Cómo conseguir un proceso de trabajo fluido con Kizeo Forms

30Dic, 2022

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Para lograr el éxito empresarial, es crucial contar con un proceso de trabajo fluido. Esto permite conseguir el máximo rendimiento de tu negocio y, cuanto más ágil sea su desarrollo, más aumentan las posibilidades de obtener mejores resultados.

En la actualidad, el mercado cambia mucho y muy rápido: la aparición de nuevas tecnologías, las diferentes necesidades de los clientes, la tendencia hacia la inmediatez y la personalización… Obliga a las empresas a optimizar sus procesos para cumplir con las metas empresariales.

Así, asegurar que los procesos de trabajo fluyan con la máxima eficiencia se convierte en un objetivo esencial para tu empresa. Para conseguirlo se requiere contar con herramientas adecuadas, capaces de adaptarse a tus procesos y manera de trabajar.

Por eso, a continuación te explicamos cómo puedes conseguir un proceso de trabajo fluido con Kizeo Forms.

¿Qué es optimizar un proceso de trabajo?

Optimizar un proceso de trabajo es analizar todo el procedimiento (desde su inicio hasta su fin) para detectar y eliminar posibles dificultades y conseguir que el proceso sea más eficiente y eficaz. Es decir, que sea más productivo, más rápido y con menos errores.

Para lograrlo, es imprescindible realizar un estudio detallado e identificar las fases en las que la empresa no es eficaz y pierde una gran cantidad de tiempo (y hasta dinero). Por ejemplo, hay tareas rutinarias que suelen ser manuales y que llevan a ralentizar los flujos de trabajo. Bien sea transcribir datos o pasar del papel a un formato digital o enviar documentos y gestionar autorizaciones…

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Si quieres optimizarlas, necesitas contar con una herramienta capaz de hacer los procesos más rápidos y efectivos, y que te permita medir KPIs para evaluar la eficiencia y productividad de tu negocio, como Kizeo Forms.

¿Cómo hacer un proceso de trabajo?

Realizar un proceso de trabajo en tu empresa es muy sencillo si sigues estos pasos:

1. Define las tareas y objetivos
   Antes de nada, debes tener una visión de todas las tareas previstas y definir los objetivos que quieres alcanzar con cada una. De esta forma, podrás organizarlas en función de su prioridad.
2. Dibuja el proceso
   Elabora un esquema con los pasos a seguir de forma ordenada para completar el proceso de forma visual.
3. Implementa el flujo de trabajo
   Empieza con un pequeño test y ves haciendo mejoras. Revisa que cada tarea se ajuste al esquema planteado.
4. Mide los resultados
   Analiza y evalúa los resultados obtenidos con el nuevo flujo de trabajo.

¿Cómo optimizar tu proceso de trabajo con Kizeo Forms?

Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que te permite digitalizar la recopilación y gestión de datos e información. Podrás optimizar tus procesos de trabajo gracias a las funcionalidades de Kizeo Forms:

Recolección de información en tiempo real

La transmisión de información en tiempo real es una de las grandes ventajas que presenta Kizeo Forms. Gracias a ello los técnicos pueden completar en cualquier momento los formularios móviles necesarios, así como asignar las tareas correspondientes en remoto y trabajar sin necesidad de internet.
De esta forma, se mejora la comunicación entre equipos y la productividad de los trabajadores.

Flujos de trabajo eficientes

Gracias al uso del mismo software por todo el personal de la empresa, podrás crear grupos de trabajo para los diferentes proyectos, a través de los cuales podrás transferir y validar los formularios, así como enviarlos de forma automática por correo electrónico a las personas interesadas. Con ello, conseguirás una mejora en la eficiencia y productividad de tus trabajadores.

Generación automática de reportes

Con la app móvil, los empleados pueden rellenar los formularios desde diferentes localizaciones. Y, con unos pocos clics, generan un reporte automático con gráficos, indicadores, historial de datos (a partir del formulario) que pueden enviar al instante por correo electrónico.

Por lo que agiliza el envío de informes, presupuestos, facturas, contratos… Y facilita las relaciones con clientes, proveedores y colaboradores.

Integración con los sistemas internos de tu empresa

Integra el software con los sistemas de tu empresa para facilitar aún más el flujo y recolección de la información con programas como Dropbox, Microsoft Excel, Microsoft Word, PDF, etc. Y centraliza el almacenamiento de datos.

Ventajas de optimizar tus procesos de trabajo con Kizeo Forms

Por lo tanto, optimizar tus procesos con Kizeo Forms te permite digitalizar y automatizar procesos, con los beneficios que eso conlleva:

Elimina etapas burocráticas

La generación y envío automático de reportes evita la necesidad de dedicar tiempo a transcribir en el ordenador la información. Por lo que elimina tareas rutinarias y manuales. Además, con un solo clic puedes buscar, consultar, exportar y analizar todos tus datos y reportes. Así, ahorras de 10 a 15 horas semanales de trabajo por empleado.

Aumenta la productividad

Al estandarizar y digitalizar la recolección y gestión de datos, evitas errores y reduces la pérdida de información en el proceso. Por lo tanto, los datos son más fiables y de mayor calidad. Lo que facilita el trabajo de tus empleados y optimiza su tiempo.

Acelera la transmisión de información

La automatización aumenta tu capacidad de respuesta y atención con tus clientes, proveedores y aliados al enviar información de forma rápida y directa desde la app. Y te permite eliminar el papel de tus procesos (y ser más sostenible).

En resumen, optimizar tus procesos con Kizeo Forms ahorra tiempo, acelera la comunicación y aumenta la productividad y la eficiencia de tu empresa. ¿Quieres conseguir un proceso de trabajo fluido? Prueba Kizeo Forms durante 15 días de forma gratuita.