¡Word personalizado: documentos PDF a su imagen!

¡Word personalizado: documentos PDF a su imagen!

El documento Word personalizado le permite obtener un reporte totalmente a su imagen. Es una versión mucho más flexible que el PDF estándar. Tiene una libertad total en cuanto al contenido del reporte, el tipo de letra usada, el tamaño de letra, la estructura general del documento, el encabezado y el pie de página.

La creación del Word personalizado requiere más tiempo de configuración al principio, pero le permite obtener un resultado mucho más profesional y automatizado. A continuación, veremos los pasos a seguir para obtener este documento.

Paso 1. Creación de su Word personalizado

Para crear un documento Word personalizado tendrá que utilizar el programa Microsoft Word, versión 2007 o posterior. Si tiene el paquete Microsoft Office, puede descargar la versión de prueba o comprar el pack completo. La personalización de su documento depende al 100% de Word y por tanto es necesario tener un buen conocimiento de Word.

Para personalizar su informe, deberá también conocer las etiquetas de los elementos de su formulario.

Recordatorio: cada campo de su formulario tiene una etiqueta propia, que es un código único que le permite identificarlo. Las etiquetas tienen el siguiente formato: ##nombre_del_campo##. Para obtener más información sobre las etiquetas, puede consultar nuestro tutorial.

• Una vez que haya creado la totalidad de los campos de su formulario, descargue el documento Word vinculado con este formulario. Este archivo Word ya tendrá el título de todos los campos de su formulario con sus etiquetas respectivas. Para ello, haga clic en el botón Reporte personalizado.

 

• Seleccione Uno a uno, luego vaya donde esta Word personalizado y haga clic en Añadir Documento.

 

• En la siguiente ventana puede descargar el ejemplo para ver todas las etiquetas de su formulario y subir su reporte cuando este listo.

• A partir del documento que acaba de descargar, haga todos los cambios que sean necesarios para obtener el documento que desea. Cambie los elementos de lugar o cambie el tipo de letra, el tamaño, la disposición, etc.
• También puede añadir texto, colores, imágenes, etc.
• De la misma manera, puede quitar algunos elementos de su documento.

Consejos para configurar su documento

 Las etiquetas estándares:

• ##_last_name##: apellidos del usuario.
• ##_first_name##: nombre del usuario.
• ##_phone##: teléfono del usuario.
• ##_email##: correo electrónico del usuario.
• ##_login##: identificador del usuario.
• ##_answer_time##: fecha de respuesta al formulario.
• ##_update_time##: fecha de la última modificación del formulario.
• ##_id##: identificador único
• ##_record_number##: n° de respuesta para este formulario (identificador).
• ##audio## : permite obtener  un enlace que para poder abrir un archivo de audio.
• ##archivo_adjunto## : permite obtener  un enlace que envía un archivo adjunto.
• ##lista:code## : permite forzar el código (el Word personalizado mostrará el código).

Las etiquetas de fecha y hora:

• ##datetime##: formato numérico (01/01/2016).
• ##datetime:short##: formato texto corto (1 ene 2016).
• ##datetime:medium##: formato texto mediano (1 enero 2016).
• ##datetime:long##: formato texto largo (viernes, 1º de enero de 2016).
• ##datetime:iso##: formato iso (2016-01-01).

“datetime” corresponde a la etiqueta del campo fecha y hora.

Las etiquetas de geolocalización:

Diferentes presentaciones de la geolocalización en el Word/PDF

• ##geoloc## permite obtener las coordenadas.
• ##geoloc:link## permite obtener un enlace que redirige a un mapa.
• ##geoloc:map-z12-200×200## permite mostrar un mapa en la exportación personalizada. Atención: es la letra “x” y no la cruz de multiplicar.
  “200×200” corresponde a la dimensión de la imagen y “z12 ” corresponde al zoom aplicado en el mapa mundial. Para que se haga una idea: 1 muestra el mapa del mundo y 18 muestra la calle correspondiente. 12 mostrará más o menos el barrio.

Campos que pueden ser geolocalizados y fechados automáticamente

Los campos “Foto”, “Firma”, “Tag NFC” y “Código de barras” pueden tomar automáticamente la geolocalización al introducirse si se activa la opción “Tomar la localización automáticamente” en el campo. Encontrará esta opción en la pestaña “Opciones avanzadas” de cada uno de los campos antes citados.

