La digitalización y la gestión documental en las asociaciones y ONG

16Ago, 2018

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Las ONG tienen que gestionar a diario una cantidad de papeleo significativa como los formularios de inscripción de voluntarios, inscripción a eventos, notas de gastos, recibos de donaciones, encuestas y más. Usar formularios papel para estas tareas administrativas representa, además de un alto consumo de papel y de tiempo, una posibilidad de perdida o el robo de datos.

Los formularios digitales son la solución ideal para superar estos problemas. Kizeo Forms es una aplicación que cuenta con varias opciones que le dan un verdadero avance a los usuarios. Entre estas opciones, las más destacadas son la geolocalización, la posibilidad de recopilar datos en modo offline, adjuntar fotos a sus documentos y enviar correos electrónicos automatizados.

Kizeo Forms: la solución para las ONG

Gestionar las solicitudes de asistencia

Recibir una solicitud de asistencia en formato papel aumenta considerablemente el tiempo de tratamiento ya que tiene que ser leída y transferida a la persona correspondiente. La solución Kizeo Forms permite digitalizar este procedimiento y así automatizar el envío de esta solicitud por correo electrónico directamente hacía la persona correcta. De esta forma ahorra tiempo y optimiza el tratamiento de las solicitudes.

Reclutar voluntarios

Los voluntarios son el pilar de una ONG. Por lo tanto, es fundamental reclutar las personas adecuadas. Para agilizar este proceso de RRHH, los formularios digitales Kizeo Forms permiten registrar directamente los datos de los candidatos desde cualquier dispositivo móvil (en la calle o durante un evento).

Gestionar las inscripciones

Obtener más donaciones es el objetivo principal de cualquier ONG. Los eventos son ocasiones ideales para conseguir nuevas donaciones y registrarlas en el momento. La falta de conexión al internet muy a menudo constituye un obstáculo a la recaudación de fondos. Los formularios digitales son una excelente alternativa al papel y a la falta de conexión ya que la opción offline de Kizeo Forms permite registrar formularios de donación aunque el dispositivo no esté conectado a internet.

Usando Kizeo Forms en la conferencia SLS18 en Chicago, pudimos recolectar en modo offline los nombres de más de 800 contactos y guardarlos en nuestra base de datos una vez la conexión al internet restablecida.

– Adam Henrichs, Director ejecutivo – Creatio, asociación ubicada en EEUU.

Leer el testimonio completo.

Agradecer a los donantes

Dígale gracias a sus donantes configurando un correo electrónico con contenido y adjunto personalizados que se enviará automáticamente después de haber guardado su formulario digital.

Juntar feedback

Mejore la organización de su asociación recopilando feedback de los integrantes de su equipo y de las personas externas gracias a un formulario o una encuesta digital. Así, los datos recolectados le ayudará a tener una visión más justa de las debilidades y fuerzas de su organización.

Analizar y desarrollar una estrategia

Kizeo Forms permite capturar información que luego puede ser analizada más en detalle. El historial de datos recopilados le ayuda a entender como funciona su organización y a ajustar su estrategia. De acuerdo a este análisis, puede poner en marcha nuevos procedimientos.

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