Comment gagner du temps avec la saisie de données en mobilité

27Fév, 2020

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L’utilisation des formulaires mobiles est devenue une aubaine pour tous les professionnels. La collecte de données en mobilité fait partie intégrante des activités de toutes les entreprises ; et ce quels que soient leurs secteurs d’activités. Que vous soyez dans l’agriculture, dans le BTP, dans la logistique, la mise en œuvre de processus de remontées des informations terrain et de saisie de données en mobilité sont indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise. Mais souhaitez-vous réellement passer trois heures de vos soirées à retranscrire vos observations papier vers un fichier Word ? La génération « mobile » attend de nous plus de rapidité, de simplicité et surtout d’efficacité dans la remontée de ces précieux renseignements.

Notre réponse tient en deux mots : Kizeo Forms

Il s’agit d’une application mobile de saisie de données permettant de collecter tous types d’informations (photographies, données de géolocalisation, dessins etc.). Une fois les informations collectées, l’application, met en forme pour vous les données collectées dans un rapport personnalisé. Ces rapports seront alors envoyés automatiquement aux interlocuteurs que vous aurez préalablement identifiés et ce même sans connexion internet ; (envoi en différé dans ce cas).

Pour la mettre en œuvre il vous suffit d’avoir un smartphone dans la poche. Votre appareil mobile doté de Kizeo Forms pourra ainsi révéler son plein potentiel professionnel et vous permettre de gagner un temps très précieux dans la remontée des informations terrain.

Vous n’avez pas encore de compte ?

Comment débuter avec la saisie de données en mobilité ?

Dans un premier temps, vous devez vous rendre dans l’espace d’administration de Kizeo Forms, accessible depuis votre ordinateur, pour créer votre formulaire : suivi de chantier, bon de commande, etc.

Étape 1 : je structure mes besoins pour faciliter la saisie de données en mobilité.

La digitalisation vous ouvre le champ des possibles. Vous aurez la possibilité de donner vie à de nombreuses idées, qu’il vous serait impossible d’obtenir simplement à l’aide d’une feuille A4 ou d’un fichier Excel. C’est pourquoi, nous vous conseillons, pour commencer de noter absolument tout ce que vous souhaiteriez pouvoir faire avec votre formulaire numérique. Par exemple, vous aimeriez y :

• Inclure des conditions de validations,
• Créer des scénarios d’emails à envoyer automatiquement,
• Rester informé en temps réel des activités de vos collaborateurs.

Étape 2 :  je crée mon formulaire mobile 

La deuxième étape consiste à construire votre formulaire digital suivi de chantier, bon d’interventions, etc.

Depuis votre ordinateur rendez-vous dans l’espace d’administration de Kizeo :

• Cliquez sur formulaire, puis créez un formulaire,
• Nommez votre formulaire,
• Ajoutez les fonctionnalités dont vous avez besoin (Ex : codes à barres, de balises NFC, de géolocalisation, de calculs etc.)

Cette étape terminée vous n’aurez plus à y revenir par la suite.

Étape 3 : je crée mon rapport personnalisé à mon image

Vous avez la possibilité de paramétrer entièrement votre « rapport personnalisé ». Par exemple y ajouter l’en-tête de votre société, la police et le style que vous souhaitez. L’application vous donne une grande liberté quant à la rédaction de votre document final.

Pour ce faire vous devez :

• Ouvrir une page vierge Word ou télécharger l’exemple de votre choix parmi une grande sélection proposée par Kizeo.
• Organiser votre document en insérant les balises là où vous voulez qu’elles affichent l’information.
• Insérer votre Word ou le modèle choisi dans Kizeo Forms

Étape 4 : je télécharge l’application pour commencer la saisie de données en mobilité

Une fois votre formulaire et votre rapport personnalisé créés, il ne vous reste plus qu’à télécharger l’application Kizeo Forms sur votre smartphone ou tablette. Dans l’application, rendez-vous dans « mes formulaires » et à l’aide de la barre de recherche, tapez le nom du formulaire que vous avez créé sur votre ordinateur. Dès lors vous pourrez commencer à saisir en mobilité les informations essentielles de votre processus métier.