Esta geolocalización puede mostrarse en el documento Word/PDF personalizado. Para ello, solo tiene que añadir a su documento personalizado las etiquetas correspondientes: ##etiqueta_elemento:latitud## y ## etiqueta_elemento:longitud##.
Por ejemplo: mediante estas etiquetas: ##foto_bodega:latitud## y ## foto_bodega:longitud##, puede mostrar la geolocalización al tomar una foto del campo Foto bodega.

Estos campos pueden también marcarse con la fecha y hora a la que se toma la información: ##etiqueta_elemento:time##.
También puede combinar esta etiqueta con los diferentes formatos de fechas, añadiendo “:iso”. Por ejemplo: ## etiqueta_elemento:iso##.</p

La etiqueta código de barras:

Presentación de los códigos de barras, en formato 128B:

• ##barcode:128## si no quiere preocuparse del tamaño.
• ##barcode:128-xancho## si quiere definir el ancho. (ejemplo: ##barcode:128-x200)
• ##barcode:128-xlargo## si quiere definir el alto. (ejemplo: ##barcode:128-200x)
• ##barcode:128-largoxancho## si quiere definir los dos. (ejemplo: ##barcode:128-200×200)

Presentación de los códigos de barras, en formato QR Code:

• ##barcode:qrcode## si no quiere preocuparse del tamaño.
• ##barcode:qrcode-largoxancho## si quiere definir el ancho y el alto.

Presentación de los diferentes campos en formato código de barras 128B o QR Code:

Los campos siguientes son compatibles con el formato de código de barras: campo de texto, zona de texto, control deslizante, tag NFC, cálculo, referencia y contador.

• ##campo:qrcode## para introducir su campo con el formato del código de barras QR Code.
• ## campo:128## para introducir su campo con el formato del código de barras 128B.

Cambiar el tamaño de las fotos, los dibujos y las firmas

Una sola foto:

Una sola foto, dibujo o firma:

• ##id_element## si no quiere preocuparse del tamaño.
• ##id_element-largoxancho## si quiere definir el ancho y el largo.
• ##id_element-largox## si solamente quiere definir el ancho.
• ##id_element-xancho## si solamente quiere definir el largo.

Varias fotos:

Varias fotos, varios dibujos:

• ##id_element:n## si no quiere preocuparse del tamaño.
• ##id_element:n-largoxancho## si quiere definir el ancho y el largo.
• ##id_element:n-largo## si solamente quiere definir el alto.
• ##id_element:n-xancho## si solamente quiere definir el ancho.

“n” corresponde al número de la imagen. La numeración se inicia en el 1.

Las tablas

Integrar los datos de una tabla Kizeo Forms.

Para integrar los datos de una tabla Kizeo Forms en el Word, tiene tres posibilidades.

Datos en líneas

• Inserte una tabla con tantas columnas como sean necesarias y dos líneas.
• En la primera línea, asigne un nombre a cada columna.
• En la segunda línea, introduzca las etiquetas donde desee que se muestre la información.

Por ejemplo:

Gestión de varias fotos o dibujos en las tablas

Puede integrar varias fotos o dibujos en las tablas de Kizeo Forms.
Para ello, solo tiene que añadir la etiqueta siguiente tantas veces como fotos/dibujos existan: ##etiqueta:n## (siendo n el número de la foto o del dibujo) en el Word personalizado.
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Tiene varias posibilidades: introducir las etiquetas en una misma casilla, separarlas o ponerlas en línea. Vea el ejemplo siguiente:

Observación: ##etiqueta_foto:1## o ##etiqueta_foto## muestran el primer elemento.

Mostrar el número de cada línea en una tabla

Puede mostrar los números de las líneas de una tabla con la etiqueta ##_line_number##.
Si tiene varias tablas, hay que utilizar la etiqueta ##_line_number:etiqueta_tabla## donde “etiqueta_tabla″ es el identificador de la tabla deseada.

Presentación de la casillas de verificación, la lista y la lista selección

Presentación de la lista y del elemento selección

Imaginemos una lista o lista de selección “Categoría”, que contenga los elementos “Avión” y “Tren”.

• La sintaxis clásica para mostrar el resultado en el Word/PDF es: ##categoria##
• La sintaxis para mostrar el código en el Word/PDF es: ##categoria:code##
• La sintaxis para mostrar lista numerada o con viñetas: ##categoria:break##
• La sintaxis para marcar una cruz (X) si el valor = Avión: ##categorie-Avion:X:##

Observación: Si los elementos de su lista son grupos de palabras, por ejemplo “Avión turístico”, “Tren de alta velocidad” y “Coche de carreras”, debe obligatoriamente definir un Código para poder utilizar determinadas etiquetas.

