulaire, qui utilise la fonction transfère avant l’enregistrement.

    Quel nom d’utilisateur est associé à l’enregistrement? celui qui transfert (qui a créé le formulaire) ou celui qui enregistre?
    Est-il possible d’avoir les 2?
    Dans l’attente,

    • Sarah Marivaux

      27 Juin, 2017

      Bonjour,

      Il n’est malheureusement pas possible d’obtenir les deux noms. Seul la personne qui enregistre la donnée sera associée à l’enregistrement.

      Cordialement,

  • SIMON

    08 Juin, 2017

    Bonjour,
    J’aimerai mettre en place un formulaire pour la déclaration d’engin en panne dans le but de faire intervenir un agent de maintenance rapidement. En cas d’absence de cet agent, comment peut-on transférer la demande a un autre agent sans passer par le déclarant ? (transfert du formulaire si non traité au bout d’un certain temps par exemple ).
    Merci de votre réponse.

    • Sarah Marivaux

      08 Juin, 2017

      Bonjour,

      Il n’est pas possible de transférer un formulaire si il n’est pas traité au bout d’un certain temps. Cependant, l’utilisateur peut lui même le transférer directement.

      Cordialement,

  • Thomas BAYLET

    11 Mai, 2017

    Bonjour,

    Je souhaiterais mettre en place le transfert pour la validation de demandes d’absence par le responsable hiérarchique.
    Lors des essais que j’ai réalisé, le formulaire est bien transféré, mais je n’ai aucune notification sur mon terminal.
    Y-a-t-il un paramètre à activer pour avoir la notification, ou un envoi de mail ?
    Merci pour votre aide !

    • Sarah Marivaux

      11 Mai, 2017

      Bonjour,
      Il n’est pas possible de recevoir une notification par email.
      Afin d’activer les notifications, rendez-vous dans les paramètres de votre appareil mobile puis :
      – recherchez Kizeo Forms si vous êtes sur un appareil fonctionnant sous iOS.
      – cliquiez sur Application et recherchez Kizeo Forms si votre appareil mobile fonctionne sous Android.
      Vous aurez ensuite la possibilité de décider quel type de notification vous souhaitez recevoir.

      Cordialement,

  • Nicolas Mermet

    27 Avr, 2017

    Bonjour,
    Cette fonctionnalité est très interessante.
    Pouvez vous me dire si la fonctionnalité suivante est possible :
    J’envoie des donnees en Push sur 1 formulaire a destination de plusieurs agences soustraitantes qui ont elles memes plusieurs soustraitants ( pas salariés donc). Est ce que chaque manager de ces agences pourraient transférer à leurs propres soustraitants ( a priori oui pour l’instant ) mais sans pouvoir voir les soustraitants des autres agences de soustraitance ( ouf! ) et ce, sans avoir a gérer plusieurs formulaires kizeo identiques sur le contenu mais pas sur les droits de transmissions ? En gros, qu’une agence de soustraitance ne puisse pas voir les partenaires d’une autre agence ( ni les autres agences ) lors du transfert du formulaire ( 1 seul formulaire commun donc ) dans la liste de sélection des utilisateurs.
    Merci de votre réponse.

    • Sarah Marivaux

      28 Avr, 2017

      Bonjour,
      En utilisant les champs utilisateurs personnalisés, vous pouvez filtrer la liste des destinataires.
      Vous pouvez par exemple, créer un filtre pour les managers et un second filtre par agence.

      Cordialement,

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