Workflows: ¿Qué son y cómo pueden ayudarte?

08Nov, 2022

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En un mercado tan competitivo como el actual, todas las empresas necesitan optimizar sus workflows (o flujos de trabajo) para alcanzar sus objetivos y marcar la diferencia. Ya que les permite aumentar la productividad y eficiencia de sus procesos.

Sin embargo, la falta de claridad y las imprecisiones a la hora de diseñarlos pueden conseguir el efecto contrario y ralentizar todo el proceso de trabajo. De hecho, es habitual que los empleados dediquen mucho tiempo a tareas poco relevantes y repetitivas como buscar información o dar seguimiento al estado de un proyecto.

Esto puede significar que los trabajadores están ocupados y realizan muchas tareas, pero el avance del trabajo es lento. Para evitar que esto pase en tu empresa, ¿quieres entender de forma clara qué es un workflow y cómo diseñarlo para aumentar tu productividad y eficiencia? 

A continuación te explicamos todo lo que necesitas saber para optimizar tus flujos de trabajo.

¿Qué es un workflow?

Un workflow es una secuencia lógica que tiene el objetivo de automatizar y simplificar los procesos de trabajo de una empresa. De manera que las tareas a realizar y la información pasan de un trabajador a otro en un orden determinado y en unas condiciones establecidas.

Es decir, conecta a las personas indicadas con los datos correctos en el momento adecuado. Por lo que mejora la transmisión de información entre los departamentos involucrados y permite que los equipos cumplan con sus objetivos. 

¿Por qué son importantes?

Los flujos de trabajo estandarizan las tareas y los procesos para asegurar procedimientos más rápidos y efectivos. Además, ordenan cada tarea y contribuyen a conseguir resultados más precisos.

También te permiten medir KPIs para evaluar la eficiencia y productividad de tu negocio. Por lo tanto, garantizan una mejor comunicación entre equipos, fomentan la mejora continua y reducen los costos operativos. 

Pasos para diseñar tus workflows

Aunque cada uno es único, el proceso para diseñarlo es flexible y te permite adaptarlo a tus necesidades:

1. Define las tareas

Lo primero es tener una visión global de todas las tareas y definir los objetivos que quieres conseguir. Así, puedes desglosar los puntos concretos del proceso y crear tu flujo de trabajo en función de la prioridad de cada objetivo. 

2. Dibuja el proceso

Elabora un esquema con los pasos que hay que seguir de forma ordenada (y las posibles variaciones) para completar el proceso. De forma que el flujo de trabajo quede bien definido y se entienda de manera visual.

Es fundamental que tengas en cuenta todo lo que puede ocurrir durante el proceso. Si no, el workflow pierde su eficacia.

3. Implementa el flujo de trabajo

Ponlo a prueba. Empieza con un pequeño test para detectar fallos y puntos de mejora. Y revisa que cada tarea se ajuste al esquema definido para completar el proceso. Así, evitas que cualquier error tenga consecuencias graves.

4. Mide los resultados

Analiza y evalúa el rendimiento (tiempo invertido en cada tarea y en el proceso) obtenido con el nuevo workflow.  Asegúrate de que la ejecución de cada tarea está bien hecha y en el orden correspondiente. Así como que los empleados tengan acceso a la información necesaria en el momento adecuado.

¿No has conseguido los resultados que esperabas? Vuelve al paso 2, analiza qué ha fallado y vuelve a diseñarlo. Implementa y mide.

Y si quieres poner en marcha tu flujo de trabajo optimizado de manera más fácil, utiliza una herramienta digital como Kizeo Forms.

Digitaliza tus workflows con Kizeo Forms

Kizeo Forms es un software cloud que te permite digitalizar procesos en tu empresa. Con esta herramienta puedes crear formularios y reportes digitales totalmente personalizados y, gracias a la app móvil, puedes capturar datos sobre el terreno. Por lo tanto, te ayuda a automatizar todo tipo de tareas administrativas y operativas. 

Algunos procesos que puedes diseñar flujos de trabajo desde la plataforma incluyen:

• Controla y gestiona el stock
• Planifica y programa el mantenimiento preventivo
• Notifica y gestiona las averías o incidencias
• Gestiona las compras de material necesario

De esta manera, automatizas tareas, estandarizas todo tipo de procesos y facilitas la coordinación entre los distintos empleados de la empresa. Lo que te permite acelerar el flujo de información y aumentar la eficiencia y productividad de tus procesos.

En conclusión, un workflow es una secuencia ordenada de tareas que permite que cada empleado tenga la información que necesita en cada momento para completar un trabajo. Y contar con una herramienta digital para diseñarlo facilita su optimización.

Así, con Kizeo Forms puedes digitalizar el flujo de trabajo de todo tipo de procesos y ahorrar tiempo de trabajo, acelerar la comunicación y aumentar la productividad y la eficiencia de tu empresa.

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