7 puntos básicos para digitalizar la gestión de obras de construcción

25Ene, 2022

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La gestión de obras de construcción es un proceso global e integral de un proyecto de construcción, que no solo hace referencia a su planificación, coordinación y control, sino que también pone el foco en: determinar las distintas tareas del proyecto y controlar efectivamente todo el trabajo para comprobar que se cumplen los objetivos y fechas. Además, todo ello, sin olvidar que se cumplan los procesos oportunos para la  prevención de riesgos laborales. 

La gestión de obras es un proceso de larga duración, dividido en varias etapas desde el diseño hasta la ocupación del propietario. Y para su correcta y eficaz ejecución es necesario contar un buen software y herramientas de gestión de obras.

Existen una serie de problemas y contratiempos que son bastantes comunes en las obras de construcción, entre ellos: falta de capacitación y experiencia del personal de la obra, errores de planificación o de ejecución del proyecto e incidencias relativas a la prevención de riesgos. Para evitar o minimizar estos problemas y, en general, optimizar y añadir eficacia a la gestión de obras es fundamental dar un impulso a la transformación digital en la construcción. 

En este artículo te explicamos cómo digitalizar la gestión de obras de construcción y cuáles son sus ventajas.

¿Qué procesos debe controlar un gestor de obra?

Un gestor de obra, también conocido como project manager o jefe de obra es un puesto absolutamente clave en cualquier proyecto de construcción, cuyas principales tareas son:

• Analizar el proyecto, tanto su viabilidad operativa como económica
• Gestionar al personal 
• Controlar posibles riesgos laborales y de seguridad
• Tramitar perdidos
• Control y seguimiento de las visitas de obra

Transformación digital en la construcción

Los proyectos de construcción son cada vez más complejos y exigentes, lo que provoca que las empresas del sector se vean en la imperiosa necesidad de: mejorar su planificación y controlar mejor los recursos, monitorizar en tiempo real la evolución, optimizar la comunicación interna  y, en general, acelerar todos los procesos y etapas.

Las nuevas necesidades exigen trabajar con métodos más modernos, eficaces y fluidos. Y para ello es importante poner en marcha mecanismos de transformación digital que abarquen los distintos procesos de un proyecto de construcción.

Los expertos consideran que, en un futuro próximo,  el contexto de transformación digital del sector de la construcción se caracterizará por un protagonismo cada vez mayor de las tecnologías avanzadas, como un software de gestión de obras de construcción y reformas. 

El objetivo: mejorar el conocimiento para optimizar la toma de decisiones

Uno de los principales retos de un proyecto de construcción es controlar el presupuesto, algo que no siempre es fácil de conseguir. El registro e intercambio de información en formato digital en vez de papel, usando para ello un software de construcción adecuado puede ayudar a solucionar este problema, al minimizar los errores, conseguir una mayor precisión al anotar y gestionar datos y evitar que la información se pierda o no llegue a todos los profesionales involucrados.

Otra cuestión fundamental es poder tomar los datos sobre el terreno con teléfonos móviles o tablets, con el fin de agilizar y optimizar el trabajo y evitar pérdidas de tiempo (que pueden llegar a ser de hasta 1 día de trabajo semanal) redactando informes manualmente o haciendo viajes innecesarios de la obra a la oficina y viceversa para gestionar datos y documentos. 

Descubre cómo digitalizar tus partes de incidencias en obras

7 procesos que puedes digitalizar con Kizeo Forms para optimizar la gestión de obras de construcción

Otra gran ventaja de digitalizar la gestión de datos de un proyecto de construcción es que, al tenerlos bien estructurados y recopilados de forma estratégica, se pueden analizar. Esto resulta de gran ayuda para tomar las mejores decisiones de todo tipo:  operaciones, de ejecución, recursos humanos, inversiones, prevención de riesgos, etc…, así como también llevar a cabo las acciones correctivas más eficientes.   

En el sector de la construcción se hace cada vez más necesario decir adiós a los documentos e informes en papel e incorporar una aplicación móvil, como Kizeo Forms, para la toma de datos en terreno. Este software sencillo e intuitivo para los trabajadores en obra pero, al mismo tiempo, con potencia y capacidad para optimizar la gestión de distintos procesos recurrentes basados en la toma de datos y entre los documentos que podrás digitalizar está los partes de incidencias, partes diarios de trabajo, fichaje de horas trabajadas, entrega de EPIs, registro de almacén, acta de visita a la obra, informes de no conformidad, acta de reunión y más. 

1. Digitalización del seguimiento de obra

Con Kizeo Forms es posible crear fácilmente formularios digitales para llevar un registro y seguimiento completo de la obra: agregar planos, manuales, listas de inventario, notas de audio y hasta geolocalización.

