¿Cómo saber si tu empresa necesita un sistema ERP?

22Nov, 2021

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En la actualidad, la mayoría de pequeñas y medianas empresas se plantean contar con un software de gestión integrado y unificado, lo que se conoce como sistema ERP. El principal motivo de este interés es poder disponer de un sistema que permita compartir información entre los distintos departamentos de la empresa. La cuestión que nos planteamos en este artículo es: ¿realmente todas las empresas tienen la necesidad de contar con un sistema ERP?

¿Qué es un sistema ERP?

ERP corresponde a las siglas en inglés Enterprise Resource Planning (Planificación de recursos empresariales) y  puede definirse como un software de gestión empresarial compuesto por diferentes módulos interrelacionados entre sí. Cada uno de estos módulos controla un área del negocio (contabilidad, ventas, marketing, gestión del cliente, RRHH…) y permite compartir información y automatizar procesos internos. 

Principales características de un ERP

Los ERP se diferencian de otros software de gestión empresarial principalmente en dos características: son modulares y configurables. Esto significa que un ERP está estructurado y organizado en una serie de módulos que gestionan los diferentes departamentos de la empresa. Además, estos módulos comparten información de una base de datos común, que funciona como elemento central de todo el funcionamiento del ERP.

Además de su estructura modular, la otra característica básica de los ERP es que pueden  adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, es decir, son configurables. 

Tipos de ERP en un empresa

Los sistemas ERP pueden clasificarse en diferentes tipos, atendiendo a parámetros como el diseño o la instalación. 

Un programa ERP puede diseñarse totalmente a medida, partiendo desde cero, pero lo más común es que la empresa adquiera un modelo predefinido, contrate los módulos o paquetes que necesite y los adapte a sus necesidades. Los ERP más comunes para grandes empresas son SAP o Microsoft Dynamics, mientras que para las PYMES son más prácticos otros sistemas ERP como: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One o  A3 ERP.

En cuanto a la instalación del ERP esta puede ser local (se instalan en la red informática de la empresa para ser usado en los equipos internos) o en la nube (permite trabajar en remoto desde cualquier lugar con acceso a internet).

Los principales módulos ERP y sus funciones

Un programa de gestión ERP tiene la  capacidad de abordar todos los procesos de gestión de una empresa gracias a sus configuración en diferentes módulos, siendo algunos de los más importantes y utilizados:

• Módulo de facturación. Solución informática para gestionar y llevar un control del envío y la recepción de facturas en las empresas. 
• Módulo de gestión de inventarios. Permite controlar los niveles de stock y la cadena de suministro. 
• Módulo de gestión de compras. Un software ERP puede tener la capacidad para realizar la gestión del ciclo completo de compras. 
• Módulo de contabilidad Gestiona facturas, movimientos bancarios, pagos pendientes, tickets o gastos. 
• Módulo de Software de Servicio de Asistencia Técnica (SAT). Se utiliza en los distintos procesos y comunicaciones de asistencia técnica a los clientes, para gestionar los trabajos de mantenimiento, instalación y reparación.

Principales funciones de un software ERP 

En conjunto, las principales funciones que realiza un software ERP son las siguientes:

• Gestionar la contabilidad y las tareas administrativas.
• Automatizar la creación y el envío de facturas, presupuestos, modelos tributarios, etc.
• Obtener información del estado del negocio en tiempo real para una toma de decisiones acertada.
• Administrar los materiales y recursos disponibles de manera eficiente.
• Controlar el stock y mantener los niveles óptimos del almacén.
• Realizar un seguimiento de las ventas y de las acciones comerciales.
• Automatizar las órdenes de producción. 
• Garantizar la seguridad de la información confidencial de los clientes y de la empresa.
• Potenciar la comunicación interna de la compañía.
• Gestionar los Recursos Humanos de la empresa. 
• Supervisar los procesos logísticos.

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Ventajas de implementar un sistema ERP

Contar con un sistema ERP puede tener numerosas ventajas para empresas de cualquier tamaño.

• Automatización de procesos. Un sistema ERP puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones mediante la automatización de tareas rutinarias como la contabilidad, la gestión de inventario y el procesamiento de nóminas. Esto significa que el personal puede concentrarse en proyectos más creativos o estratégicos mientras mantiene la precisión y la trazabilidad de todo su trabajo.
• Mejora la toma de decisiones. Contar con un sistema ERP garantiza que todos los datos se almacenen de forma segura en una ubicación central, lo que facilita el acceso y el análisis de las métricas de rendimiento. Algunos ERP cuentan con sus propios módulos de Business Intelligence, o se pueden integrar con soluciones de visualización de datos para apoyar la toma de decisiones en tiempo real.
• Aumenta la productividad. Un ERP ayuda a localizar cuellos de botella en la gestión de proyectos de la empresa que afectan la productividad. Armados con esa información, la empresa puede tomar medidas para aumentar la productividad y mejorar las ganancias.

Desventajas de los sistemas ERP

Ya hemos establecido que hay una gran cantidad de beneficios de implementar este tipo de sistema de software. Sin embargo, los sistemas ERP vienen con una serie de inconvenientes que deben tenerse en cuenta antes de invertir en uno.

El costo inicial y costos ocultos

Los ERP no son baratos. Su contratación significa un gran desembolso de partida, lo que es un inconveniente para todo tipo de empresa que debe justificar todo gasto. Pero también hay que tomar en cuenta que después de ese costo inicial, van a haber otros pagos. Los llamados “costos ocultos” de los ERP se refieren a todos los gastos que pueden surgir durante la implementación, como formación de trabajadores, desarrollos personalizados y el mantenimiento del sistema.

