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28Mar, 2022
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Caso de éxito: estandarizar procesos industriales de higiene alimentaria

 

  • Ubicación: España
  • Años de experiencia: 8 años
  • Industria: Higiene industrial
  • Trabajadores: 250-300
  • Nuestro entrevistado: Juan Carlos Navarro, responsable de administración financiero y de sistemas en Solulim

 

El desafío: La información de los trabajos en plantas les llegaba en distintos formatos lo que hacía ralentizaba la comunicación y el análisis de la información.

Los beneficios: La estandarización de la comunicación y la centralización de la información les ha ahorrado tiempo tanto a los trabajadores en terreno como a los encargados en la oficina

 

Un compromiso con la industria alimentaria

Solulim nace en 2008 y desde entonces han aportado a la industria alimentaria española un servicio integral de higiene especializada de alta calidad. Desde entonces también han apostado por tecnologías sustentables para minimizar su impacto en el medio ambiente. Consiguiendo en el 2021 el Premio al Liderazgo en Soluciones de Higiene Sostenible Alimentaria, enmarcado en los Premios Sostenibilidad y Medio Ambiente 2021.

Solulim adapta todos sus protocolos de limpieza y desinfección a los procesos industriales y las instalaciones de sus clientes. Han logrado aumentar la competitividad de sus clientes al ayudarlos a elaborar productos con la mayor calidad posible y cumpliendo toda la normativa vigente. 

La higiene industrial en el sector alimentario es esencial no sólo para cuidar la seguridad de los productos que consumimos sino también para mantener seguras a las personas que los producen. 

estandarización de procesos de higiene alimentaria

Por eso es tan importante que una empresa como Solulim documente todas las actividades de limpieza y desinfección que realice para sus clientes. Mientras fueron creciendo, se dieron cuenta de que cómo documentan sus acciones también era importante como nos lo explicó Juan Carlos Navarro, responsable de administración financiero y de sistemas en Solulim.

La necesidad: estandarización de procesos como la transmisión de información

Una empresa que busca crecer y tener cada día más clientes, debe asegurarse de poder mantener la excelencia operacional con cada cliente y evitar ineficiencias en los trabajos diarios de sus trabajadores. Esa es la importancia de la estandarización procesos. Solulim entendió esto y buscó mejorar sus diferentes flujos de trabajo. 

Antes de implementar la estandarización de procesos operativos con Kizeo Forms, en Solulim se transmitía información por WhatsApp, emails, entre otros. Entonces si un supervisor requería buscar la constancia de un proceso, tenía que revisar en varios repositorios para encontrarla. Se estaba perdiendo mucho tiempo en una tarea administrativa repetitiva, lo que podía afectar el desempeño de otras actividades.

El personal en terreno también perdía tiempo ya que al finalizar el trabajo en planta, tenía que volver a la oficina a rellenar los reportes manualmente y adjuntar fotografías.

La situación impulsó a Juan Carlos a buscar una solución en el mercado que le permitiera estandarizar la transmisión de información que fuese sencilla de usar para las personas que no tienen conocimientos informáticos. Kizeo Forms con sus formularios digitales cumplía con sus requerimientos. 

Solulim, que adapta todos sus protocolos a los procesos industriales de sus clientes, también requería de una solución que se pudiera adaptar a su modelo de negocio. Una solución estándar y rígida no les iba a servir .

Estandarización de procesos como la gestión de la información con una solución digital

Una vez Solulim implementó Kizeo Forms, todos los trabajadores sintieron que les estaban quitando de encima tareas administrativas tediosas.

Kizeo Forms hace que sobre la marcha puedas hacer todo sin que te ocupe tiempo administrativo, simplemente sacando el teléfono y rellenando los datos es todo fácil.

Juan Carlos Navarro Garcia, responsable de administración financiera y de sistemas en Solulim

La gestión de procesos industriales se hace sencilla cuando puedes estandarizar tus métodos de levantamiento de información y puedes acceder a todos tus datos desde la misma plataforma. 

Una solución digital como Kizeo Forms también agiliza la comunicación y ayuda a que la información llegue a las manos correctas, como Juan Carlos dice que pasó en Solulim. 

Si una máquina se avería, por ejemplo, el personal en terreno puede informar a través de la aplicación. El personal en oficina recibe la notificación y se determina lo más rápido posible cuándo va a poder ser reparada. 

El lado más humano de los procesos industriales también se puede beneficiar de la digitalización. Cosas como solicitud de vacaciones se pueden gestionar en Solulim con Kizeo Forms en cuestión de minutos. 

Mejoras en la comunicación alrededor de la prevención de riesgos

El cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo es crucial para una empresa de higiene industrial como Solulim. Por eso también necesitaban digitalizar la prevención de riesgos

Digitalización de las partes de incidencias y registro de las charlas de seguridad

Contar con respaldos digitales de las actividades de formación de trabajadores como charlas de seguridad es importante para la empresa en caso de que se produzca un accidente. En caso de que se produzca un incidente, Solulim también digitalizó los partes de incidencias para poder solucionar cualquier problema rápidamente. 

En cuanto a la prevención de riesgos, llevamos checklists con Kizeo Forms. Se mandan por ahí información a los trabajadores como instrucciones y normas. Se lleva un registro de las formaciones. Esto se traduce en llevar mejor el envío de la documentación y el tratamiento de la misma.

Juan Carlos Navarro Garcia, responsable de administración financiera y de sistemas en Solulim

Seguimiento del Equipo de Protección Personal

Solulim también digitalizó la entrega de EPP con Kizeo Forms,  lo que les permite llevar un mejor seguimiento a los equipos de protección de cada trabajador, quienes deben firmar que han recibido el material que necesitan para realizar su trabajo. 

Kizeo Forms: formularios digitales para la estandarización de procesos industriales

La transmisión de información y el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo son sólo dos de los procesos que Solulim ha podido estandarizar y mejorar con una herramienta de digitalización. Estas mejoras han permitido aumentar la productividad de sus trabajadores.

La flexiblidad y la personalización de los formularios digitales posible gracias a Kizeo Forms ha sido un elemento clave del éxito de la implementación de los cambios en los procesos en Solulim. 

Elegí Kizeo Forms por la facilidad de uso, el diseño y la creatividad de que puedas realizar cualquier formulario e integrarlo en un documento Word.

Juan Carlos Navarro Garcia, responsable de administración financiera y de sistemas en Solulim

La posibilidad de rellenar los formularios en modo offline y después enviarlos también es muy importante para Solulim. Ya que en la mayoría de las plantas de alimentos donde trabajan no hay señal de Internet. Con Kizeo Forms sus trabajadores pueden seguir desempeñándose sin importar las condiciones de la planta. 

La firma digital y la posibilidad de adjuntar fotografías con los formularios respaldan el trabajo hecho por Solulim y refuerza su compromiso de calidad con sus clientes. 

En Kizeo Forms, Solulim encontró una herramienta flexibles que les ha permitido estandarizar sus procesos industriales, sin tener que modificar sus procesos para utilizar la herramienta.

Empieza hoy tu prueba gratuita de 15 días y descubre cómo Kizeo Forms se puede adaptar a tu empresa. 

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