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06Fév, 2023
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Le transfert de données entre utilisateurs d’un même compte

Les utilisateurs Kizeo Forms peuvent transférer des formulaires en cours de saisie à d’autres utilisateurs de leur compte.

Etape 1 – Activer l’option de transfert

  • Rendez-vous dans les Options de votre formulaire
  • Dans l’onglet Mobile, cochez la fonctionnalité autorisant le transfert

Activez l'option "Autoriser le transfert de données entre utilisateurs".

L’activation de cette option fait apparaître un nouveau bouton Transférer dans l’application mobile et sur la saisie web.

Etape 2 – Gérer les droits de transfert

Rendez-vous sur la page de gestion de vos formulaires Formulaires -> Mes Formulaire et cliquez sur Droits

Dans cette fenêtre, vous définissez si vos utilisateurs ou vos groupes d’utilisateurs peuvent Recevoir des transferts, Transférer seulement et Enregistrer.

droits

Note : Par défaut, l’ensemble de vos utilisateurs ont accès aux formulaires. Rendez-vous dans le menu Paramètres Kizeo Forms onglet Droits et décochez la case si vous souhaitez désactiver cette option.

droits

Pour en savoir plus sur les Droits des utilisateurs, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel.

Les règles de transfert supplémentaires

Grâce aux champs utilisateurs personnalisés, vous pouvez filtrer votre liste d’utilisateurs pour le transfert.

  • Rendez-vous sur la page de gestion de vos formulaires Formulaires -> Mes Formulaires et cliquez sur Droits, onglet Règles de transfert supplémentaires.
  • Cliquez sur le menu déroulant pour ajouter un ou plusieurs filtres.

Seul les utilisateurs possédants le même champ utilisateur personnalisé pourront se transférer des formulaires.

règles de transfert supplémentaires

Par exemple, les utilisateurs qui possèdent comme filtre Pays = France et Région = Auvergne-Rhône-Alpes, ne pourront transférer des données qu’aux utilisateurs ayant les mêmes éléments dans leurs champs personnalisés.

En cochant la case Toutes les conditions doivent être vérifiées, vous pouvez décider si un seul ou l’ensemble des filtres doivent être respecter.

règles de transfert supplémentaires

Rappel : Les utilisateurs ayant des champs utilisateurs personnalisés vides se verront entre eux.

Cas pratique 1 – Le transfert de formulaires d’un utilisateur à l’autre

A la fin de la saisie l’utilisateur 1 clique sur Transférer puis sélectionne celui à qui il transfère la donnée.

transfert-de-donnee

L’utilisateur 2 reçoit la donnée dans sa boîte Réception. Il n’a plus qu’à la compléter, ensuite il choisira de l’enregistrer ou de la transférer à son tour.

Cas pratique 2 – Envoyer des données du bureau vers le terrain

C’est ce qu’on appelle le push. Reportez-vous à notre tutoriel pour avoir plus d’information.


Pour aller plus loin…


 

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 44 commentaires

  • Anthony MARIE-LOUISE

    02 Mar, 2022

    Bonjour,

    Lors des transferts de formulaire il n’y a pas de notifications qui apparaissent sur la tablette (iPad Pro 12.9 pouces 5e génération modèle: MHNF3NF/A, sous iPad OS 15.3.1).
    Nous sommes obligés d’ouvrir l’application afin de voir si un formulaire a été transféré.
    Nous aimerions avoir les notifications (telles que pastille, bannière, enfin le même genre que les SMS ou Mail) afin de nous informer la réception d’un formulaire.

    • Yannick Audigier

      02 Mar, 2022

      Bonjour,

      Nous sommes au courant de cette problématique pour les appareils sous IOS.
      Notre équipe de développeurs travaille actuellement à un correctif à ce sujet.
      Nous espérons qu’il sera bientôt disponible afin que la publication puisse se faire lors de notre prochaine mise à jour native.
      Je ne peux pas vous donner de délai précis à ce jour.

