Digitaliza tu flujo de trabajo con una herramienta GMAO mantenimiento

05Jul, 2021

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GMAO es el acrónimo de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador y sirve para definir un tipo de software que sirve para planificar, organizar y controlar las operaciones y tareas de mantenimiento necesarias en una empresa u organización

¿En qué consiste un sistema GMAO mantenimiento?

Como su nombre indica, un GMAO es un software enfocado específicamente en la gestión del mantenimiento de los activos de una organización: maquinaria, equipos informáticos, instalaciones eléctricas, sistemas de calefacción, etc.

El gran valor de este tipo de sistema es que permiten una gestión integral de todo el proceso, incluyendo tanto los activos “físicos” como el personal implicado,  y también todos los factores relacionados: documentos técnicos, órdenes de trabajo, stock de recambios y repuestos, planes de mantenimiento tanto correctivos como preventivos, costes, etc.

El paquete de funcionalidades básicas de un GMAO incluye, como mínimo:

• Control y gestión de activos y de stock de piezas de repuestos y recambios. 
• Planificación y programación del mantenimiento correctivo y preventivo de los distintos aparatos.
• Notificación y gestión de  averías o incidencias, incluyendo la petición de solicitudes y órdenes de trabajo.
• Gestión de compras del material necesario para Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO).
• Gestión del equipo técnico o recursos humanos de mantenimiento.  
• Administración de los gastos y costes de las partidas de mantenimiento.

Aunque existen diversos tipos de GMAO disponibles, la mayoría de ellos se estructuran en 3 módulos diferenciados:

Módulo de mantenimiento

Es el módulo principal de un sistema GMAO en torno al cual se organizan el resto de módulos y funciones del sistema. A través de este módulo, se realiza la gestión de activos y las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo, entre otras muchas funcionalidades.

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Módulo de inventario

Este módulo es imprescindible en organizaciones con alta rotación de inventario o con necesidad de controlar las entradas y salidas de materiales o productos, puesto que permite el control y  la gestión de almacenes.

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Módulo de compras

Esta parte del GMAO proporciona las funciones y opciones necesarias para realizar las tareas administrativas del departamento de compras, permitiendo automatizar reposiciones, pedir presupuestos y hasta emitir y pagar facturas. 

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Criterios para elegir un GMAO mantenimiento

La elección de un GMAO para la empresa es una decisión relevante que involucra no solo al personal de mantenimiento, sino a otros departamentos, como Administración, Contabilidad o Recursos Humanos y, por supuesto, a la Dirección de la empresa.

Para acertar en la adquisición del GMAO más adecuado para la empresa, que ofrezca cobertura a sus necesidades de un modo integral, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones, factores y criterios:

• Conocer muy bien las necesidades de las empresa en su conjunto, tanto presentes como futuras.
• Tener muy bien definidos los procedimientos internos del departamento de mantenimiento.
• Considerar y valorar las relaciones entre el área de mantenimiento de la empresa y el resto de departamentos de la organización.
• Asegurarnos de que el software GMAO finalmente adquirido, además de disponer de todas las funciones que necesitamos, sea flexible y fácil de adaptar a nuestros requerimientos y disponga de un óptimo servicio de atención al cliente. 
• Otra cuestión importante es que el sistema pueda usarse en dispositivos móviles (smartphones y tablets) para poder trabajar con comodidad sobre el terreno.
• También hay que tener en cuenta otras cuestiones técnicas relacionadas con el sistema como la posibilidad de trabajar en la nube y la elección de un servidor fiable.

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Digitaliza el flujo de trabajo con GMAO

Una completa y eficaz digitalización de los flujos de trabajo de una empresa gestionado y controlado con un software GMAO debe estar estructurada de la siguiente forma y en este orden:

1- Definición de todas las operaciones de mantenimiento: preventivas y correctivas.

2- Planificación y programación de los trabajos.

3- Creación y asignación de órdenes de trabajo.

4- Realización y cierre de órdenes de trabajo.

5- Elaboración y análisis de informes.

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 ¿Cómo saber si necesitas una solución de GMAO de mantenimiento?

Existen una serie de pistas que te pueden indicar si te conviene implementar un sistema GMAO en tu empresa:

• Las características de tu empresa provocan que necesites gestionar infraestructuras, instalaciones y maquinaria, en especial si se trata de activos numerosos y complejos.
• Trabajas con equipos delicados que suelen presentar averías o requieren de un mantenimiento constante.
• Te mueves en un sector con unos estándares muy altos de higiene, seguridad y calidad, incluyendo análisis HACCP o normas ISO.
• En la actualidad, tu empresa tiene una excesiva dependencia de procesos manuales. 
• Problemas de comunicación interna dentro de la empresa, sobre todo en la generación y solución de partes de avería.
• Necesidad de una transformación digital más intensa en tu empresa y problemas de relevo generacional de los empleados (si la edad media de la plantilla es alta, es fundamental que los procesos queden reflejados por escrito y se automaticen).

Kizeo Forms te ayuda si tienes necesidades en GMAO

Con Kizeo Forms puedes manejar funcionalidades GMAO. Para hacerlo simple, todo proceso de mantenimiento y de levantamiento de inventario que hoy lleves en papel, lo podrás llevar con una aplicación móvil.

Puedes crear formularios y órdenes de trabajo para capturar datos con tu smartphone o tablet sobre el terreno. Así en pocos minutos podrás generar informes digitales y enviarlos automáticamente al resto del equipo. También, podrás exportar estos datos o integrarlos con tus otros sistemas. 

Por mencionar algunos de los procesos que puedes realizar con Kizeo Forms, destacamos:

• Crear partes partes de trabajo e informes de mantenimiento automatizados. 
• Levantar el inventario de las piezas de repuesto y materiales necesarios para la resolución de averías.
• Asignar tareas a los técnicos en terreno para que tengan un planning organizado, lo cual es muy útil para la gestión de mantenimiento preventivo y correctivo.
• Fichar la entrada y salida de los trabajadores
• Hacer solicitud de pedidos.
• Y otras muchas acciones de mantenimiento, gestiones de calidad y cumplimento de leyes y normativas vigentes.

De esta forma, podrás en pocos días digitalizar esos procesos manuales que hoy te hacen perder tiempo y dinero. Ganarás en eficiencia y mejorarás la comunicación entre los equipos de tu empresa.