Se puede necesitar desarrollos a medida

Si el ERP que contrataste debe ser modificado para cumplir todas las necesidades de tu empresa, vas a tener que contratar un desarrollo a medida al departamento de programación del ERP o un agente externo. Los desarrollos personalizados van a inflar el presupuesto inicial y van a retrasar considerablemente la implementación del ERP.

Rigidez de los módulos

¿Qué pasa si para digitalizar tus procesos necesitas una función de un módulo adicional? En la gran mayoría de los casos vas a tener que pagar el precio completo de ese módulo adicional. Empresas con necesidades muy específicas se pueden ver restringidas por la naturaleza de los módulos de todo sistema ERP.

¿Realmente necesitas un sistema ERP en tu empresa?

Para responder a esta pregunta te puede ser muy útil plantearte las siguientes reflexiones y cuestiones. Así podrás determinar si vale la pena invertir los recursos que requiere la adquisición e implementación de un software de este tipo, en términos de inversión económica, formación al equipo, etc.

¿Qué departamentos tiene mi empresa, cómo están organizados y qué volumen de trabajo tienen?

El número de departamentos y empleados, su organización (tanto actual como esperada) y el volumen de trabajo son aspectos a valorar antes de implementar un ERP. Por lo general, cuanto mayor sea la carga de trabajo y el número de departamentos implicados, más necesario será un ERP, y también se le podrá sacar un mayor partido. Eso sí, si es una empresa grande, será importante optar por una programa que te permita gestionar y limitar  los derechos de acceso a los datos, pues recuerda que con un ERP la base de datos será común.

¿Necesitas integrar todos los procesos de tu empresa en un solo sistema?

Si la respuesta es sí, el ERP es tu programa. Recuerda que no tienes por qué integrar todo de golpe, sino que puedes ir incorporando módulos de manera progresiva. 

¿Están tus empleados dispuestos a cambiarse a un sistema ERP?

No se puede pasar por alto que la implementación de un sistema ERP implica una completa transformación empresarial que requiere tiempo de aprendizaje y adoptar nuevos sistemas de trabajo. Antes de adquirir un programa de este tipo es importante que valores la formación previa, motivaciones y capacidad de adaptarse a los cambios de todos y cada uno de los profesionales de la organización.

¿De qué presupuesto dispones?

Este es un aspecto muy importante a la hora de decidir si realmente debes adquirir o no un software ERP para tu empresa y de qué tipo, ya que el precio y mantenimiento puede ser muy variable. 

¿Has notado algunos de los siguientes síntomas…?

Si tu empresa está experimentando problemas en los plazos de entrega, el inventario no está bien controlado, la comunicación interna es muy mejorable o existen problemas de tesorería es muy probable que un ERP te pueda ayudar. Se trata de señales que te avisan de que debes mejorar el sistema informático y organizativo de tu empresa. En estos casos un ERP puede ser una herramienta muy útil.

Kizeo Forms, una solución que puedes implementar en tu empresa

Kizeo Forms es una aplicación que permite desarrollar formularios inteligentes para ser completados en smartphones o tablets, que al instante se enviarán en forma de reportes individuales o consolidados, listos para ser exportados o integrados con los sistemas de tu empresa.

Su principal ventaja es que es 100% personalizable, te permite digitalizar todos los procesos que hoy llevas en papel, como el control de calidad, gestión de pedidos, levantamiento de inventario, control de horario…. Todo lo que hoy haces con un formulario en papel y que luego debes llevar a reporte, lo podrás hacer en segundos con Kizeo Forms. 

Algunas de las principales funcionalidades de Kizeo Forms son:

• Captura y recogida de datos en tiempo real y desde el terreno.
• Acceso a la información en tiempo real y estando en cualquier lugar.
• Generación y envío de reportes automatizados de forma inmediata, en formatos Excel, Word o PDF. 
• Integración de datos a otros programas de la empresa.
• Planning y asignación de tareas al personal en movilidad.
• Creación de flujos de información con sistema de aprobación, es decir, la información recolectada en tiempo real se puede enviar al supervisor para que la apruebe y luego con un clic enviar a administración, por ejemplo.

Kizeo Forms tiene un doble valor: en algunos casos, permite sustituir un software ERP y, en otros, actuar de forma complementaria a este sistema.

Por ejemplo, si las preguntas planteadas en el punto anterior no te han indicado que necesitas un ERP en tu empresa, puedes mejor decantarte por Kizeo Forms, ya que te permite digitalizar tus formularios en papel, obtener reportes al instante y agilizar la comunicación entre el personal móvil y el de oficina.

Por otro lado, a una empresa que ya tiene un ERP le puede interesar usar Kizeo Forms de forma complementaria, con el fin de generar y asignar formularios rápidamente para ser usados por el personal que se encuentra en movilidad o trabajando sobre el terreno. Con esta app, ellos podrán registrar su trabajo y enviar al instante un informe al supervisor. Esto es de gran utilidad para fábricas y sus controles de calidad o para técnicos que trabajen todos los días con partes de trabajo. 

Además, gracias a nuestra API (Application Programming Interfaces) es muy fácil la integración de Kizeo Forms con el software que se esté usando en tu empresa sin costo adicional.

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