Equans Chile se digitaliza con una App para mantenimiento

• Industria: Facility Management
• Servicios: mantenimiento integral y auditorías de eficiencia energética
• Número de empleados: 2.000
• El desafío: Obtener información al minuto de muchas instalaciones a nivel nacional.
• El beneficio: Centralizar la información de todos los proyectos en Kizeo Forms y ahorro de tiempo administrativo.
• Entrevistados de Equan Chile: Allyson González, subgerenta de excelencia operacional; Francisco Vargas, especialista en mantenimiento y confiabilidad; Jhon Pérez, jefe de mantenimiento y confiabilidad; y Nehemías Tirado, jefe de operaciones.

Una app para mantenimiento como Kizeo Forms es lo que necesitaba Equans Chile para agilizar sus procesos y ahorrar tiempo diario a todo el personal: desde los técnicos en terreno hasta la gerencia. 

El enfoque principal de la empresa está en el facility management o gestión de inmuebles y servicios y ahí han implementado Kizeo Forms para levantar información de todos los procesos de mantenimiento. En este video testimonio nuestros entrevistados nos cuentan cómo la digitalización facilitó el monitoreo de los equipos y técnicos en terreno:

La empresa

Equans es una empresa de mantenimiento multitécnico, lo que abarca mantenimiento integral, auditorías de eficiencia energética, entre otros. Están presente en Chile y también en Perú, Colombia, México, Brasil, así como en países de Europa.

Trabajan con personal en terreno, levantando información sobre los requerimientos de los clientes. En Chile tienen más de dos mil técnicos en todo el país y trabajan en distintos sectores: facility management, minería, energía, entre otros. Hacen mantenimientos de climatización, eléctrico, gasfitería, iluminación, grupos electrógenos, electricidades medias y bajas de tensión. 

La necesidad:
mayor control, facilitar el trabajo de los técnicos y reforzar la imagen 

Francisco Vargas, especialista en Mantenimiento y Confiabilidad, explica que el proceso de digitalización nace de la necesidad de obtener información para la toma de decisiones en el minuto de muchas instalaciones a nivel nacional.

“Nosotros hacemos gestión de mantenimiento y confiabilidad y la confiabilidad depende mucho de los datos que nosotros podamos obtener de las plataformas que utilizamos”. 

Allyson González, subgerenta de excelencia operacional en Equans Chile

La gerencia de Equans en Francia les recomendó implementar Kizeo Forms en sus operaciones por los buenos resultados que ellos habían logrado. En Chile se logró replicar el éxito y lograron la digitalización completa. Equans Chile se convirtió en una empresa digitalizada, con un mayor control sobre sus operaciones. También les facilitó el trabajo a los trabajadores en terreno.

Por otro lado, la implementación de Kizeo Forms los ha ayudado a eliminar procesos administrativos en las HH, que tenían un costo alto. Además, el uso de la solución le ha entregado una imagen de profesionalismo para su negocio gracias a los reportes digitales generados que ahora le entregan a sus clientes.

Usos de Kizeo Forms:
digitalización de formularios y conexión con ERP

La transición de papel a digital cambió completamente el trabajo de la empresa, produciendo una digitalización completa de los procesos. Crearon una conexión con su ERP Planon, donde se generan las órdenes de trabajo, que son automáticamente mandadas a Kizeo Forms. Cuando un técnico realiza la intervención en terreno y manda el dato a través de Kizeo Forms con el número de la orden de trabajo, automáticamente se cierra la orden de trabajo en Planon. Así tienen un control total de sus operaciones.

Francisco Vargas y Jhon Perez crean formularios constantemente para cubrir las necesidades que se presentan a diario.

“Kizeo Forms se usa a diario para todo. Es la biblia de la empresa. Esto se debe a que realizamos todo el trabajo en terreno, con mucha demanda de mantenimientos”.

Francisco Vargas, especialista en mantenimiento y confiabilidad en Equans Chile

En lo que se refiere a la implantación, el aprendizaje de la plataforma fue complejo por la cantidad de uso que tiene en la empresa. Esto pasa principalmente porque la utilizan para operaciones de 50 campos por formulario hasta 500, en promedio. Sin embargo, con el paso de los años han logrado reducir la complejidad de los formularios al crear formularios más cortos que transfieren información a otros formularios. Creando un flujo de trabajo mucho más ágil.

“Lo hemos visto como un canal de comunicación entre lo que viene desde terreno hacia nosotros y ahora le estamos dando un enfoque también de gestión de activos, porque la norma nos exige tener comunicación fluida e identificar con respecto a la gestión de activos que nosotros estamos desarrollando en terreno”.

Jhon Pérez, jefe de Mantenimiento y Confiabilidad en Equans Chile

Kizeo Forms para facility management en retail

Entre las operaciones donde Equans Chile tiene implementado Kizeo Forms se encuentra el facility management de una cadena de centros comerciales.

Ahí realizan mantenimiento a sistemas de agua, grupos electrógenos, elementos verticales, equipos eléctricos y de climatización. Los datos para los reportes de mantenimiento preventivo, averías y revisiones rutinarias son recolectados en Kizeo Forms y luego replicados en la plataforma SAP del cliente. Con eso han eliminado todo el papeleo de las órdenes de trabajo a papel que entregaban los técnicos y que los supervisores debían digitalizar.

“No tenemos ese traspaso de información que de repente nos quitaba tiempo administrativo con los supervisores y también perdíamos tiempo de la parte técnica que obviamente es la que necesitamos nosotros acá”.

Nehemías Tirado, jefe de Operaciones en Equans Chile

Las funcionalidades preferidas de Kizeo Forms porque permiten disminuir la cantidad de acciones del operador:

El proyecto más exitoso con la app para mantenimiento

Todos los proyectos donde han implementado Kizeo Forms han sido exitosos. Sin embargo, el más exitoso fue la implementación de un formulario para termografía de tableros eléctricos. Lo hicieron en octubre de 2018. Esto les permite digitalizar la información de muchos sitios a nivel nacional.

“También fue exitoso el formulario estatus salas de bomba. Con esta digitalización, podemos saber el nivel de estanque del agua, estado de la sala y toda la información necesaria. Esta información es clave para nuestro negocio. Tenerla disponible en línea tiene un valor muy grande para nosotros”.

Francisco Vargas, especialista en Mantenimiento y Confiabilidad en Equans Chile