10Jun, 2021
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Crear lista en sharepoint a partir de excel

¿Cómo crear listas en Sharepoint a partir de Excel?

Si ya usas Sharepoint, sabrás que las listas son un elemento fundamental de esta plataforma de Microsoft. Su uso te permite organizar, almacenar y compartir contenidos con tus equipos de trabajo, ya sean registro de contactos, tareas, inventarios y más. 

Para trabajar con las listas SharePoint, puedes hacerlo de diferentes maneras

  • con las plantillas que ofrece la herramienta o desde cero, 
  • a partir de un Excel
  • o con softwares de formularios digitales

En este artículo te mostraremos paso a paso cómo puedes hacer uso de las listas SharePoint a partir de un Excel. Luego te hablaremos de cómo puedes agilizar este proceso con los softwares de formularios digitales. Pero, antes de empezar, hagamos un repaso del alcance de esta herramienta de Microsoft; quizá así obtendrás más ideas para aplicar las listas en tus gestiones y trabajo en equipo.

 

 ¿Qué es y cómo funciona Microsoft Sharepoint?

Microsoft Sharepoint es una herramienta muy potente de gestión documental y trabajo en equipo, que permite la ejecución de flujos de trabajo coherentes y de gran eficiencia desde el punto de vista operativo de cualquier organización. En otras palabras, es mucho más que un repositorio de documentos, puesto que su flexibilidad e integración con otras soluciones, como Excel y las apps de recolección de datos, la convierten en una programa con un potencial extraordinario para impulsar y sumar eficiencia al trabajo en equipo. 

Algunas de las funciones y beneficios más destacados de Sharepoint son:

  • Organizar, archivar y compartir información digital desde cualquier dispositivo.
  • Gestionar toda la información desde un mismo sitio web.
  • Traspasar y guardar archivos Excel.
  • Acceder a la información filtrado y protegido a través de un sistemas de permisos personalizables según el perfil de cada usuario.
  • Sincronización de equipos.
  • Control de actualizaciones.
  • Tareas de colaboración y comunicación online entre los miembros del equipo, incluso en tiempo real.

 

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Pasos a seguir para crear una lista en SharePoint desde Excel

Entrando en materia, a la hora de traspasar los datos de Excel a SharePoint debemos considerar los siguientes aspectos:

  • Al exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint no se crea una conexión directa de la información, es decir, si seguimos introduciendo datos en la tabla Excel después de exportarla, las actualizaciones no se reflejarán en la lista de SharePoint.
  • Se necesitan algunos permisos para crear listas desde Excel (esta información nos la puede proporcionar el administrador del sitio de SharePoint).
  • Algunas funcionalidades de SharePoint, como la “Hoja de información” no es compatible con la versión de 64 bits de Microsoft Office. Por este motivo, se recomienda instalar la versión de 32 bits.

 

Cómo crear una lista de Sharepoint a partir de una base de datos de Excel en 7 pasos sencillos

1. Entrar en la tabla de Sharepoint.

2. Una vez allí, hacer clic en Diseño > Exportar > Exportar tabla a una lista de SharePoint.

3. En el cuadro Dirección, escribir la dirección o dirección URL del sitio de SharePoint.

4. Escribir un nombre único para la lista en el cuadro Nombre.

5. Añadir una descripción en el cuadro Descripción (opcional). 

6. Hacer clic en Siguiente.

7. Una vez revisada la información, hacer clic en Finalizar.

 

¿Cómo puede ayudarte Kizeo Forms si ya usas Sharepoint?

Coger los datos que tenemos en tablas de Excel y exportarlos a una lista de la plataforma de gestión documental y trabajo colaborativo Sharepoint supone añadir eficacia a nuestro trabajo. Nos permite tener los datos más organizados y preparados para ser consultados y trabajados por todo el equipo, en función de los permisos de cada miembro.

Sin embargo, este tipo de operaciones no son totalmente satisfactorias, ya que se siguen manteniendo limitaciones o problemas como: inversión de muchas horas de trabajo introduciendo datos en las tablas Excel y posibilidad de cometer errores durante la realización de esta tediosa tarea. Otra dificultad añadida es la excesiva dependencia del trabajador que maneja y domina el Excel.

 

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Kizeo Forms: una perfecto complemento de Sharepoint

Las limitaciones y problemas expuestos en el apartado anterior se pueden solucionar fácilmente con la aplicación de formularios digitales Kizeo Forms

Con Kizeo Forms, los empleados implicados pueden introducir, en tiempo real y desde su móvil o tablet los datos que precisen y luego conectarlos con Sharepoint. 

La principal ventaja de usar la aplicación Kizeo Forms es que te permite recolectar más tipos/formatos de información, tales como imágenes, geolocalización, firma digital, dibujo y más.

Nuestros clientes usan Kizeo Forms para eliminar los procesos basados en papel como gestión de partes de trabajo, inspecciones, informes de control de calidad y más. Teniendo la posibilidad de exportar los datos recogidos en terreno en formatos como Excel, Word y PDF o conectarlos con otros sistemas y plataformas como SharePoint. 

 

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Kizeo Forms y Sharepoint: una conexión bidireccional

En Kizeo Forms hemos desarrollado un conector para Sharepoint el cual permite:

  • Exportar los reportes generados en Kizeo Forms directamente a una biblioteca de Sharepoint
  • Exportar los datos generados en Kizeo Forms en una lista de Sharepoint con un formato y tipología muy similar a las bases de datos de Excel.
  • Actualizar una lista externa de Kizeo a partir de los datos de una lista Sharepoint Esta función es muy interesante, ya que permite una integración bidireccional, es decir, Sharepoint puede enviar datos a Kizeo Forms para actualizar directamente la base de datos de la cual se nutre.
  • Creación, a partir de los datos de Kizeo Forms, de una nueva base que puede ser tanto un tabla Excel como una lista de Sharepoint.

conector sharepoint en kizeo forms

 

Además de la integración y bidireccionalidad que te permite el conector con Sharepoint, podrás aprovecharte de las ventajas generales de Kizeo Forms: introducir datos sobre el terreno con dispositivos móviles, crear formularios con total comodidad desde el ordenador y muchas funciones más con las que lograr más autonomía en el trabajo diario y ganar en eficiencia.    

Descubre más de este conector en este artículo: Aprovecha tus datos con los conectores de Kizeo Forms: B.I y SharePoint

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