Cómo hacer notas de entrega digitales

21Mar, 2024

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Las notas de entrega son esenciales para probar la entrega de un paquete o la realización de un servicio. Por lo tanto, son documentos con datos importantes para el negocio y se deben de gestionar y archivar de manera adecuada.

Sin embargo, todavía es habitual ver a repartidores de mercancías rellenar formularios en papel, pedir la firma del cliente y, luego, llevar una copia a la oficina. Del mismo modo ocurre con técnicos que realizan trabajos y servicios (reparaciones, mantenimientos, instalaciones, etc.) sobre el terreno.

Así, se llega a almacenar una gran cantidad de comprobantes en las oficinas, lo que dificulta su gestión y hace más difícil encontrarlos transcurrido un tiempo. Además, no podemos olvidar los errores que se producen al escribir a mano, el tiempo que lleva rellenarlos (sobre todo si hay que indicar alguna modificación), el riesgo de perderlos… En consecuencia, se pierde mucho tiempo en tareas burocráticas y se ralentiza la tramitación de facturas, pagos, etc.

Además, tenemos que tener en cuenta el gran impacto medioambiental que tiene el uso del papel. Por lo tanto, en búsqueda de una mayor eficiencia en su gestión y volverse paperless, las empresas apuestan por utilizar notas de entrega digitales.

¿Quieres saber cómo puedes hacerlo tú también? A continuación te lo contamos.

¿Qué es una nota de entrega?

Las notas de entrega son documentos mercantiles que acreditan que un pedido se ha entregado. Es decir, son una prueba documental de que se ha hecho una transacción y las dos partes están conformes.

Así, la nota justifica la entrega y recepción del producto o servicios, pero no el pago de la mercancía o la prestación. Por ello, son documentos de gran importancia para asegurar la relación entre el vendedor y el comprador y evitar problemas futuros.

Datos que debe contener una nota de entrega de mercancía

No existe un formato obligatorio a seguir. Sin embargo, sí hay una serie de datos que obligatoriamente debe tener una nota de entrega:

• Número de serie: indica el número de operación y la fecha de emisión.
• Datos del cliente: nombre, apellidos, dirección de entrega, razón social, número de teléfono y número de identificación del cliente.
• Producto: descripción del producto entregado o el servicio realizado.
• Firma del receptor: justifica la recepción.

Por lo tanto, gestionar de forma adecuada toda esta información consume tiempo (sobre todo si se elaboran las notas en papel). Al digitalizarlas agilizas la gestión de la información y, también, los trámites con tus clientes.

Caso de éxito: Pan de Azúcar aceleró su gestión de ventas con Kizeo Forms

Comprobante de entrega o factura, ¿qué va primero?

Tanto las notas de entrega como las facturas permiten reflejar los movimientos y transacciones que se realizan entre tu empresa y tus clientes. Y aunque muchas veces se confunden, la realidad es que no son lo mismo:

• La nota de entrega sirve para asegurar la conformidad del producto entregado o servicio realizado entre el cliente y la empresa. En consecuencia, se elabora en el momento de la entrega, pero no tiene validez fiscal.
• La factura sí que tiene validez fiscal y es obligatoria hacerla, ya que permite constatar el origen de los ingresos. Es decir, justifica el cobro del producto o servicio. Por lo tanto, debe indicar el precio y el IVA.

Así, primero se elabora el comprobante de entrega y después la factura. Por eso, es muy importante gestionarlos de manera adecuada para garantizar la fiabilidad y controlar, en todo momento y sin errores, los trámites y transacciones que efectúas con tus clientes.

Pero, ¿cómo puedes hacerlo de forma eficiente?

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Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que te permite generar notas de entrega y digitalizar su gestión. A través de la plataforma web diseñas el comprobante personalizado con la información que necesitas.

De esta manera, tus empleados solo tienen que abrir la app para que el receptor lo firme y, con un par de clics, la nota se envía al instante por correo electrónico a los clientes y compañeros de oficina.  Esto te permite automatizar todo el proceso (desde el envío del presupuesto hasta el de la factura), por lo que aceleras el ciclo de venta. Además, al digitalizar la información también es más fácil extraerla para analizar los datos y mejorar la toma de decisiones empresariales.

En resumen, utilizar notas de entrega digitales aumenta la eficiencia y productividad de tus empleados y la satisfacción de tus clientes. Y con Kizeo Forms puedes automatizar su generación y gestión para acelerar todo el proceso de venta.

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