Informes digitales: usos y beneficios según tu sector

22Dic, 2021

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¿Qué son los informes digitales?

Hasta hace poco, las empresas se limitaban a crear sus informes de la forma más tradicional. En consecuencia, registrar una actividad llevada a cabo por el personal en terreno, emitir una orden de trabajo o generar informes de control de calidad significaban un dolor de cabeza para las empresas.

Y es que recoger y recopilar datos a mano supone grandes retrasos para lograr el trabajo, lo que reduce enormemente la efectividad de la empresa y dificulta bastante tanto la comunicación interna como la comunicación con el cliente.

Hoy en día, muchas empresas siguen utilizando estos informes tradicionales, pero estos métodos han quedado obsoletos y suponen un impedimento para aquellos que los utilizan. Por eso, millones de empresas de todo el mundo han empezado a utilizar los informes digitales, beneficiándose de todo lo que pueden ofrecer.

Los informes digitales son la forma de sacar el mayor partido a las nuevas tecnologías, aprovechándose para agilizar los procesos de trabajo, recopilar datos y conseguir realizar hasta 5 veces más rápido todo aquello que antes dependía del papel y lápiz.

Los informes digitales permiten realizar acciones que antes resultaban un largo y aburrido proceso, como recopilar datos o crear reportes de calidad. Además, al utilizar todas las bondades que la tecnología puede ofrecer, es posible integrar información en otros formatos aparte del texto, ya sean imágenes, códigos de barra, geolocalización e incluso audios; todo para mejorar la comunicación y hacer más comprensible la información para trabajadores y clientes.

Estos informes digitales ponen a tu disposición toda la información que necesitas en un único lugar, donde podrás consultar y recopilar datos en apenas unos segundos.

Cómo crear informes digitales y personalizados 

Convertir toda esta información en un documento digital, personalizado y que permita todas las acciones mencionadas anteriormente es tarea fácil si haces uso de la digitalización. Para ello deberás seguir los siguientes pasos:

1. Crea un formulario digital 

Hoy en día existen diferentes soluciones en el mercado que te permitirán crear formularios digitales. Con ellas podrás recopilar y procesar datos de una manera sencilla y que además podrás explotar al instante a través de reportes o informes digitales. 

Estas aplicaciones se conocen como  App de formularios. 

La principal ventaja de este tipo de aplicaciones es que están basadas en tecnologías móviles, lo que facilita la recopilación de información para aquellas empresas que tienen trabajadores en terreno y necesitan tener la información al momento. 

Los formularios se crean de manera sencilla con un sistema de “arrastrar y soltar” (ver imagen). Basta con seleccionar entre las opciones de campos disponibles para ir armando un formulario. Luego puedes ir personalizando los campos e incluso importar tu base de datos.

Existen multitud de campos que van desde los básicos como: texto, desplegables, checkboxes… Hasta campos más complejos como: firma digital, lector de código de barras, lector de GPS o campos multimedia (fotografía y audio).

2. Rellena el formulario y genera tu informe automático

La automatización es posible porque este tipo de herramienta solo trabaja con formularios que tienen asociados plantillas de informes automatizados. 

En otras palabras, al crear un formulario para recolección de información, estarás creando también el reporte que le acompaña y que podrás visualizar inmediatamente.

La ventaja es que puedes asociar uno o más informes según el uso que le darás a tu formulario. ¿Con tu formulario de orden de trabajo quieres obtener un reporte de mantenimiento y un comprobante de entrega? sí, es posible. 

3.Visualiza y exporta tu informe 

Los datos recolectados se van almacenando en la plataforma web de Kizeo Forms para su fácil visualización y exportación. Desde aquí puedes exportar informes individuales o consolidados  y en diferentes formatos (Excel, PDF y Word). 

Por otro lado, la mayoría de este tipo de aplicaciones también te permite la conexión de los datos con otros softwares empresariales (Dropbox, ERP, CRM…), con lo que podrás enviar la información recopilada en los formularios a través de una sencilla conexión. De este modo conseguirás tener una información mucho más completa de lo que sucede en el día a día de la compañía. 

¿Cómo empezar a usar formularios digitales en tu empresa? 

Reportes que puedes digitalizar hoy según tu sector

Mantenimiento

En el sector del mantenimiento (ya sea preventivo o correctivo) es crucial dejar evidencia de todos los trabajos realizados y tener información por adelantado de los trabajos realizados. 

Por fortuna, algunos de los reportes más importantes para el sector pueden ser digitalizados en poco tiempo:

• Órdenes de trabajo
• Comprobante de servicio
• Ficha de mantenimiento de maquinaria

Estos reportes le entregan a la empresa, y a los clientes, información valiosa sobre las actividades de mantenimiento. 

Andes Facility ahorra 3 horas diarias de trabajo con los reportes automatizados de Kizeo Forms

Construcción

La digitalización de los reportes ayuda inmensamente a las constructoras a mejorar su gestión de obras y agilizar el flujo de validación entre la dirección del proyecto y los jefes de obra. 

Aquí unos ejemplos de informes automatizados que facilitan los procesos básicos de las empresas de construcción:

• Informe de obra
• Avances de obra
• Control de acceso a la obra
• Orden de trabajo
• Reporte de incidentes
• Solicitud de materiales
• Registro de bodega

Otros sectores

La construcción y el mantenimiento no son los únicos que pueden digitalizar sus informes. Todas las empresas pueden digitalizar sus informes de prevención de riesgos, por ejemplo. 

Notas de gastos, reporte de visita comercial, presupuestos, satisfacción del cliente… esta lista se queda corta porque al final del día: todo informe que hoy hagas manualmente, puedes ser digitalizado.    

Ventajas de los informes digitales

Gracias a los informes digitales, recopilar datos es una cuestión de segundos. Con ellos, la información, las imágenes, los códigos de barra y más quedan centralizados y listos para usar. No hay necesidad de reagrupar los datos de forma manual. 

Todos los datos permanecen siempre disponibles y recuperables, y de esta forma es mucho más fácil asegurarse de que no se pierda información a lo largo del proceso.

Además, esta forma de recopilar datos y generar informes automáticos hace posible que la comunicación sea fluida e inmediata, dejando de depender de papeles físicos. Esto, sumado a la posibilidad de generar informes automáticos en un tiempo récord, supone que el trabajo se pueda desarrollar de una forma mucho más rápida y efectiva que utilizando los métodos tradicionales, llegando a reducir los tiempos hasta en un 30%.