Para definir un Código, vaya a las opciones de su campo Lista o Selección e introduzca los elementos con el formato Código:Elemento.

Por ejemplo (Código:Elemento):

• A:Avión turístico
• T:Tren de alta velocidad
• C:Coche de carreras

La sintaxis para marcar una cruz (X) si el valor = “Avión de turismo” será: ##categorie-A:X:##

Para obtener más información, puede consultar nuestro tutorial: La Lista con códigos.

Definir un color de presentación

Puede definir el color de presentación para cada elemento. Por ejemplo, si tiene una lista con códigos compuesta por los tres elementos siguientes (Código:Elemento):

• T:Tren
• C:Coche
• A:Avión

La sintaxis siguiente le permitirá definir un color para cada elemento:

• ##lista-T:Tren:##: si desea que el elemento Tren aparezca en verde si está seleccionado.
• ##lista-C:Coche:##: si desea que el elemento Coche aparezca en rojo si está seleccionado.
• ##lista-A:Avion:##: si desea que el elemento Avión aparezca en azul si está seleccionado.

Mostrar imágenes según la respuesta seleccionada

Puede también mostrar caracteres Unicode como respuesta. El sitio Unicode Table le ofrece caracteres compatibles con nuestro sistema.

Información importante: en Mac, para que estas imágenes aparezcan en Word, la etiqueta correspondiente debe usar una fuente particular, denominada “MS Reference Sans Serif”.

Sin embargo, funcionan correctamente en Word y PDF para PC, y en PDF para Mac.

Sintaxis para que aparezca ✈︎ si el valor = Avión:

• Categoría: ##categoria-Avion:✈︎:##

Mostrar casillas

El principio es el mismo de antes.

• La sintaxis para que aparezca ☑︎ o ☒según si la casilla está marcada o no: ##casilla:☑︎:☒##.
• La sintaxis para que aparezca Yes o No según si la casilla está marcada o no: ##casilla:Yes:No##

Puede definir el color de presentación de la casilla en función de la respuesta!

• ##casilla:Yes:##: casilla marcada Yes de color verde.
• ##casilla:No:##: casilla marcada No de color naranja.

Presentación de listas o campos de selección en formato de casilla

La sintaxis para que aparezca ☑︎ o ☐ ante los diferentes elementos de una lista o de un campo de selección, si están seleccionados o no, es: ##etiqueta_lista-elemento:☑︎:☐##.

La visualización de los diferentes elementos de las listas jerárquicas

Usted tiene una lista jerárquica y desea mostrar en su Word personalizado toda o parte de la jerarquía. Las etiquetas a continuación le permitirán que lo haga.
Tomemos por ejemplo la siguiente lista jerárquica:
FR-fr: Francia \ 83: Var \ 83700: Saint-Raphael

• La sintaxis de la etiqueta para mostrar toda la jerarquía es: ##liste:path## 
  En nuestro ejemplo, “Francia / Var” aparecerá.

• La sintaxis para mostrar toda la jerarquía + el valor es: ##liste:fullpath##
  La etiqueta mostrará “Francia / Var / Saint Rafael”

• La sintaxis para visualizar cada elemento de la jerarquía es la siguiente : ##liste:path-1##, ##liste:path-2##, etc…
  En el Word Personalizado :
  ##liste:path-1##  mostrará “Francia”,
  ##liste:path-2##  mostrará “Var”.

• Para ir más lejos :
  Es posible visualizar el código en toda la exportaciones usando las siguientes variantes : ##liste:pathcode-1## / ##liste:fullpathcode##
  Es posible visualizar el texto en toda la exportaciones usando las siguientes variantes: ##liste:pathlabel-1## / ##liste:fullpathlabel##

Eliminación de un párrafo si los datos están ocultos o en blanco

Si un campo está en blanco o es invisible (debido a una condición de visibilidad), puede optar por eliminar enteramente el párrafo de su documento Word.

Paso 1. Activar esta opcion.

Debe marcar la opción para cada campo afectado, es decir, para cada campo que deba eliminarse del documento personalizado si los datos están en blanco o son invisibles. En la pestaña Opciones avanzadas, marque: Eliminar el párrafo en el Word personalizado si no hay dato/campo invisible.

Paso 2. Redactar bien el Word personalizado

Una vez marcada la opción, solo tiene que redactar su plantilla de Word para que los párrafos en blanco o invisibles no aparezcan en la exportación final.

Truco: Para verificar lo que Word considera un salto de párrafo, use la opción ¶.

