¿Cómo clasificar sus formularios Kizeo Forms en Dropbox?

20Mar, 2018

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¿Sabía que con Kizeo Forms podía clasificar directamente dentro de su cuenta Dropbox los documentos y reportes personalizados? Es decir que cuando rellena formularios digitales en su dispositivo móvil, los datos van a almacenarse automáticamente en las carpetas de su cuenta Dropbox, la cual puede puede organizar y personalizar a su gusto.

Esto requiere una etapa previa de configuración que detallaremos a continuación.

Configuración.

Después de haber vinculado su cuenta Dropbox con su cuenta Kizeo Forms, tiene que entrar en la pestaña Mas opciones en su formulario y hacer clic en la pestaña Dropbox.

Luego, solo necesita definir qué documento (s) se almacenarán y dónde . Lo que significa que puede elegir en qué carpeta se guardarán los archivos y cómo se nombrarán. Es posible crear subcategorías en sus carpetas. Para hacerlo, debe insertar el siguiente símbolo: /

Hay dos opciones para configurar la organización de su Dropbox desde Kizeo Forms:

• El primero es configurarlo con texto fijo .
• La otra opción es configurarlo con etiqueta (s) . De hecho, puede agregar el uso de la etiqueta de uno o varios elementos para personalizar el nombre de los archivos de Dropbox que se crearán.

Configurar con texto

Tomemos el ejemplo del formulario Cupón de entrega . Queremos que cada vez que un conductor complete el formulario de entrega digital en su dispositivo móvil, los informes generados se guarden y almacenen en nuestra cuenta de Dropbox en la carpeta denominada ‘Cupón de entrega’ y la subcategoría ‘2018’.

• Para ello, entraremos en las opciones del formulario de entrega.
• Seleccione la  pestaña Dropbox .
• Marque la casilla llamada ” Usar Dropbox ” e ingrese el nombre de su carpeta (s) de Dropbox. El símbolo / generará una subcarpeta . En nuestro ejemplo, pondremos  Comprobante de entrega / 2018.
• Seleccione el formato de los informes que se guardarán. Puede seleccionar varios documentos.
• Haga clic en el botón Guardar de su formulario.

• Luego en su cuenta de Dropbox, se creara automáticamente una carpeta llamada “Comprobante_de_entrega”.

• Al abrir dicha carpeta, se creara una sub-carpeta o sub-categoria llamada “2018”.

• Finalmente, los archivos de guardaran automáticamente con el formato seleccionado.

Configuración con etiquetas

Tomemos el mismo ejemplo del formulario Comprobante de entrega . Salvo que esta vez, en lugar de poner texto, personalizaremos el nombre de la carpeta y subcarpeta poniendo la etiqueta de uno o varios elementos de este formulario. Por ejemplo, queremos crear la primera carpeta con el nombre ‘ Comprobante de entrega ‘ y la subcarpeta que se nombrará con el nombre de la empresa (cliente). Repasemos los diferentes pasos:

• Primero, seleccionaremos el elemento “Nombre del repartidor” de nuestro formulario para verificar cuál es su etiqueta.  La etiqueta es ##nombre_del_repartidor ##.
• Haga clic en el  botón de Mas opciones de su formulario.
• Seleccione la pestaña Dropbox .
• Marque la casilla llamada ” Usar Dropbox ” e ingrese el nombre de su carpeta (s) de Dropbox. El símbolo / generará una subcarpeta . En nuestro ejemplo, pondremos Comprobante de entrega / ##nombre_del_repartidor## 
• Seleccione el formato de los informes que se guardarán. Puede seleccionar varios documentos.
• Haga clic en el botón Guardar de su formulario.

• Luego en su cuenta de Dropbox, se creara automáticamente una carpeta llamada “Comprobante_de_entrega”.

Luego de abrir esta carpeta, se creara una sub-categoría con el nombre del repartidor.

Comentario: Si utiliza una etiqueta correspondiendo a un elemento fecha, asegúrese de que el formato de esta fecha sea ISO (2018-03-03). Ya que con un formato como el siguiente: 03/03/2018, el símbolo / creará una carpeta adicional.