Enviar automáticamente los informes por correo electrónico
Enviar documentos por correo electrónico desde tu aplicación Kizeo Forms, de manera automática, es uno de los puntos fuertes de Kizeo Forms.
Mediante tus opciones de envío de correo electrónico, Kizeo Forms te permite distribuir directamente los datos recogidos en el terreno a tus colaboradores, empleados, comerciales, socios, clientes, etc.
Ahorrarás en tiempo y reactividad.
Para organizar la gestión de correo electrónico, Kizeo te da la oportunidad de crear situaciones o modelos de correo (para un mismo informe) dependiendo de tus necesidades.
Por ejemplo:
Estos modelos pueden ser configurados con respecto a un campos de usuario personalizado, en función de una selección en una de tus listas, de una casilla marcada, el monto de un cálculo, etc… Eres tu quién decide!
Para desactivar un escenario, haz clic en el menú desplegable en «Desactivar».
Astucia: Para facilitar la creación de un nuevo modelo, puedes copiar un modelo existente.
Un nuevo modelo se generará con la misma configuración que el anterior. Para que luego puedas hacer los cambios que desees.
Escribe el Contenido al igual que el Asunto de tu email en las zonas de texto correspondientes.
Es posible insertar más enlaces, código html, una tabla… Eres tu quien decide el diseño de tu correo electrónico.
Puedes personalizar esta información con las etiquetas o almohadillas dinámicas (##….##). Cuando comiences a escribir tu etiqueta se completará automáticamente con los campos que tengas en tu formulario para evitar los errores.
Nota: Debes guardar las cambios de tu formulario para que tome en cuenta todos los campos.
En nuestro ejemplo queremos que el nombre y el apellido del contacto sean sustituidos con los nombres recogidos en tu trabajo de campo. Igualmente que la fecha, el número de intervención y el numero de horas trabajadas.
Nota : puedes insertar su fotos, dibujos, audio … directamente en el mensaje de correo electrónico mediante la inserción de las etiquetas de los campos!
Ve a la pestaña destinatarios para configurar tu envío.
En el cuadro de texto, puedes:
Nota : Puedes poner tanto las direcciones de correo electrónico directamente como las etiquetas.
ASTUCIAS:
Puedes definir una lista de contactos para el envío de correos electrónicos. Esta lista será, por ejemplo, la lista de colaboradores. Debe crearse con el componente Lista o Lista externa. Debe definirse como en el ejemplo siguiente: «Nombre del contacto <direccióndecorreodelcontacto>». En el móvil, el usuario verá los nombres y las direcciones de correo electrónico.
Si deseas que las direcciones de correo electrónico no sean visibles en el móvil, debes introducir una lista código:label. Por ejemplo: “durand@gmail.com:Paul Durand”. En tal caso, el correo electrónico se enviará a “durand@gmail.com”, pero el usuario solo verá Pierre Durand en su móvil.
Debes escoger que tipo de archivo deseas enviar por correo electrónico.
Recordatorio: Para cada modelo, puedes asignar su propio informe personalizado. Un reporte intervención puede tener diferentes informes personalizados: un informe de validación (para tu cliente) un informe de horas (para tu superior), un reporte específico (para tus técnicos) …
Los Archivos adjuntos: Se pueden adjuntar uno o más archivos a tu correo electrónico. Estos documentos aparecen como archivos adjuntos en todos los mensajes que se envíen. El usuario de la aplicación no verá estos documentos adjuntos desde la aplicación.
Los archivos autorizados son PDF (.pdf), Word (.docx), Excel (.xlsx) e imágenes (.jpg, .png, .gif).
Haz clic o simplemente suelta el archivo en donde dice «Deslizar y depositar los archivos aquí …».
Esta pestaña permite cambiar el nombre de tus modelos de emails, configurar la dirección de respuesta, las condiciones de expedición y filtros.
Para facilitar tu organización e identificar rápidamente mensajes de correo electrónico, puedes cambiar el nombre de tu modelo.
Esta parte permite administrar la visualización de la información del remitente. Por defecto, el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario se muestran con las etiquetas.
Por supuesto, puedes cambiarlo si deseas mostrar el nombre de tu empresa, así como tu dirección genérica.
Puedes decidir cuándo deseas que se envie el correo electrónico: cuando le das a enviar y / o en caso de modificación. Esto es practico si deseas advertir a los clientes que las informaciones de tu informe han cambiado.
Para esto solo debes hacer clic sobre guardados o modificación.
La configuración de los filtros.
Con los filtros, puedes ir aún más lejos en la creación del modelo/ situación.
o Selecciona la casilla de verificación en el menú.
o Haz clic en =.
o Selecciona Sí.
o Ahora, cuando la casilla sea marcada se enviará el email
o Selecciona tu fecha de entrega.
o Selecciona o superior (≥)
o Introducir 7 (los días indicados).
o A partir de ahora, tu informe se envirará si la fecha que ponga es mayor a 7 días.
El filtro configurado: permite adaptarse a los datos que completes en tu formulario a diferencia del filtro anterior que pondrá siempre 7 días después (por ejemplo). Este se adaptará a la información rellenada en el formulario. Imagina que deseas que se envie el email si la fecha completada es mayor a la fecha de entrega.
Imagina que quieres advertir a tu técnico si otro usuario completó el formulario.
Tienes la posibilidad desde tu «Histórico» de re-enviar tus correos electrónicos.
Antes de re-enviar, la vista previa del correo electrónico permite editar el texto, el asunto y el destinatario.
Una vez realizados los cambios, haz clic en re-enviar el correo electrónico:
No dudes en enviar tus comentarios sobre este artículo.
Estamos a tu disposición para responder a tus preguntas, sugerencias, comentarios, etc.
Hay 2 comentarios
Irving Villegas
31 Ene, 2023
Buenos dias equipo de Kizeo,
Genere un Formulario para nuestro proceso de inspección en calidad.
Sin embargo el PDF que se genera pesa aproximadamente 35 MB a 45 MB y no se envía el correo.
Estuve revisando con nuestro equipo de IT. La capacidad de recepción máxima para Outlook de Transpak es de 50 MB.
Que puedo hacer para recibir los correos?
Saludos.
Valeria Garcia
09 Feb, 2023
Hola Irving, tu encargado de cuenta se comunicará contigo por correo electrónico para aclarar tus dudas. Buen día!
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