Eficiencia operativa: cómo maximizarla en empresas de servicios

23Feb, 2023

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La eficiencia operativa es clave para el crecimiento saludable de las empresas de servicios integrales. Las empresas de servicios integrales o facility services realizan servicios de limpieza, mantenimiento, servicios auxiliares, de seguridad y hasta jardinería y control de plagas.  Es por eso que deben monitorear constantemente su productividad en sus distintas operaciones con una app de field service management. 

Para las empresas de servicios, la eficiencia operativa es sinónimo de tener un buen control sobre sus recursos y sus clientes para destacar en el mercado. Digitalizar sus procesos es la manera más fácil de lograr la eficiencia operativa. 

Los desafíos que enfrentan las empresas de servicios integrales

Si bien las necesidades que cubren pueden ser muy distintas, los desafíos a los que se enfrentan son muy similares:

• El monitoreo de calidad de los trabajos realizados: las empresas de facility services deben ser capaces de monitorear y asegurar la calidad del desempeño de sus trabajadores, sin importar lo variado de sus labores.
• Mantener excelentes relaciones con los clientes: encantar a los clientes con el trabajo realizado no es una tarea fácil pero es algo a lo que todas las empresas de servicios deben apuntar.
• Lograr un crecimiento sostenible: tener más clientes mientras los gastos operativos se mantienen bajos es clave para asegurar la solidez de la empresa.

Indicadores de eficiencia operativa claves para empresas de servicios

En el mundo empresarial todo es medible, pero hay tres indicadores que consideramos son claves para medir la eficiencia operativa en las empresas de servicios y deben guiar la toma de decisiones.

• Retorno de la inversión (o ROI por sus siglas en inglés return on investment). Este es posiblemente el indicador más utilizado por empresas de todo tipo. Para calcularlo hay que tomar en cuenta los ingresos totales, sustraer de estos los costos asociados y, finalmente, dividir ese resultado por los costos totales.

• Flujo de caja operativo (FCO). El flujo de caja operativo es clave para las empresas de servicios ya que nos indica si los ingresos de la empresa son suficientes para cubrir las salidas de dinero. Aquí se toman en cuenta recibos, pagos, gastos, intereses e impuestos.

• Net Promoter Score (NPS). En esencia el NPS mide la lealtad de los clientes. Una empresa de servicios con un NPS bajo va a tener problemas para retener a sus clientes y constantemente va a perder contratos e ingresos. Por eso es importante realizar evaluaciones del servicio al cliente en la empresa.

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4 maneras en que la digitalización mejora la eficiencia operativa

La digitalización de procesos es la clave para las empresas de servicios que buscan mejorar su eficiencia operativa. Te presentamos cuatro procesos de empresas de servicios que puedes realizar de manera más eficiente gracias a la digitalización. 

 1. Asegura el buen cumplimiento de las tareas de servicios integrales

La supervisión manual de trabajadores en terreno consiste en rellenar fichas con datos básicos del trabajo realizado, darle una copia al cliente y guardar una copia para ser entregada en la oficina central. En el proceso puede haber muchos errores o hasta se puede perder una copia de la orden de trabajo y los supervisores quedan a ciegas, sin saber exactamente qué están haciendo los equipos que tienen a cargo.

Cuando las empresas de servicios integrales digitalizan la supervisión de los trabajadores con formularios inteligentes, mejoran el monitoreo de los equipos en terreno. Apenas los trabajadores cumplen con la tarea asignada envían el formulario a sus supervisores. Este formulario inteligente puede contar con geolocalización, fotografías, notas de voz, firma digital, y más.

Este cambio en el modo de supervisión hace que todo el equipo mejore la atención a los detalles y cumplan con todos los pasos de los checklists de los procesos establecidos. Mientras, el supervisor se puede dedicar a analizar áreas donde la producción presente problemas y buscar maneras de reforzarla.

