Parte de trabajo digital: así controla Powermatic su gestión
Parte de trabajo digital: así controla Powermatic su gestión
- Ubicación: Málaga, España
- Años de experiencia: Más de 20 años
- Actividad: Soluciones integrales de seguridad para comunidades de vecinos
- Nuestro entrevistado: José María Moreno, gerente general de Powermatic
- El desafío: Controlar y mejorar la eficiencia de las intervenciones hechas por los técnicos en terreno
Sobre Powermatic, expertos en soluciones de seguridad para comunidades de vecinos
En Málaga, cuando los vecinos piensan en cómo proteger sus comunidades de vecinos, no es de extrañar que piensen en Powermatic. Una empresa que lleva 20 años ofreciendo soluciones de seguridad. Si necesitas cerramientos, controles de accesos, cámaras de seguridad, ellos son los expertos.
José María Moreno, gerente general, nos explica que para poder ofrecer la máxima garantía a sus clientes, han ido evolucionando en sus servicios e implementando mejoras.
Con el objetivo de reforzar la seguridad de sus servicios, Moreno necesitaba poder tener un mayor control de las intervenciones que hacían los técnicos en terreno. Y es allí que surge la iniciativa de contar con un parte de trabajo digital.
Conoce de primera mano su experiencia en el siguiente video testimonio:
La necesidad: ¿por qué un parte de trabajo digital?
Cuando se cuenta con técnicos que van de un cliente a otro y realizan diversas intervenciones, puede ser complicado contar con un seguimiento real de los trabajos hechos. ¿Cómo saber qué técnico realizó un mantenimiento o una instalación? ¿Cómo hacerlo rápido, sin tener que llamar o recibir un mensaje?
No hay duda que un parte de trabajo en papel puede aportar este tipo de información, pero con este formato resulta difícil mantener un control automatizado. Es por ello que José María comenzó a buscar una herramienta que le permitiera centralizar toda la documentación de forma digital.
“El principal problema que nos encontramos a la hora de seguir creciendo y cumplir nuestros objetivos, es gestionar toda esa información que nos puede llegar, tanto de nuestros clientes como de nuestros proveedores y técnicos”.
José María Moreno, gerente general de Powermatic
Fue en esta búsqueda que José María encontró una herramienta digital que le facilitara el trabajo: Kizeo Forms.
¿Qué es un parte de trabajo diario?
Pero antes de adentrarnos en cómo lograron tener un histórico digital de los servicios SAT, nos gustaría repasar qué es un parte de trabajo diario y algunos aspectos clave del mismo:
- El parte de trabajo diario es un documento con toda la información sobre el servicio que se va a llevar a cabo: ubicación, cliente, materiales, plazos, etc.
- Es una garantía de la intervención, por eso es crucial en las empresas que realizan instalaciones y mantenimientos.
- Es un documento que permite hacer un seguimiento de los trabajos realizados por los técnicos
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El logro: implementar un sistema que facilita la gestión documental
Powermatic comenzó a trabajar con Kizeo Forms en 2020 y, desde entonces han rellenado más de once mil formularios digitales. El principal, sin lugar a dudas, es el de parte de trabajo. Este se creó desde la plataforma web, definiendo previamente qué información debía tener prerellenada y cuál debía capturar el técnico en terreno.
Se usa día a día en la empresa para dejar registro de servicios como averías, mantenimientos, instalaciones y presupuestos. José María explica que buscaban poder tener una trazabilidad de lo que ocurría en terreno: “buscábamos tener un control siempre digitalizado que no ocupe espacio y que podamos verlo en cualquier lugar” dice.
Las ventajas de los partes de trabajo en la nube
Contar con Kizeo Forms, más allá de dejar de usar documentos en papel en las intervenciones, le permitió a Powermatic contar con una plataforma dónde todos los registros quedarán centralizados y fueran accesibles desde cualquier lugar.
