Orden de trabajo: qué es y por qué debes digitalizarla

09Feb, 2023

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Una orden de trabajo es una herramienta de suma importancia para cualquier empresa con colaboradores en terreno. Permite definir los alcances de la intervención para evitar ineficiencias y errores. Muchas compañías siguen trabajando con órdenes de trabajo físicas. Estas son poco flexibles para las necesidades de cada cliente y obligan a los supervisores a perder tiempo traspasando información al computador. 

Al digitalizar las órdenes de trabajo, las partes interesadas pueden estar seguras de que las tareas de intervención se especifican correctamente, lo que permite a los técnicos realizar su trabajo con precisión sin perder tiempo ni recursos. Además, herramientas como las aplicaciones móviles permiten la colaboración en tiempo real entre técnicos y partes interesadas en todos los niveles de la organización.

¿Qué es una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo son documentos en los que se incluye toda la información de un trabajo o servicio. En ellos se especifican las instrucciones, los datos de las personas implicadas, los materiales que serán necesarios, los costes, los plazos, el lugar donde se llevará a cabo el trabajo y, en definitiva, toda la información relacionada con la actividad.

Sirven para planificar y gestionar los proyectos que tienen lugar fuera de la oficina y es una prueba y garantía de los servicios que se han realizado. Estos documentos, además, sirven para planificar las intervenciones y hacerles seguimiento.

Para estar completa, una orden de trabajo debe contener:

• El número de orden
• La fecha de emisión
• El nombre del cliente
• El tipo de servicio contratado y su descripción
• Notas sobre inconvenientes o variaciones durante el desarrollo del trabajo
• El coste y los cálculos
• La fecha de entrega
• La firma del cliente. 

Toda esta información debe estar correctamente especificada para evitar que pueda surgir ningún malentendido.

¿Para qué sirve la orden de trabajo?

Para el cliente, son una garantía del servicio que se le presta, para el supervisor es una herramienta que le permite controlar los avances y el tiempo trabajado del personal y, para el técnico, es una asignación de una tarea que debe realizar y sobre la que tendrá que hacer un informe después. En definitiva, las órdenes de trabajo sirven para respaldar tanto a tu empresa como a un cliente ante cualquier inconveniente que pueda surgir.

Son muy comunes en empresas de mantenimiento eléctrico o industrial, de servicios de limpieza o de construcción, de talleres mecánicos y de servicios técnicos, entre otras. Y aunque muchas de estas empresas aún siguen emitiendo cada orden de trabajo de forma manual y en papel, esta es una tendencia que se está abandonando poco a poco.

Con los nuevos programas para gestionar órdenes de trabajo, el proceso se ha agilizado en gran medida. Y es que ya no es necesario perder tiempo redactando informes o esperando una aprobación, ahora, además, los inventarios de materiales y el control de las horas trabajadas son aún más exactos que nunca.

La digitalización de las órdenes de trabajo puede aportar a tu empresa una mayor precisión, control y seguridad, dando también a los clientes un trato mucho más rápido y profesional.

¿Cómo se hace una orden de trabajo?

Ahora que ya sabemos lo que son las órdenes de trabajo y la importancia y beneficios que estos aportan a una empresa, es importante saber cómo deben efectuarse y qué deben incluir para que cumplan con la función para las que fueron creadas.

El objetivo de las órdenes de trabajo es identificar una tarea o problema relacionado con un trabajo que hay que cubrir, pedir que se resuelva, verificar qué se ha hecho, marcarlo como aprobado o prioridad, asignar a alguien para que lo solucione y una vez completado, rellenar la documentación que detalle todo el proceso.

Para poder resolver todos estos campos en las órdenes de trabajo, es vital, seguir seis pasos que son:

Identificar el trabajo

Es importante entender cuál es el problema o el trabajo y lo que se requiere para solucionarlo. El encargado de hacerlo tendrá que acatar esta información y entender cuáles son las acciones a realizar.

Marcar prioridades

No, todas las órdenes de trabajo tienen la misma importancia, por lo que habrá que clasificarlas por orden de prioridad, según el trabajo que tenga que realizarse y las actividades que estén planificadas.

Analizar los recursos necesarios

Una vez que ya sabemos los trabajos a realizar, analizaremos los recursos disponibles y los que faltan, como podrían ser herramientas, equipos, materiales o incluso trabajadores extra para llevarlos a cabo.

Explicar al detalle las especificaciones

Hay que detallar la información más importante como cuáles son los datos para contactar con los usuarios implicados, el trabajo a realizar, los días en los que se realizará y en qué horario, así como el plazo establecido.

Asignar al técnico encargado

Se seleccionará el técnico de mantenimiento más adecuado para realizar ese trabajo, con el fin de que este tenga éxito y de que la reputación de la empresa se mantenga intacta.

Hacer un documento explicativo final

Cuando se haya llevado a cabo el trabajo, se realizará un informe explicando los problemas que hayan podido surgir, las acciones que se han llevado a cabo, el técnico que las ha realizado y la satisfacción del cliente.

Existen distintos tipos de órdenes de trabajo como: orden de trabajo general, de mantenimiento preventivo, de inspección, de emergencia o de mantenimiento correctivo. Sin embargo, cada una de ellas deberá cumplir con los puntos anteriormente citados.

Cómo puede ayudarte Kizeo Forms a realizar una orden de trabajo

Gestionar órdenes de trabajo con papel y lápiz ya no es tan efectivo si lo comparas con la cantidad de empresas que están utilizando las nuevas tecnologías para ello.

Con Kizeo Forms, puedes digitalizar este proceso en un abrir y cerrar de ojos, y lo más importante, en cualquier parte. 

Esta herramienta te permite crear formularios con un sistema simple de arrastrar y soltar que completarán tus técnicos desde la aplicación móvil. Puedes construir tus órdenes de trabajo con campos inteligentes como geolocalización, firma digital, importación de base de datos, cálculos automáticos, toma de fotografías y más.

Cada una de tus órdenes de trabajo viene asociada con un informe digital automatizado, con lo cual al rellenar un formulario se enviará al instante un informe a quien necesites. Lo mejor es que este informe lo puedes personalizar con el logo de tu empresa y los colores corporativos, además definir el tamaño de las imágenes, la información visible, entre otros.   

Kizeo Forms es también una solución para planificar y asignar las tareas de los empleados en movilidad. Asigna tareas estando en la oficina y tus técnicos reciben la notificación en su móvil o tablet, con la información necesaria para cumplir con un servicio de mantenimiento, por ejemplo. 

Plantilla orden de trabajo con Kizeo Forms

A continuación, te dejamos un vídeo y algunos ejemplos de una orden de trabajo, tanto en la app móvil como en el ordenador:

Haz partes de trabajo con las horas trabajadas y los materiales usados, reportes de incidentes, realiza mantenimientos preventivos programados, entre otras gestiones basadas en papel. 

Prueba Kizeo Forms sin compromiso y conocerás la satisfacción de hacer un trabajo en la mitad de tiempo, y lo mejor, bien hecho. ¿Qué estás esperando?