      Je vous souhaite une bonne journée.
      Yannick

  • Sophie

    26 Nov, 2021

    Bonjour,
    Lors d’un transfert de formulaire, nous ne voyons pas de notification sur les téléphones portables. Il est nécessaire de se rendre dans Kizeo pour savoir que nous avons reçus un formulaire en transfert.
    Nous aimerions avoir une vraie notification, comme lorsque nous recevons un SMS.

    Merci

    • Nathalie Castagnier

      29 Nov, 2021

      Bonjour,
      Compte tenu de la spécificité de votre demande, je vous invite à contacter notre équipe Support via l’adresse mail: support@kizeo.com.
      En vous souhaitant une bonne journée.
      Cordialement,
      Nathalie

  • Rodrigue

    23 Oct, 2021

    Bonjour,
    J’ai besoin de modifier sur le back office les données d’un formulaire transféré mais j’ai un message « transfert en attente ».
    Comment puis-je contourner ce problème? En sachant que les données ne sont plus disponible dans la boite de réception du mobile sur lequel elles étaient (suite désinstallation et réinstallation de l’appli).
    Merci d’avance

    • Nathalie Castagnier

      25 Oct, 2021

      Bonjour,
      Lorsqu’une donnée transférée a été récupérée par l’utilisateur, vous n’avez plus la main pour la retranférer. En revanche vous pouvez nous en faire la demande pour qu’on le fasse pour vous.
      Je vous invite donc à contacter notre équipe Support via l’adresse mail: support@kizeo.com, en précisant :
      – Votre code entreprise,
      – Le nom et/ou l’id du formulaire,
      – L’id de la donnée concernée,
      – Le nom de l’utilisateur à qui transférer la donnée.
      En vous souhaitant une bonne journée.
      Cordialement,

  • Frédéric Mansuy

    01 Août, 2021

    Bonjour, est-il possible de transférer un formulaire à un groupe de telle sorte que tous les membres du groupe le voient et que le premier qui l’ouvre prenne la main dessus ?

    • Kurt Carpels

      02 Août, 2021

      Bonjour,

      A ce jour il est uniquement possible de transférer une donnée vers un utilisateur, il n’est pas possible de transférer une donnée vers un groupe d’utilisateurs.

      Excellente fin de journée,

      Kurt

  • RHALLAM

    02 Nov, 2020

    Bonjour
    Comment peut on transférer des formulaires d’un code entreprise A vers un code entreprise B?

    Merci de réponse

    • Kurt Carpels

      03 Nov, 2020

      Bonjour,
      Si un groupe de partage existe entre le compte A et le compte B vous pouvez le faire en toute autonomie.
      Si aucun groupe de partage n’existe, je vous invite à contacter l’équipe Support à support@kizeo.com

      Excellente journée.

      Kurt

  • Michaël AUPAIX

    16 Sep, 2020

    Bonjour,
    Comment est géré l’échange de données si un utilisateur travaille sur deux tablettes ? Les formulaires semblent liés au mobile, pas à l’utilisateur…. imaginons qu’un utilisateur 1 possède une tablette sur laquelle il a reçu 12 questionnaires à traiter, mais n’a pu en remplir que 10. Les 2 restants peuvent-ils être récupérés par le même utilisateur, mais sur une autre tablette ? Il semble qu’ils restent disponibles sur le même mobile, alors que nous souhaiterions qu’ils soient liés au compte de l’utilisateur. Merci pour votre réponse.

    • Charles Leconte

      16 Sep, 2020

      Bonjour monsieur Aupaix,

      C’est tout à fait cela, les formulaires sont liés à l’appareil mobile sur lequel ils ont été traités.

      Bonne après-midi,
      Charles

  • Bruno ROGER

    08 Juil, 2020

    Bonjour !

    Je souhaiter ouvrir en modification une fiche récupérée dans l’historique sur le serveur, la modifier et la transférer à un autre utilisateur. Ce n’est à priori pas possible à partir d’un mobile mais c’est possible du web …
    Est-ce qu’il est prévu que ce devienne possible ?

    Merci !
    Bruno

    • Nathalie Castagnier

      09 Juil, 2020

      Bonjour,
      Effectivement depuis le back office on peut modifier et retransférer une donnée, il s’agit là de la notion de push. Sur l’application mobile, il s’agit de la notion de transfert.
      Ce sont deux notions bien différentes que nous n’avons pas prévu de modifier.
      En espérant avoir répondu à votre question.