Digitaliza los checklists de mantenimiento eléctrico

Los checklists de actividades de mantenimiento son elementales para empresas de mantenimiento eléctrico por el papel que juegan las tareas de inspección en su día a día. Empezar a realizar este proceso con una solución cloud como Kizeo Forms asegura que los técnicos no se salten ningún paso del plan de mantenimiento elaborado para cada cliente y puedes dejar asignada la realización de los próximos chequeos.

También puedes monitorear el rendimiento histórico de distintos equipos. Solo tienes que crear gráficos con las mediciones de rendimiento que has realizado con la aplicación móvil.

Mejora el control de rondas y otras tareas esenciales en tu empresa de seguridad

Con Kizeo Forms las empresas de seguridad pueden digitalizar el control de rondas de los vigilantes, también el registro de visitantes y de incidentes. Esto permite tener una mejor visión de lo que está pasando con cada cliente, además de contar con un respaldo vital en caso de un incidente importante.

2. Centraliza la información de gestión de operaciones en un software cloud

Maneja todos los procesos de tu equipo con Kizeo Forms. Desde la plataforma web y la aplicación móvil puedes tener acceso a la información de las tareas realizadas, los procesos de prevención de riesgos y salud ocupacional, reportes para facturación y más.

Al tener toda la información centralizada es más fácil demostrar que tu empresa está cumpliendo con los compromisos a los clientes, las normativas legales y los procesos internos.

Gana tiempo de reacción ante imprevistos en tu empresa de limpieza

Los equipos de una empresa de limpieza deben estar siempre atentos ante cualquier imprevisto o queja de un cliente. Esto es más fácil si se cuenta con la información centralizada de cada proceso. Al recibir un mensaje del cliente, con un clic se puede saber qué acciones previas se han realizado para darle una respuesta inmediata y al mismo tiempo asignar acciones correctivas a los empleados.

3. Ahorra tiempo de elaboración de reportes para tus clientes

Escribir reportes o informes para los clientes absorbe demasiado tiempo administrativo a las empresas de servicios integrales. Por fortuna, digitalizar plantillas de trabajo es posible, lo que te permite contar con reportes automatizados que se enviarán directamente a tus clientes. Estos reportes automatizados pueden contener cualquier tipo de información que te pida el cliente, hasta fotos de las intervenciones realizadas, y son completamente personalizables.

Dedica menos tiempo a tareas administrativas repetitivas y gana tiempo para tus labores estratégicas.

4. Estandariza los controles de calidad de tu empresa de facility services

¿Cómo puedes asegurar que el rendimiento sea igualmente bueno en todas las instalaciones? Es imposible que manualmente realices el mismo trabajo de supervisión con cada equipo, especialmente cuando la compañía crece y cuenta con más clientes y trabajadores. Es por eso que estandarizar los controles de calidad con una herramienta de digitalización es crucial para satisfacer las necesidades de los clientes.

Crea formularios móviles que repliquen los procesos de auditorías, inspecciones y controles de calidad que tienen en la empresa. Así tus trabajadores van a trabajar de forma digitalizada sin tener que cambiar sus hábitos. Utiliza la información levantada para mejorar el rendimiento y la calidad transversalmente.

Asegura el éxito de tu empresa de servicios integrales con un software empresarial a su altura

Kizeo Forms es un aliado tecnológico importante para empresas de servicios integrales en crecimiento. No importa el tamaño de tu empresa, hacemos fácil la supervisión y administración de equipos en terreno o que trabajan en diferentes ubicaciones.

Así ha sido la experiencia de empresas como Andes Facility, una empresa que se dedica al facility management y gestión de instalaciones. Empezaron a utilizar Kizeo Forms para agilizar el seguimiento de los procesos de mantenimiento preventivo. Desde entonces han logrado mejorar su eficiencia operativa al ahorrar tiempo y mejorar la relación con sus grandes clientes. Una mejora que les ha llevado a crear nuevas vías de ingresos de la mano de Kizeo Forms.

Empieza hoy tu prueba de 15 días de Kizeo Forms para probar cómo nos adaptamos y mejoramos los procesos de tu empresa.