Excelencia operacional: la clave del crecimiento en el 2024

02Dic, 2022

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¿Cómo va la planificación para el 2024? En este momento del año todas las empresas buscan dejar definidas sus metas de crecimiento y su estrategia para el año que viene.

En el entorno competitivo actual, las empresas que van a cumplir sus objetivos de crecimiento son las que prioricen la excelencia operacional. 

¿Qué es la excelencia operacional?

La excelencia operacional es una estrategia empresarial orientada a maximizar la eficiencia de activos y equipos, estandarizar la calidad operativa y adelantarse a cualquier problema interno o externo.

Para que una empresa logre la excelencia operativa, hay seis fases que deben completarse: planificación, ejecución, control y mejora, medición de métricas de desempeño, circuitos de retroalimentación con fines de mejora y gestión del cambio en las operaciones. 

Es imperativo que la excelencia operacional sea adoptada de manera transversal en la empresa. En todos los departamentos y en todos los niveles. 

La excelencia operativa está muy relacionada con la norma ISO 9001:2015 de Sistema de Gestión de Calidad, donde se enumeran cuatro beneficios principales de su implementación:

• la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
• facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente;
• abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;
• la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados.

3 Principios de la excelencia operacional

La planificación estratégica dependerá del mercado en el que se encuentra la empresa, su tamaño y organización interna. Sin embargo, hemos identificado tres principios básicos para asegurar el éxito de la implementación de la excelencia operativa.

1. Estandarización de procesos

En principio, estandarizar significa hacer siempre de la misma manera una tarea, con el fin de obtener los mismos resultados cada vez. Asegura que todos los productos o servicios sean de la misma calidad y consistentes en su apariencia, función y desempeño.

Para las empresas esto significa que los procesos de producción o de operación deben estar claramente definidos y disponibles para todos los trabajadores. Así, al iniciarse la jornada, sin importar dónde se encuentren, todos los empleados trabajarán bajo los mismos conceptos. 

2. Mejora continua

El monitoreo constante de todos los procesos es crucial para el éxito del sistema de excelencia. Las empresas necesitan poder analizar el trabajo realizado, identificar patrones de errores y optimizar la gestión de procesos operativos. Esto es solamente posible con información fiable, oportuna y centralizada de toda la operación. 

3.  Extender el cumplimiento a los proveedores

Es común que las empresas en crecimiento y las grandes compañías cuenten con proveedores externos para ciertos procesos. Es imperativo que esto se tome en cuenta para involucrar a los proveedores en la estrategia de excelencia operativa. 

El trabajo de los proveedores va a reflejar frente a los clientes a la empresa, por eso deben cumplir con los mismos estándares de calidad que los trabajadores internos.

Categorías de herramientas de excelencia operacional para darte una ventaja competitiva

Existen una gran cantidad de herramientas que facilitan el cumplimiento de la excelencia operacional en empresas de distintos rubros, tamaños y necesidades.

Herramientas de automatización de procesos

Hay muchos tipos de herramientas de automatización de procesos que se pueden utilizar para automatizar diferentes partes del negocio. Algunas herramientas están diseñadas para un tipo específico de negocio, mientras que otras pueden usarse en cualquier industria. 

Están las soluciones de automatización de procesos mediante robots de software (RPA-Robotics Process Automation por sus siglas en inglés). Estos bots pueden automatizar tareas repetitivas como mover filas de datos de una base de datos a una hoja de cálculo. 

Dentro de las herramientas de automatización también entran las de automatización de flujos de trabajo. La automatización de flujo de trabajo simplifica la gestión de procesos empresariales complejos y es posible gracias a una solución como Kizeo Forms. Por ejemplo, cuando se rellena un formulario, se activa una acción del usuario o una señal interna. Los flujos de trabajo automatizados pueden mover o transformar los datos según sus instrucciones. 

Herramientas que facilitan el trabajo en cualquier lugar

Las herramientas que permiten a los trabajadores trabajar en cualquier lugar han cambiado las reglas del juego para las empresas.Ya que ayudan a impulsar la excelencia operativa al hacer posible que los empleados sean más productivos y eficientes.

Con la aplicación de Kizeo Forms, los técnicos pueden rellenar formularios detallados que verifican que el trabajo que están realizando cumple con los estándares de calidad de la empresa. Esto le permite a los supervisores tener más confianza en el trabajo realizado y monitorear equipos más grandes, aunque estén repartidos por el país. 

Herramientas que permiten centralizar información y mejorar la toma de decisiones

Como dijimos antes, las empresas comprometidas con la excelencia operacional necesitan tener información fiable y actualizada sobre sus operaciones para tomar decisiones a tiempo sobre qué mejoras hacer. Para esto se apoyan en herramientas de Business Intelligence como Power BI, que les ofrecen información variada como datos actuales e históricos del rendimiento de sus equipos. 

Kizeo Forms alimenta de datos confiables a herramientas de BI gracias a la conexión API. Así las empresas ahorran tiempo de traslado de información y cuentan con datos exactos en todo momento. 

Caso de éxito de excelencia operacional

Equans Chile es una empresa comprometida con la excelencia operacional, lo que ven como clave para ser líderes en el sector de mantenimiento multitécnico en el territorio nacional. 

Para cumplir sus metas empresariales, necesitaban obtener información para la toma de decisiones en el minuto de muchas instalaciones a nivel nacional. Esta recolección de datos manual les tomaba demasiado tiempo y la información no era confiable. Empiezan a utilizar a Kizeo Forms para digitalizar toda la captura de datos de manera rápida y eficiente. 

“Nosotros hacemos gestión de mantenimiento y confiabilidad y la confiabilidad depende mucho de los datos que nosotros podamos obtener de las plataformas que utilizamos”. 

Allyson González, subgerenta de excelencia operacional en Equans Chile

No solo han digitalizado las órdenes de trabajo de los técnicos en terreno, sino que también están usando Kizeo Forms para la gestión de activos y así maximizar su eficiencia, otra de las claves de la excelencia operacional.