¿Por qué deberías automatizar tareas administrativas y operativas de tu empresa?
Automatizar tareas administrativas y operativas es una parte muy importante de la transformación digital de las empresas. Básicamente, consiste en el uso de la tecnología para agilizar y mejorar tareas caracterizadas normalmente por: ser monótonas y repetitivas, tener que realizarse en un orden determinado, manejar una cantidad importante de datos o información y, en ocasiones, involucrar a varias personas de distintas áreas o departamentos.
La automatización de trabajos o tareas consiste en la implementación y uso de las herramientas informáticas y la tecnología adecuadas para prestar apoyo en procesos de trabajo caracterizados por la participación de varias personas y por tener que ser realizadas en un orden específico. Por lo general, estas tareas se fundamentan en una serie de datos o información que deben capturarse, introducirse y transformarse.
Los programas informáticos enfocados en la automatización de tareas administrativas y operativas son, hoy en día, una herramienta imprescindible para que las empresas puedan mantener un alto nivel de competitividad.
La principal ventaja de la automatización de tareas es que permite liberar a los empleados de tareas repetitivas y farragosas, las cuales consumen mucho tiempo y esfuerzo. De esta manera, los profesionales tienen más tiempo para dedicarse a funciones más creativas y con mayor valor añadido.
Además, un proceso de automatización bien diseñado y ejecutado, a través del software y las aplicaciones adecuadas, garantiza un trabajo mucho más eficiente, que permite eliminar y minimizar errores o, en cualquier caso, detectarlos y solucionarlos lo antes posible.
Otros puntos favorables de automatizar tareas de oficina son:
En realidad, la automatización puede aplicarse de forma útil y rentable en prácticamente todo tipo de trabajos, desde tareas rutinarias no especializadas a funciones mucho más complejas. Todo depende del proceso de implantación de dicha automatización y de las posibilidades y funcionalidades del software o aplicación que se utilice para ejecutarla.
Algunos ejemplos de tareas o funciones cuya automatización digital es especialmente recomendable son:
Kizeo Forms es una aplicación de generación de formularios e informes digitales, que permite trabajar en dispositivos móviles, tanto smartphones como tablets. Una de sus múltiples aplicaciones es la automatización de todo tipo de tareas administrativas y operativas.
La aplicación para automatizar tareas Kizeo Forms parte de un concepto muy práctico y eficaz: permite generar formularios y programas flujos de trabajo desde la plataforma web y luego capturar los datos en terreno, con total comodidad, con un smartphone o una tablet.
Las amplias funcionalidades y capacidad de integración de Kizeo Forms posibilitan, por ejemplo, generar informes en tiempo real y personalizados, enviarlos a las personas que queremos y compartir datos con el ERP de la empresa, trabajando en la nube.
A través del uso adecuado de Kizeo Forms es posible llevar la automatización de tareas a un nivel superior, estandarizando todo tipo de operaciones y logrando una mayor coherencia y coordinación entre los distintos departamentos de la empresa.
También es posible trabajar en la nube e incluso sin conexión a internet y luego volcar los datos, estableciendo un protocolo de permisos personalizado para cada usuario, garantizando la confidencialidad de la información y evitando manipulaciones, tanto intencionadas como provocadas por un error humano.
Otro valor añadido de Kizeo Forms en relación a la automatización es que permite asignar tareas de forma muy bien organizada y eficaz, gracias a sus funcionalidades de planning.
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