¿Cómo automatizar la gestión de documentos?
La gestión de documentos es todo un quebradero de cabeza para los CEO, gerentes y responsables de muchas empresas. El principal problema es que el volumen de datos e información que manejan las organizaciones es, hoy en día, muy complejo, ya que proviene de diversas fuentes y formatos.
Esto significa que para poder manejar eficazmente la gran cantidad de información que se genera en una empresa, es imprescindible optimizar la gestión de documentos mediante la implantación de un sistema de gestión documental.
Por suerte, los últimos avances tecnológicos juegan a nuestro favor puesto que, en la actualidad, contamos con aplicaciones y software muy eficientes para optimizar los procesos de digitalización de documentos, incluyendo la captura digital de la información. Con esto se consigue optimizar los flujos de información y evitar pérdidas de información derivadas de la recolección de datos en papel.
¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental? ¿Quieres saber más sobre cómo digitalizar tu procesos de gestión de documentos? Sigue leyendo:
La automatización de la gestión de documentos es un proceso de mejora que permite ganar tiempo, evitar errores y, en definitiva, conseguir un alto grado de calidad y eficiencia en todo lo relacionado con el manejo de información de la empresa.
La automatización puede implantarse en dos niveles diferentes:
1- En el procesamiento de los datos recibidos. Se trata de la recopilación automática de los distintos tipos de documentos y posterior validación de la información y uso de los datos extraídos.
2- En la generación automatizada de documentos. Permite, a través de los datos captados en la etapa anterior, generar nuevos documentos: facturas, contratos, formularios, etc.
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Dentro de la extracción de documentos podemos distinguir las siguientes tres fases o etapas:
– Documentos estructurados.
– Documentos semiestructurados.
– Documentos no estructurados.
Estos son los tipos de documentos que más te puede interesar automatizar mediante una herramienta de captura y gestión de datos. Aunque la lista no es cerrada, lo recomendable es que la amplíes o adaptes a tus necesidades.
Recursos Humanos (RRHH)
Finanzas
Logística
Operaciones
Para gestionar, de manera correcta y práctica, los documentos de una empresa debemos definir e implantar un sistema de gestión documental ágil y óptimo, que incluya los protocolos y herramientas que permitan:
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Kizeo Forms es un software cloud que permite recopilar datos y generar todo tipo de documentos o reportes digitales, de forma ágil y sencilla, facilitando también la automatización tanto de los documentos recibidos o capturados como la generación de nuevos.
Esta herramienta puede ser de utilidad para cualquier industria o departamento de una empresa que necesite digitalizar gestiones que hoy lleva en papel y llevar una mejor organización y seguimiento del personal que está fuera de la oficina. En concreto, permite: crear checklists, informes, formularios, inventarios de productos, hasta generar albaranes, partes de trabajo, plantillas de cobros, etc.
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Entre las funciones destacadas de Kizeo Forms, tenemos:
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