Beneficios de usar checklists digitales para realizar inventarios en tu empresa

24May, 2021

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Utilizar checklists digitales para el control del inventario o stock de una empresa en vez de los tradicionales en papel supone muchas ventajas, que van más allá de ser más cómodos de usar. Con el software adecuado, los checklists digitales pueden incorporar funciones muy interesantes y útiles, como: automatización de tareas, generación de reportes, detección de errores, realización de controles o auditorías e integración con el ERP y otros sistemas informáticos de la empresa.

Aspectos que debes tener en cuenta en un control de inventarios

El correcto control de inventarios o del stock de una empresa es una cuestión absolutamente fundamental para garantizar el suministro continuo de productos y materiales y en las fechas y formas pactadas con los clientes.

Para conseguir el éxito en la gestión de nuestro inventario debemos tener en cuenta una serie de aspectos claves:

1- Llevar un mejor levantamiento de inventarios  usando un app móvil de checklist.

2- Facilitar la comunicación de los responsable del almacén o stock con los de compras o aprovisionamiento.

3- Contar con almacenes o espacios amplios y cómodos para trabajar, que permitan manejar con comodidad la mercancía.  

4- Tener muy bien localizados y señalizados todos los artículos.

5- Controlar todos y cada uno de los movimientos de cada artículo. Es decir, no perder nunca de vista la trazabilidad de la mercancía. 

6- Poner en marcha un sistema rápido y eficaz tanto de la recepción de los productos como de su preparación y salida.

7- Evitar errores de inventario que provoquen que provoquen problemas de disponibilidad de productos o materiales y, en consecuencia, no se puedan entregar a tiempo a los clientes.

8- Realizar análisis y auditorías para detectar aquellos proveedores con los que no nos interesa trabajar porque no sirven la mercancía a tiempo o es de mala calidad.

¿Qué tipo de inventario realiza tu empresa y cómo una checklist online puede ayudarte?

En función del sector al que se dedique y forma de organización una empresa, se pueden usar diferentes tipos de inventarios: 

• Inventarios Work-in-Process. Se utilizan sobre todo para el control de materiales que son transformados en un producto final, tras pasar, por ejemplo, por una cadena de montaje.
• Productos terminados. Control de artículos que ya están fabricados o tratados y, por lo tanto, se encuentran listos para ser vendidos.
• Materia prima. En este caso, lo que se organiza son materias primas que otras empresas usarán para la elaboración de un producto final.

Cada tipo de inventario funciona de un modo distinto. Por ejemplo, si tu empresa trabaja con productos perecederos el tema de la caducidad será un elemento importantísimo en la gestión, lo que no ocurre con artículos ya acabados.

Pero hay una cuestión que no cambia: el levantamiento de inventario de forma digital. Usando una herramienta digital y móvil esta tarea será más eficaz, rápida y fiable que si lo hicieras con un formulario en papel. Esto es válido para cualquier tipo de inventario.

Descubre las ventajas de digitalizar tus inventarios de almacén

Beneficios de usar checklists digital de verificación para inventarios

Usar una lista digital para controlar y verificar inventarios, lo que se conoce como un checklist digital te ayudará llevar un óptimo control del stock, logrando así satisfacer a clientes y proveedores y facilitando la organización interna de la empresa.

En el mercado, estos checklist digitales ya se presentan cómo aplicaciones móviles de checklist de inventario. Puedes así dar a tus empleados en movilidad una herramienta óptima y fácil de usar para esta tarea.

Veamos algunas de las ventajas de los checklists digitales:

• Te ayudan a mantener todos tus datos actualizados.
• Puedes visualizar todo el stock de una forma muy bien organizada y de manera sistemática. 
• Ahorras tiempo y horas de trabajo.
• Es un sistema ecológico, ya que ayuda a reducir en gran medida el consumo de papel.
• Permite agregar imágenes, códigos QR y todo tipo de información a tus artículos.
• Podrás generar automáticamente estadísticas e informes.
• Tendrás la opción de guardar las plantillas para usos futuros.
• Te permite trabajar con tu base de datos, por tanto no tienes que escribir a mano nada, evitando los errores que esto trae.

Con una app de checklist digital, las ventajas se multiplican

Una app de checklist digital como Kizeo Forms te permite crear tus listas de verificación para controlar inventarios y completarlos sobre el terreno, por ejemplo en el mismo almacén, ganando así en fluidez y eficacia. 

Además, te permite generar reportes, con los que muy fácilmente podrás detectar errores, áreas de mejora y aquellos proveedores más eficaces y con lo que no te interesa relacionarse laboralmente por su baja calidad. 

Kizeo forms, la app para levantar inventarios en terreno

Si nos enfocamos en la app Kizeo Forms, hay que destacar cómo funciona y su alcance. Esta solución está compuesta por dos herramientas capaces de controlar la información que se recoge y se analiza: 

• La plataforma web, que es el espacio de configuración de la aplicación móvil y del manejo de los datos recogidos. 
• La aplicación móvil es la herramienta para levantar el inventario. Funciona sin internet y está disponible para Android y iOs.

En otras palabras, Kizeo Forms te permite la creación de tu propia app de checklist digitales sin necesidad de saber programación. Entre sus características, se destaca en el mercado por:

• Su cuenta de prueba con acceso a todas sus funcionalidades y con hasta 10 usuarios.
• Contar con planes de pago transparentes y fijos. Con Kizeo Forms pagas solo por usuario, lo que se traduce en creación de formularios ilimitados y envío de datos ilimitados. 
• Ser No. 1 en personalización. Puedes configurar y controlar todo según tus necesidades. Por ejemplo: quién recibe un formulario, qué información es visible y qué no, según el usuario de la app o cómo se verán tus reportes (logo, tablas, imágenes, información…)
• Contar con una API gratuita, así puedes integrar fácilmente los datos recogidos con tus sistemas y plataformas como tu ERP, por ejemplo. Y, esta sincronización puede ser bidireccional.
• Contar con programación y asignación de tareas. ¿Cómo funciona? puedes asignar un checklist a uno de tus empleados, quien lo recibirá en la aplicación móvil, así de simple.

Con todas estas cualidades de Kizeo Forms podrás sin duda llevar un mejor control de tu stock. Además si necesitas ayuda para que la implementación de esta herramienta sea aún más rápida, puedes agendar una asesoría sin costo  con nuestros expertos en digitalización o asistir a nuestras capacitaciones online.