Quels sont les meilleurs outils pour la gestion de parc automobile ?

12Oct, 2020

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Une multitude d’outils de gestion de parc automobile…

La gestion de parc automobile requiert une grande rigueur et des outils adaptés. Les gestionnaires doivent collecter, depuis le terrain, une quantité d’informations importantes. Le kilométrage du véhicule, la date de la dernière révision, sont autant de points qui nécessitent une collecte mobile.

Une fois relevées, les informations doivent être traitées avec précaution. Une erreur lors de la saisie dans le processus de gestion peut entrainer des désagréments importants. Il convient dès lors de choisir un outil agile, permettant d’éradiquer les erreurs de saisies et qui s’adaptera à vos besoins.

Quel(s) outil(s) peut-on utiliser pour la gestion de parc automobile ?

C’est ici que les choses se compliquent ! En effet, une multitude de solutions existent : un fichier Excel, des outils de géolocalisation, une solution Web, une application de gestion de parc automobile. Il est dès lors difficile de s’y retrouver et de faire les bons choix.

Votre application de gestion de parc automobile

Vous n’avez pas encore de compte ?

Les logiciels de gestion de parc d’entreprise proposent des fonctionnalités intéressantes pour des flottes importantes.

Une grande partie des éditeurs internationaux proposent des technologies web. Des logiciels qui permettent aux techniciens : gain de temps et maîtrise des coûts. Ce type de solution offre un meilleur pilotage des contrats, une meilleure gestion des factures et un suivi de parc totalement indépendant. Les points sur lesquels ils différencient réellement leurs offres sont les suivants :

• Le service après-vente proposé (réactivité, langue disponible, richesse des supports)
• La tarification de la solution (location de la solution, achat du logiciel)
• L’intuitivité du logiciel (formation, prise en main)
• Les fonctionnalités proposées (analyse détaillée, gestion des contreventions)

Ces solutions permettent au gestionnaire de parc de automobile d’obtenir une réelle indépendance vis-à-vis du bailleur des véhicules. Cependant, ces outils de gestion nécessitent un budget important, des connaissances en informatique et des ressources internes importantes. De plus il est fréquent que l’on ait besoin d’utiliser au maximum 15 % du logiciel choisit.

Non couplée à une application mobile l’utilisation de tableurs Excel n’est pas la solution idéale.

Il n’est pas rare que les entreprises utilisent Excel pour suivre leur parc automobile. Les documents sont personnalisables, adaptables et permettent de recueillir des informations précises. Ils donnent la possibilité de conserver les dates d’affectation de véhicules, de renseigner l’identité des conducteurs etc. Cependant un fichier Excel seul présente de nombreux inconvénients il :

• permet difficilement de suivre les données en temps réel (actualisation des kilométrages, consommation de carburant).
• demande des compétences pointues :  « MACROS ».
• faut être capable de maintenir à jour le document Excel.
• peuvent être parfois difficilement compréhensibles de tous les salariés. Cela peut représenter un risque important. Particulièrement quand « l’architecte » du fichier quitte le service.

Il est intéressant de compléter cette méthode de travail à l’aide d’une application mobile. Cette dernière va permettre de collecter en mobilité une grande variété de données. De plus l’application va automatiser la mise en forme des données dans le tableur Excel. Les informations collectées seront compréhensibles et exploitables par tous.

Développer sa solution à l’aide des ressources internes de l’entreprise.

Concevoir l’outil dont vous avez-besoin peut-être la solution. Il répondra précisément aux besoins et aux problématiques de votre entreprise. La solution s’adressera à un collaborateur intéressé et motivé. Cependant, une telle aventure peut être lourde de conséquences.

Développer une application mobile ou un logiciel nécessite de faire appel à des experts. C’est uniquement de cette façon que vous mettrez toutes les chances de votre côté. Allouer un capital humain et financier à un développement spécifique est envisageable. En revanche il faut prendre la mesure des difficultés qui vous attendent :

• On ne s’improvise pas développeur
• Le coût de production d’une solution mobile peut varier entre 10 000 et 120 000 euros
• Toutes solutions nécessitent de la « maintenance » et du « développement ». C’est-à-dire l’allocation de ressources humaines et financières sur le long terme.

Le développement d’outils pour la gestion de parc automobile ne se fait pas du jour au lendemain. Elle ne sera pas opérationnelle avant des mois. Il faudra alors faire appel à une solution de transition. Il est fort à parier que celle-ci ne réponde pas finalement à vos besoins…

Gérer un parc de véhicules sur tablette et smartphone.

Les solutions de mobilité peuvent être la solution pour tous les professionnels désireux d’automatiser la gestion de leur flotte automobile. Mise à part les aspects fonctionnels, elles permettent de centraliser l’information.

Les données collectées seront synchronisées avec Word, Excel et vos logiciels de gestion. En effet, l’utilisation d’une application de gestion de parc automobile facilitera les échanges entre les gestionnaires et les conducteurs. Les échanges seront fluidifiés, le travail du gestionnaire facilité et la solution prête à l’emploi.

Une crevaison, une panne moteur, tout simplement une ampoule hors service ?

Des formulaires d’interventions seront à la disposition de vos conducteurs et du gestionnaire de flotte.

Les fonctionnalités et la mobilité offerte par l’application répondent à un large spectre de besoins. Cependant, dans des cas d’utilisation très précis, elles ne suffiront pas. C’est pourquoi nous conseillons de faire travailler main dans la main votre logiciel de gestion de parc automobile avec une application de collecte de données.

L’utilisation d’applications mobiles permettent aux gestionnaires de parc de consulter simplement tous types d’informations saisies depuis le terrain et de garantir la sécurité des automobilistes.

Les conducteurs quant à eux pourront participer au suivi du parc automobile. Enfin depuis leur smartphone, ils pourront remonter : consommation de carburant, relevés kilométriques, contrôles techniques et l’état des voitures.

Les applications mobiles permettent de suivre votre parc automobile de façon totalement dématérialisée. De ce fait, les conducteurs équipés de smartphones pourront saisir et visualiser les documents essentiels à la gestion d’un « Pool ».