  • Nicolas FERREIRA

    20 Mai, 2020

    Bonjour, j’ai vu que le 6 avril 2018, vous avez informé Matthieu Pastor que le transfert de données à plusieurs utilisateurs en simultané n’était pas possible directement via le téléphone. Est-ce une fonctionnalité qui est possible depuis ? Cordialement.

    • Kurt Carpels

      22 Mai, 2020

      Bonjour Nicolas,
      A aujourd’hui il n’est toujours pas possible de transférer une données à plusieurs utilisateurs en simultané depuis l’application mobile.
      En espérant avoir répondu à votre question.

      Bonne journée.
      Kurt

  • Maëlys R

    05 Août, 2019

    Bonjour,
    Est-il possible de transférer un formulaire préalablement enregistré puis modifié ?
    Dans mon cas l’enregistrement permet d’envoyer un mail automatiquement à une personne qui doit compléter le formulaire (avec les 1ers champs figés) puis le transférer à quelqu’un d’autre.

    Merci d’avance pour votre retour

    • Patrick Carloni

      06 Août, 2019

      Bonjour,

      Oui, il est possible de transférer un formulaire partiellement rempli entre plusieurs utilisateurs et d’en bloquer les données pré-remplies.
      Pour cela il vous faut cocher la case « Lecture seule en modification Push » dans les options des champs et « Autoriser le transfert de données entre utilisateurs » dans les options du formulaire rubrique « Mobile ».
      Vous pouvez également créer un scénario de mail qui sera exécuté spécifiquement lors d’un transfert. Pour cela il vous faut choisir l’option « Transfert » dans l’onglet « Avancé » des scénarios d’emails.
      En espérant avoir répondu à votre question.

  • Robert M

    29 Mai, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible de « figer » certains champs au moment du transfert d’une personne A à une personne B, c’est-à-dire que la personne B verrait tous les champs du formulaire saisis par la personne A mais ne pourrait pas en modifier certains ?

    Bien cordialement

    • Adeline

      29 Mai, 2019

      Bonjour,

      Dans votre formulaire, vous pouvez aller dans les paramètres avancés du champ et cocher l’option « Lecture seule en modification ou push ».
      De cette manière, vous pouvez choisir quels champs seront bloqués mais visibles pour la personne B.

      En espérant avoir répondu à votre question.
      Cordialement

  • Guillaume

    28 Mai, 2019

    Bonjour,
    J’utilise un ‘champ utilisateur personnalisé’ pour filtrer la liste des utilisateurs à qui transférer le formulaire.
    Le filtre est basé sur un périmètre géographique.
    Cela fonctionne bien tant qu’un utilisateur est lié à un seul périmètre.

    Comment faire lorsque l’utilisateur est lié à deux périmètres géographiques (exemple : Est et Ouest)?

    Dans le champ ‘champ utilisateur personnalisé’ est-il possible d’indiquer deux valeurs ou plus ?
    Si non, quelle fonction utiliser pour répondre à mon besoin ?
    J’ai pensé faire un filtre sur une portion de chaine de caractères (like ou *) mais cela ne semble pas possible.

    • Patrick Carloni

      28 Mai, 2019

      Bonjour,
      Vous pouvez créer un champ utilisateur personnalisé par périmètre géographique. Vous mettez comme valeur « Oui » si le’utilisateur appartient au périmètre et son nom si l’utilisateur n’appartient pas à ce périmètre.
      Dans les droits du formulaire, dans l’onglet « Règles de transfert supplémentaires » sélectionnez tous les champs personnalisés concernés. Ne pas cocher la case « Toutes les conditions doivent être vérifiées ».
      Cette méthode vous permet de ne faire apparaître dans la liste des transferts, uniquement les utilisateurs ayant « Oui » dans le même champ utilisateur personnalisé.
      En espérant avoir répondu à votre question.