Con una aplicación de este tipo se pueden digitalizar documentos como: 

• Bitácora de obra.
• Acta de obra.
• Informes semanales y mensuales de seguimiento de obra.

La digitalización de estos documentos permite añadir funciones tan valiosas y prácticas para el jefe de obra de cara a  gestionar un proyecto como completar todos los datos digitalmente, firmar digitalmente, añadir imágenes o audios, generar informes en Word, Excel o Pdf y enviarlos a la persona encargada, dar avisos por email y almacenar los datos en la nube para su análisis posterior.

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2. Digitalización del control de seguridad y salud

Un software de gestión de obras de construcción que permita digitalizar los informes de incidencias o la entrega de EPIs es una de las mejores maneras de controlar eficazmente una aspecto tan crucial como es la seguridad, salud y prevención de accidentes y enfermedades profesionales de los empleados. Y también del personal contratado o cualquier persona que pueda sufrir un accidente o percance relacionado con la obra.

Además, la digitalización de estos datos permite cumplir con la normativa y poder demostrar que se están cumpliendo todos las medidas y protocolos de seguridad, entrega, mantenimiento y formación sobre EPIs, entre otros muchos aspectos.

3. Digitalización en las instrucciones para facturar al cliente y pedidos

Para que un proyecto de obra pueda ejecutarse con éxito es también de vital importancia mantener un fluido  flujo de información entre el jefe de obra, los empleados que trabajan sobre el terreno, los que lo hacen en la oficina, así como con clientes y proveedores. 

En este aspecto, la digitalización permite capturar información de las operaciones de los distintos departamentos e integrar con, por ejemplo, el  ERP o el CRM u otro software centralizado de la empresa. De esta forma, nos aseguramos que se factura los servicios correctos y se realizan los pedidos necesarios para que la cadena de trabajo pueda funcionar sin interrupciones.  

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4. Control de acceso a obra

Otra de las funcionalidades de la digitalización es que permite realizar un control de quién puede o no acceder a la obra. Por ejemplo, se puede realizar un listado previo con los accesos permitidos y, a pie de obra, una persona encargada puede verificar quién puede acceder y quién no y  llevar un registro con firma digital.

Así mismo, por el mismo contexto actual que nos encontramos respecto al COVID 19 se requiere un mayor control para evitar el riesgo de contagio, por eso es muy importante tener un control de acceso a obra y la digitalización es una gran opción. 

Descubre más sobre cómo controlar el acceso de trabajadores a la obra con Kizeo Forms

5. Informes digitales de entrega de materiales

Una herramienta digital de gestión de obras de construcción también resulta de utilidad para la entrega y gestión de materiales. Para ello, es suficiente con usar formularios con campos específicos para su adquisición, entrega, salida, etc.

Es posible también elaborar informes y analizar el stock de materiales, evitando quedarnos sin existencias, una circunstancia indeseable, ya que puede ser motivo de retrasos y hasta de paralización de un proyecto.

6. Informes de mantenimientos de máquinas

Con una aplicación como Kizeo Forms, que permite trabajar en dispositivos móviles y en la nube, con funcionalidades de GMAO, es posible gestionar el mantenimiento de la maquinaria de obra, de una forma muy ágil y cómoda, gracias a funciones como:

• Planificación, y asignación de tareas de mantenimiento, tanto preventivas como correctivas.
• Gestión de inventario de piezas de repuesto, materiales y herramientas necesarias para la resolución de averías. 
• Cumplimentación de partes de trabajo.

Empieza a crear tus partes de trabajo y asígnalos a tu personal en terreno.

7. Control total de las horas invertidas

La digitalización del control horario de los empleados permite un perfecto conocimiento de la horas trabajadas y la generación de informes al instante. De esta manera, se facilita y automatiza el trabajo de elaboración de nóminas y de facturación de clientes, evitando errores y malentendidos.

Con una aplicación móvil como Kizeo Forms podrás registrar toda la jornada laboral, gestionar las horas extras, reportes de trabajo y más.

El valor añadido de un software de este tipo es que funciona como un completo gestor de obra, pudiendo transformar, automáticamente, los datos capturados en informes, exportarlos a archivos en Word, Pdf y Excel o  enviarlos por email a supervisores, clientes y proveedores.

Kizeo Forms es una aplicación de gran agilidad, que te permite trabajar sobre el terreno con móviles y tablets, y a la vez muy completa. En la biblioteca de plantillas de Kizeo Forms encontrarás muchos de estos formularios móviles que podrán ayudarte a documentar el progreso, controlar la calidad y garantizar la seguridad al mismo tiempo.