¡Archiva tus formularios siguiendo unos sencillos pasos!

24Jul, 2019

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¿Sabes cómo archivar los formularios?

Este consejo permitirá que los usuarios mantengan el acceso a los datos de un formulario móvil y a la vez impide la edición del mismo. Esta medida será de utilidad si debes hacer la modificación o migración de los formularios móviles de la empresa.

La primera posibilidad para archivar un formulario es eliminar los permisos de acceso a los usuarios (Administre los permisos de acceso a sus formularios). Sin embargo, esta acción impedirá que dichos usuarios accedan a sus datos. Para evitar este inconveniente, ofrecemos dos alternativas:

Alternativa 1: Permite a tus usuarios mantener la visibilidad, solo cuando exportan la totalidad de los datos de un formulario

Primero deberás hacer invisibles todos los campos del formularios:

• En tu formulario, marca la casilla «Campo siempre escondido».

• Para que los datos sean visibles en tus exportaciones, ve a las «opciones de tu formulario, en Exportaciones. Allí marca la opción «Mostrar los campos ocultos».  Si no marcas esta casilla, tus informes aparecerán sin mostrar los valores de las etiquetas.

• Te recomendamos que añadas a este formulario un campo «Texto fijo». Este se mostrará en las tablets o aparatos móviles para informar a los usuarios sobre el estado del formulario: «Datos disponibles solo para exportación».

Alternativa 2: Permite que todos tus usuarios accedan a los datos y que solo algunos de ellos introduzcan nuevos datos

• A diferencia de la alternativa 1, deberás configurar una «Condición de Visibilidad».

Por ejemplo, si los formularios son rellenados por tus subcontratistas, puedes crear un campo de usuario «Empresa»mediante  «Los campos de usuarios personalizados» en los que introducirás el nombre de la empresa. Luego configurarás este elemento en los campos de tu elección para mostrar o no cada uno de los campos del formulario.

Como en el caso anterior, se recomienda insertar un texto fijo. Con ello puedes informar a los usuarios sobre cómo archivar el formulario.

Ahora puedes archivar tus formularios con total tranquilidad.