  • Kezayi

    14 Mar, 2019

    Bonjour,

    Soit les utilisateurs A, B et C qui transferent TOUS des infos vers un utilisateur D.
    TOUTES Les infos reçues par D (à un intervalle de temps donné) peuvent-elle être envoyées de façon compilée à qui de droit ?

    • Charles Leconte

      18 Mar, 2019

      Bonjour,

      Il est possible de paramétrer Kizeo Forms pour que les utilisateurs A, B et C puissent compléter un formulaire et l’envoyer à la personne D. Vous trouverez une aide à ce sujet en cliquant ici.

      La personne D pourra accéder au formulaire, saisir des informations supplémentaires si vous le souhaitez ou non et elle pourra enregistrer définitivement (valider) le formulaire reçu de la personne A, B ou C.

      En revanche la personne D ne pourra pas valider un formulaire réunissant les données de A+B+C.

      N’hésitez pas à me faire savoir si ce n’est pas clair. Bonne journée.

  • Nicolas

    30 Jan, 2019

    Bonjour,
    Dans le même esprit que Thomas BAYLET, mes utilisateurs de terrain souhaite pouvoir vérifier que leur formulaires transférés pour validation ont bien été prise en compte par le destinataire. Est-il possible que dans mas stratégie d’envoi de mail de leur mettre en copie, si oui quel champs utiliser pour l’envoi de mail. « la personne ayant rempli le formulaire » revient à celui qui a enregistré, donc le validateur.
    Cdt

    • Sarah Marivaux

      30 Jan, 2019

      Bonjour,

      Afin de mettre en place cela, votre utilisateur terrain devra obligatoirement « s’identifier » afin que nous puissions récupérer son adresse e-mail et le lui envoyer.
      Je vous invite à consulter ce tutoriel afin de découvrir comment mettre en place cette liste.

      Cordialement,

  • Marion.F

    07 Jan, 2019

    Bonjour,

    est-il possible de pré-remplir le formulaire par une personne A, que celui-ci soit renvoyé à une personne B en automatique en ayant sélectionné cette personne B dans une liste de champs du formulaire et que le formulaire soit ensuite re-transféré à la personne A après saisie des données par la personne B?
    Cordialement.

    • Jean-Didier Baculard

      07 Jan, 2019

      Bonjour

      Oui c’est possible mais pas en automatique, c’est l’utilisateur qui choisit le destinataire dans une liste en appuyant sur « Transférer ». Ce n’est pas dans un champ.
      La personne B peut faire de même pour retransférer à la personne A.

      Cordialement

  • VINCIGUERRA

    09 Oct, 2018

    Bonjour,
    Est-il possible d’initier la saisie d’un autre formulaire avec certaines données d’un formulaire que l’on est en train de remplir ?
    Merci.

    • Soraya Boualam

      10 Oct, 2018

      Bonjour,
      Les données concernant un seul formulaire, il n’est pas possible à aujourd’hui de générer l’ouverture d’un formulaire B selon la saisie d’un formulaire A.
      Meilleures salutations.

  • Mathieu Pastor

    06 Avr, 2018

    Bonjour,

    est-ce qu’il est possible de transférer un formulaire vers plusieurs utilisateurs simultanément ? En créant par exemple un raccourci vers un groupe d’utilisateurs ou en sélectionnant plusieurs utilisateurs dans la liste lors du transfert ?

    merci de votre aide !

    • Jean-Didier Baculard

      06 Avr, 2018

      Bonjour

      Non le principe du transfert de donnée Kizeo est l’envoi d’un utilisateur à une autre seule personne. Si vous voulez faire du push en masse, il faut passer par Excel ou par l’API mais le principe est le même 1 push = 1 destinataire.

      Cordialement

  • minio

    13 Déc, 2017

    Bonjour,
    Ma connexion internet ne me permet pas d’envoyer le formulaire remplit vers mon adresse mail. Est ce que je peut récupérer via branchement le formulaire remplit ?
    Merci.

    • Sarah Marivaux

      14 Déc, 2017

      Bonjour,

      Malheureusement l’appareil mobile doit être connecté au réseau internet afin d’envoyer un formulaire.