Hablamos de “párrafo” en el sentido de Word, es decir:

• Seguimos en el mismo párrafosi utilizamos Shift + Enter para cambiar de línea.
• Pasamos a un párrafo diferentecuando usamos solo Enter para cambiar de línea.

Configuración:

• Si la etiqueta se encuentra en la misma línea que el título, y la opción de eliminación está marcada, se eliminará la línea entera.
• Si la etiqueta se encuentra bajo el título, pero en el mismo “párrafo”, se eliminará todo el párrafo si el dato está en blanco o es invisible.
• Si la etiqueta se encuentra bajo el título, pero no en el mismo “párrafo”, el título se mantendrá en la exportación final.

A continuación, se muestra un ejemplo en Word con la opción ¶ y distintas posibilidades de introducción:

En general, cuando presionamos Enter, Word cambia de párrafo y cuando presionamos Shift + Enter, se queda en el mismo párrafo.

Eliminación de un bloque de párrafos o de una tabla cuando los datos están en blanco u ocultos

Si un campo está en blanco o es invisible (debido a una condición de visibilidad), puede optar por eliminar enteramente una parte del documento Word o una tabla con la etiqueta block.

Por ejemplo, su formulario contiene una tabla. Desea que no aparezca en su documento Word si no se introducen datos a través del móvil o tableta. Será necesario construir la etiqueta block en dos tiempos: una antes de la tabla que quiere eliminar si está vacía, y otra al final de esta misma tabla a fin de delimitarla.

La sintaxis de la etiqueta block es:

##_block:campo##
Parte del documento Word que debe eliminarse.
##_block:campo##

Reglas generales:

• Puede configurarse con todos los campos.
• Permite: mostraru ocultar una parte del documento Word que contendría texto, tablas, imágenes, etc.
• Se construye siempre en dos tiempospara delimitar la tabla o el bloque de párrafos que deben mostrarse o eliminarse: una etiqueta antes y la misma etiqueta después de la tabla o del bloque.
• No funciona en el encabezado del documento Word.

Presentación de un bloque de párrafos o de una tabla condicional mediante un campo de lista o selección.

La etiqueta block permite condicionar la visibilidad de una tabla o de un bloque de párrafos en el documento Word en función de un campo de lista o selección.

Por ejemplo, tiene un campo de lista con los elementos siguientes (Código:Elemento):

• T:Tren
• C:Coche
• A:Avión

Desea que el bloque de párrafos o la tabla de su documento Word aparezca solamente cuando seleccione el elemento “Avión” en la lista.

Habrá que construir la etiqueta block del modo siguiente:

##_block:liste-A##

Parte del documento Word que debe mostrarse si se selecciona el elemento Avión.

##_block:liste-A##

Si ha seleccionado “Tren” o “Coche” en su campo de lista, tabla o bloque de párrafos, no se mostrará en su documento Word.

Reglas generales:

• Puede configurarse con todos los campos.
• Permite: mostraru ocultar una parte del documento Word que contendría el texto, las tablas, las imágenes, etc.
• Se construye siempre en dos tiempos, para delimitarla tabla o el bloque de párrafos que deben mostrarse o eliminarse: una etiqueta antes y la misma etiqueta después.
• No funciona en el encabezado del documento Word.

Presentación de un bloque de párrafos o de una tabla condicional mediante un campo de casilla.

La etiqueta block permite condicionar la visibilidad de una tabla o de un bloque de párrafos en el documento Word en función del resultado de una casilla.

Desea que el bloque de párrafos o la tabla de su documento Word aparezca solamente cuando marque la casilla Sí.
Habrá que construir la etiqueta block del modo siguiente:

##_block:caseàcocher##

Parte del documento Word que debe mostrarse.

##_block:caseàcocher##

Paso 2. Importación del Word personalizado.

• Regrese a su formulario.
• Haga clic en el botón Reporte personalizado, luego vaya a Word Personalizado y haga clic en Añadir documento.
• Luego se vera la siguiente ventana, donde puede tanto deslizar su plantilla personalizada o haciendo clic para explorar en su equipo y cargarla.

• Por ultimo haga clic en guardar tanto en el Reporte personalizado como en su Formulario.

/!\ IMPORTANTE/!\ Debe guardar el formulario en el servidor, al menos una vez, para que se muestren las opciones de Reporte personalizado.

Paso 3. Exportación de los datos.

Ahora, visualice el resultado. Abra la página Histórico de su menú y haga clic en Word o PDF personalizado, según desee.

También puede renombrar sus archivos de exportación. Para obtener más información, visite nuestro tutorial.

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