Realizar partes de trabajo en la nube también permite agilizar el envío de información de la oficina al terreno y viceversa, reduciendo los tiempos dedicados a la gestión y mejorando la comunicación entre todas las partes involucradas. Es ideal para una empresa que se dedica al servicio de asistencia técnica.
Cómo implementar partes diarios de trabajo digitales
Tal vez te parezca que contar con partes diarios de trabajo digitales pueda ser una tarea engorrosa. Pero, en realidad, lo único que exige al principio es tener el esquema de cómo quieres que funcione.
En el caso de Powermatic, el primer paso fue construir un formulario en Kizeo Forms que incluyera todos los campos que habitualmente tenían en sus partes en papel. Esto lo hicieron desde la plataforma web de Kizeo Forms, que cuenta con más de 20 tipos de campos y que facilita la creación de formularios gracias al sistema de arrastrar y soltar.
Los desplazamientos innecesarios, un tema del pasado
Después, pusieron en marcha una metodología que se acomodara a la estructura de su empresa.
Hoy en día, el personal administrativo recibe la solicitud del cliente de una asistencia, prepara el parte de trabajo digital con Kizeo Forms en muy pocos clics. Luego, se lo envía directamente al técnico quien “puede realizar la tarea sin tener mayor pérdida de tiempo y desde el lugar que se encuentra”, nos cuenta Moreno, gerente de Powermatic.
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Más asistencias en menos tiempo, lo conseguido con una solución digital
Con los partes de trabajo diarios digitalizados, la gestión de las intervenciones en Powermatic es mucho más simple. José María nos explica que con ellos han logrado ahorrar tiempos innecesarios de desplazamientos y, en consecuencia, pueden ofrecer un mayor número de asistencia en un menor tiempo.
“A final de año también podemos saber las asistencias que ha realizado cada uno de los técnicos, el tiempo que ha empleado. Para nosotros saber el número de operaciones que realiza un técnico también es algo fundamental”, enfatiza Moreno.
Kizeo Forms para realizar partes de trabajo
Para comenzar a trabajar con un parte diario de trabajo lo más importante es determinar qué información debe llevar cada formulario: ¿incluirás la localización de la intervención? ¿necesitas que se agreguen fotos en el reporte? ¿buscas que haya firma del cliente y del técnico? Esto dependará de cómo trabajes y de la información que quieras registrar.
Luego, para comenzar a capturar datos en terreno, los técnicos necesitan tener descargada la app de Kizeo Forms. Desde ella, podrán recibir los partes de trabajo diarios que se le asignen desde la oficina. La documentación de la intervención será más ágil gracias a que solo deberán rellenar los datos que se hayan determinado previamente: sin distracciones ni posibles errores.
Funcionalidades Kizeo Forms, las más usadas por Powermatic
Visibilidad del trabajo de los técnicos con el registro de día y hora Informes más completos con fotos y vídeos que se realizan in situ Conocimiento de los desplazamientos de los técnicos gracias a la geolocalización Trazabilidad completa del trabajo realizado gracias al histórico disponible en la plataforma web 
Entrevista a Bernardo Herranz Ortín, Empresa VOPSA – Vías y Obras Públicas S.A., España
En esta entrevista, Bernardo Herranz Ortín nos cuenta cómo fue el proceso de selección y la implantación de Kizeo Forms en VOPSA. Algunos departamentos que usan la herramienta para gestionar el parte diario de trabajo, realizar no conformidades, partes de incidentes, control de horas trabajadas, etc…
Bouygues Obras Públicas digitaliza los documentos usados en la gestión de las obra
En este caso se pone en relieve el trabajo en conjunto entre la empresa Bouyes y los técnicos de Kizeo Forms para lograr la digitalización de algunos de sus procesos. Tras planificar se logró el uso de formularios para la obra llamada EOLE; se trata de la extensión de una de las principales líneas del metro de París.
Bienvenido a Kizeo Forms
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