      Cordialement,

  • Benoit POILLY

    19 Juil, 2017

    Bonjour,

    Certains intervenants n’ont pas de mobile et utilise la version Web de Kizeo et a priori ils ne peuvent pas accèder à la boite de réception.

    Peut-on avoir les mêmes fonctionnalités entre l’appli et la version Web?

    Dans l’attente,

    • Sarah Marivaux

      19 Juil, 2017

      Bonjour,

      La fonctionnalité de réception est disponible uniquement pour les appareils mobiles car elle permet de saisir de la donnée en zone de mobilité.
      Cette évolution n’est pas prévue pour la version Web.

      Cordialement,

  • POILLY

    27 Juin, 2017

    J’ai créé un formulaire, qui utilise la fonction transfère avant l’enregistrement.

    Quel nom d’utilisateur est associé à l’enregistrement? celui qui transfert (qui a créé le formulaire) ou celui qui enregistre?
    Est-il possible d’avoir les 2?
    Dans l’attente,

    • Sarah Marivaux

      27 Juin, 2017

      Bonjour,

      Il n’est malheureusement pas possible d’obtenir les deux noms. Seul la personne qui enregistre la donnée sera associée à l’enregistrement.

      Cordialement,

  • SIMON

    08 Juin, 2017

    Bonjour,
    J’aimerai mettre en place un formulaire pour la déclaration d’engin en panne dans le but de faire intervenir un agent de maintenance rapidement. En cas d’absence de cet agent, comment peut-on transférer la demande a un autre agent sans passer par le déclarant ? (transfert du formulaire si non traité au bout d’un certain temps par exemple ).
    Merci de votre réponse.

    • Sarah Marivaux

      08 Juin, 2017

      Bonjour,

      Il n’est pas possible de transférer un formulaire si il n’est pas traité au bout d’un certain temps. Cependant, l’utilisateur peut lui même le transférer directement.

      Cordialement,

  • Thomas BAYLET

    11 Mai, 2017

    Bonjour,

    Je souhaiterais mettre en place le transfert pour la validation de demandes d’absence par le responsable hiérarchique.
    Lors des essais que j’ai réalisé, le formulaire est bien transféré, mais je n’ai aucune notification sur mon terminal.
    Y-a-t-il un paramètre à activer pour avoir la notification, ou un envoi de mail ?
    Merci pour votre aide !

    • Sarah Marivaux

      11 Mai, 2017

      Bonjour,
      Il n’est pas possible de recevoir une notification par email.
      Afin d’activer les notifications, rendez-vous dans les paramètres de votre appareil mobile puis :
      – recherchez Kizeo Forms si vous êtes sur un appareil fonctionnant sous iOS.
      – cliquiez sur Application et recherchez Kizeo Forms si votre appareil mobile fonctionne sous Android.
      Vous aurez ensuite la possibilité de décider quel type de notification vous souhaitez recevoir.

      Cordialement,

  • Nicolas Mermet

    27 Avr, 2017

    Bonjour,
    Cette fonctionnalité est très interessante.
    Pouvez vous me dire si la fonctionnalité suivante est possible :
    J’envoie des donnees en Push sur 1 formulaire a destination de plusieurs agences soustraitantes qui ont elles memes plusieurs soustraitants ( pas salariés donc). Est ce que chaque manager de ces agences pourraient transférer à leurs propres soustraitants ( a priori oui pour l’instant ) mais sans pouvoir voir les soustraitants des autres agences de soustraitance ( ouf! ) et ce, sans avoir a gérer plusieurs formulaires kizeo identiques sur le contenu mais pas sur les droits de transmissions ? En gros, qu’une agence de soustraitance ne puisse pas voir les partenaires d’une autre agence ( ni les autres agences ) lors du transfert du formulaire ( 1 seul formulaire commun donc ) dans la liste de sélection des utilisateurs.
    Merci de votre réponse.

    • Sarah Marivaux

      28 Avr, 2017

      Bonjour,
      En utilisant les champs utilisateurs personnalisés, vous pouvez filtrer la liste des destinataires.
      Vous pouvez par exemple, créer un filtre pour les managers et un second filtre par agence.

      Cordialement,

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