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¿Cómo configurar el envío automático de correo(s) electrónico(s)?

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30Ene, 2018

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Categorias / Trucos y Consejos, Tutoriales Por Greilysu Moreno

Con Kizeo Forms, ahora es posible configurar diferentes correos electrónicos de acuerdo con lo que se ha escrito en tu formulario digital. Tomemos el ejemplo de la plantilla de comprobante de entrega disponible en la biblioteca. Una vez que el conductor completó el formulario en el momento de la entrega, se enviarán varios correos electrónicos personalizados:

Un correo electrónico al servicio de atención al cliente (solo si se notificó un daño en el paquete) con la imagen del paquete adjunta.
Un correo electrónico a la oficina para notificar que el paquete se entregó con el comprobante de entrega adjunto.
Un correo electrónico al departamento de calidad si la calificación del cliente es inferior a 6/20.

Descubre en este Tip cómo configurar diferentes escenarios de correos electrónicos según el perfil de usuario , a qué casilla de verificación se le ha llenado o a qué elemento ha sido elegido entre una lista por el usuario de campo.

Recordatorio : para crear varios escenarios de correo electrónico, debes ingresar a su formulario> Hacer clic en Mas Opciones > Ir a la pestaña Correo > Hacer clic en el botón azul Añadir .

Para obtener más información sobre cómo personalizar el contenido de tu correo electrónico y agregar los destinatarios, lee nuestro tutorial.

Paso 1: personaliza el asunto y el mensaje del correo electrónico

Puedes escribir y formatear un asunto y un mensaje fijo escribiendo tu texto en los cuadros Asunto del correo electrónico y Mensaje de correo electrónico.

También puedes insertar enlaces, código html, una tabla… Tú decides el diseño de tu correo electrónico.

Tienes la posibilidad de personalizar esta información mediante etiquetas dinámicas.

Para evitar problemas a la hora de editar, te aconsejamos que escribas tu mensaje directamente en el área de creación y no desde Word.

En nuestro ejemplo, queremos que el nombre y apellido del contacto sean reemplazados por la información recopilada en el campo. Lo mismo se aplica a la fecha, número de orden de compra, entre otros datos.

Paso 2: configurar los destinatarios del correo electrónico

Configura tu envío

Va a la pestaña de destinatarios para configurar su envío.

En el cuadro de texto puedes:

Inserta la(s) dirección(es) de correo electrónico de uno o más contactos
También puedes insertar la(s) etiqueta(s) de uno o más campos. Por lo tanto, la dirección de correo electrónico contenida en este campo después de la entrada también se utilizará para enviar un correo electrónico.
También es posible enviar el formulario a la persona que completó el formulario, simplemente debes marcar la opción. La dirección de correo electrónico que se tiene en cuenta es la que has registrado en la ficha del usuario (en el menú Configuración, pestaña Usuarios). Si este formulario no incluye una dirección de correo electrónico (o una dirección no válida), el informe se enviará al administrador.
Marca la casilla “Enviar incluso si el campo está oculto ” para que el correo electrónico se envíe incluso si el campo está invisible.

Nota: Puedes combinar etiquetas y direcciones de correo electrónico fijas.

Recordatorio:

Lista de destinatarios: la lista de destinatarios clásica.
CC o copia carbón: te permite copiar a personas que no están directamente afectadas por el mensaje y que deseas que conozcan el contenido del mensaje o el envío del correo electrónico.
BCC o copia carbón invisible: permite copiar personas sin que nadie de los destinatarios o destinatarios ocultos vea que están copiadas.

Enviar un correo electrónico solo cuando se selecciona un elemento de una listaEnviar un correo electrónico dependiendo de quién es el usuario del campoEnviar un correo electrónico de acuerdo con el valor de un control deslizante

Deseas que tu correo electrónico sea enviado al servicio de atención al cliente solo si se notó un daño en el paquete y el elemento « ¿El paquete presenta algún daño? »Se responde Sí .

Haz clic en Mas Opciones de tu formulario> Selecciona la pestaña Correo.
Añadir un correo electrónico > Redactar el contenido de este correo electrónico> Agregar el destinatario
Va a la pestaña Avanzado de tu formulario,

Configura el filtro de la siguiente manera> Selecciona la casilla « ¿Agendar nueva intervención? »> Haz clic en el símbolo = > Selecciona Sí .
¡No olvides guardar tu formulario!

De esta forma, cada vez que el elemento « ¿Agendar nueva intervencion? »Se responderá Sí, se enviará automáticamente un correo electrónico a la persona responsable.

Deseas que se envíe un tipo específico de correo electrónico de acuerdo con el cargo al que pertenece el usuario de campo.

En primer lugar, asegúrate de que tus campos de usuario personalizables estén configurados correctamente para que cada uno de tus usuarios pertenezca a un grupo específico.
Va a Configuración de mi cuenta > luego a Campos de usuario personalizados > En este caso crearemos el campo llamado Cargo.

Luego vamos a Mis Usuarios y editaremos nuestro usuario.

Luego vamos a Campos personalizados y en Cargo llenaremos el campo como necesitamos, en este caso el cargo será Supervisor. Finalmente guardamos.

Una vez establecidos tus campos de usuario personalizables, repite los pasos anteriores de personalización de correo hasta llegar al filtro.

Aquí puedes filtrar de forma que solo los usuarios que pertenezcan a un cargo especifico reciban el correo.

Así cuando se agende una nueva intervención, el Supervisor recibirás automáticamente un correo electrónico con el detalle del comentario.

En nuestro ejemplo, se le pide al usuario en el lugar que le de un rango de temperatura critica de 1 a 10. Queremos configurar el correo electrónico para enviarlo al departamento de calidad solo si la temperatura es alta, digamos mayor o igual a 6 .

Así es como proceder:

Inserta un elemento deslizante en tu formulario y establece su valor mínimo y máximo. A este elemento lo nombraremos « Temperatura critica »
Haz clic en Reporte Personalizado de su formulario> Va a la pestaña Correo > Selecciona la pestaña Avanzado ,

Agrega un filtro> Selecciona tu elemento deslizante en la lista desplegable> Selecciona el símbolo > > Escribe un número, en nuestro ejemplo 6 .

Ahora, cuando un cliente coloca una temperatura mayor o igual a 6 , ¡se enviará automáticamente un correo electrónico notificando al departamento de calidad !

Cierra y Guarda tu formulario.

Reenvío de correo electrónico

Tienes la posibilidad, desde el historial, de reenviar tus correos electrónicos.
Antes de reenviar, la vista previa del correo electrónico te permite modificar el cuerpo del texto, el asunto y destinatario(s).

Una vez realizados los cambios, haz clic en Reenviar correo electrónico para enviar tu correo electrónico.

Recordatorio: puede definir varios correos electrónicos diferentes, no hay límite.

¿Cómo desactivo un escenario de correo electrónico?

Para desactivar un escenario, haz clic en el menú desplegable de la pestaña Correo electrónico y luego en Desactivar .

¿Cómo copiar un escenario?

Para facilitar la creación de un nuevo escenario, puedes copiar una plantilla ya existente.

Haz clic en el menú desplegable de tu escenario y luego en Copiar.
Se generará un nuevo modelo con la misma configuración que el anterior. Depende de ti realizar los cambios que desees.

¿Cómo configurar el envío automático de correo(s) electrónico(s)?

Paso 1: personaliza el asunto y el mensaje del correo electrónico