05Mar, 2021
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Dessin de agent de sécurité

Trois étapes pour digitaliser mon rapport de ronde de sécurité.

La confiance n’exclut pas le contrôle !

Bien que très utile, au format papier, le rapport de ronde de sécurité n’est pas un outil précis en soi. En effet, ce compte rendu peut être complété à l’avance par les rondiers. Globalement, cet outil ne permet pas de suivre précisément et en temps réel le travail effectué. Cette absence de traçabilité peut jouer en votre défaveur dans la relation professionnelle.

A l’aide de l’outil, Kizeo Forms, vous pourrez vous affranchir de tous les inconvénients inhérents aux rapports papier.

Nous vous proposons dans cet article d’apprendre comment digitaliser en trois étapes votre rapport de ronde de sécurité avec Kizeo Forms : notre solution de digitalisation mobile.

Etape 1 : ce qui se conçoit bien s’énonce clairement !

La première étape est simple mais primordiale. Notez sur une page blanche toutes les informations qui vous seront utiles :

Communiquez à vos rondiers via le formulaire mobile :

  • L’adresse du site (rue, ville et/ou coordonnées GPS).
  • Des consignes de rondes (annexe, règlement, etc.).

Collectez pendant les rondes à l’aide du formulaire mobile :

  • Le nom/prénom de l’intervenant.
  • La date et l’heure des points de contrôle.
  • Des photos des zones de contrôle.
  • Des informations dans des tags NFC.

Retrouvez dans votre rapport de ronde de sécurité :

  • Un numéro de rapport unique.
  • Les données collectées.

Une fois listées les ces informations nécessaires à la mise en place de votre ronde de sécurité digitale, rendez-vous sur la plateforme web de Kizeo Forms.

Un maître d'oeuvre avec un formulaire papier

Rapport de ronde de sécurité digital

Vous n’avez pas encore de compte ?

Etape 2 : la conception digitale de votre rapport de ronde de sécurité

La deuxième étape consiste à transposer votre canevas de besoins en un formulaire numérique à partir de l’espace administration de Kizeo Forms. A cet effet, un large éventail d’options (champs), vous attendent pour concevoir, sur-mesure, vos comptes rendus d’intervention. Après un rapide tour dans l’espace d’Administration, cliquez sur « Créer un formulaire » puis :

  • Nommez-le : « Ronde de surveillance »,
  • Faites glisser depuis l’espace de création des éléments photographies, géolocalisation et texte
  • Renommez les éléments choisis (ex : photographies des points de contrôles),
  • Enregistrez votre formulaire,
  • Essayez votre formulaire depuis votre smartphone, et si nécessaire ajustez l’ordre et le type des champs.
  • Validez votre formulaire mobile avec un agent terrain.

Un ordinateur avec la plateforme web de Kizeo Forms

Une fois votre formulaire digital, créé, il vous restera à préparer votre rapport personnalisé « Ronde de surveillance » qui sera automatiquement envoyé aux clients et managers.

Etape 3 : rapport personnalisé PDF et scénarios d’e-mails

Dans cette étape, il s’agit de structurer la mise en forme des données qui seront saisies par les agents de sécurité via votre formulaire numérique. Les informations saisies sur l’application mobile peuvent générer un document Word, Excel ou PDF. Il vous sera possible de personnaliser ce document avec l’en-tête de votre société, la police, le style de votre choix, etc. Kizeo Forms offre une grande liberté quant à la présentation de ce document.

Par exemple, vous décidez de créer un rapport personnalisé au format PDF. Pour ce faire, rendez-vous dans les options de votre formulaire Ronde de surveillance depuis son espace de modification. Ensuite cliquez sur « Exports »,« Ajouter » et Word :

  • Téléchargez le modèle généré automatiquement par Kizeo Forms ; ce dernier comprend l’intégralité des champs ##photo##, ##géolocalisation##, etc.. au travers de codes d’identification
  • Apportez les modifications nécessaires afin de lui donner les couleurs de votre société comme : L’intégration de votre logo en en-tête, la saisie de votre adresse en pied de page,
  • Réinsérez le document dans Kizeo Forms,
  • Enregistrez le formulaire.

Le rapport d’intervention personnalisé terminé, vous pouvez mettre en place des scénarios d’e-mails. Cela revient à programmer l’envoi d’un ou plusieurs mails à des personnes différentes (ex : client, chef d’équipe, assureur). Le contenu des e-mails pourra varier en fonction des destinataires. De cette façon, une fois les formulaires de ronde de sécurité remplis, des e-mails seront envoyés automatiquement aux interlocuteurs de votre choix avec en pièce jointe vôtre rapport personnalisé.

En conclusion :

Il ne sera plus nécessaire d’attendre le retour des agents de sécurité pour diffuser l’information : elle est envoyée en temps réel.

De plus, tous les rapports de surveillance seront historisés et vous ne prendrez pas le risque de les perdre. Les fonctionnalités de l’application Kizeo Forms s’adaptent à tous les besoins des professionnels et vous feront gagner un temps considérable.

Accompagnés de photos, d’horodatage et de coordonnées GPS vos rapports seront plus précis et indiscutables.

 

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