La digitalización de empresas de mantenimiento

24May, 2022

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• Sede: Chile
• Año de fundación: 2010
• Tamaño de la empresa: 80 trabajadores
• Industria: Mantenimiento de centros comerciales
• Nuestro entrevistado: Rodrigo Martínez, gerente general de Andes Facility

El desafío: Llevar la trazabilidad y los reportes del mantenimiento preventivo que realizan para sus clientes les consumía demasiado tiempo.

El resultado: Cada cliente recibe un correo electrónico automatizado al finalizar las tareas de mantenimiento. Andes Facility ha utilizado el tiempo ahorrado con Kizeo Forms para crecer como empresa.

La transformación digital no es un concepto nuevo pero está cada vez más vigente. Los cambios en el ámbito profesional, a nivel global, han demostrado la importancia de ser ágiles y apoyarnos en tecnologías digitales para mejorar los procesos de las empresas. Conseguir este cambio cultural en las empresas permite ir todavía más allá y lograr nuevos tipos de innovación. Así como hizo Andes Facility.

Sobre Andes Facility

Andes Facility es una empresa chilena que se dedica a diversos tipos de mantenimientos, centrándose en el servicio integral y continuo de espacios como centros comerciales, centros educativos, edificios empresariales y urbanizaciones. Su misión es asegurar que estas estructuras se mantengan operativas al 100% y prevenir su deterioro, contribuyendo a la tranquilidad y felicidad de las personas que hacen vida en estos espacios. 

Andes Facility cuenta con más de 80 trabajadores, de los cuales alrededor de 70 se encuentran constantemente en terreno. El personal en movilidad se encarga de realizar acciones de mantenimiento general como limpieza, jardinería, control de plagas, revisión de aires acondicionados, tableros eléctricos y más. 

Rodrigo Martínez, gerente general de Andes Facility, lleva nueve años trabajando en la empresa. En el 2014, comenzó a buscar una manera de mejorar el seguimiento de los procesos del plan de mantenimiento para agilizarlos. 

En el mercado existía un gran número de software de mantenimiento pero eran excesivamente costosos, poco personalizables y la implementación era muy compleja. Es así como Rodrigo y Andes Facility llegan a Kizeo Forms, convirtiéndose en uno de nuestros primeros clientes en el mercado latinoamericano.

La solución: digitalizar los reportes con una app para gestión de mantenimiento preventivo

Por cada órden de trabajo, Andes Facility tiene que entregarle al cliente un reporte del trabajo realizado. Como empresa, se toman la transparencia muy en serio: buscan que sus clientes estén al tanto de todo lo que sucede con sus estructuras y es una forma de mantener excelentes relaciones con estos. Sin embargo, esta gestión puede resultar difícil de realizar de manera manual y es aquí donde la digitalización comienza a jugar un papel relevante.

Actualmente Andes Facility tiene un formulario para cada actividad de mantenimiento preventivo. Cuando el trabajador en planta termina su intervención, inmediatamente su superior es notificado por el correo automático, este valida la información y le envía el reporte al cliente. 

La trazabilidad se realiza directamente desde Kizeo Forms y el compromiso con la transparencia se ve reforzado.

Reforzar la prevención de riesgos con Kizeo Forms

Andes Facility siempre ha tenido políticas de prevención de riesgos muy estrictas. Esto es complejo cuando se tiene a 80 personas trabajando en sitios distintos y en diferentes ciudades. Por lo cual, digitalizar la prevención de riesgos es esencial. Por cada trabajador se realiza un Programa de Prevención de Riesgos Laborales, este contiene:

• La normativa vigente que rige el trabajo a realizar
• Un checklist para dejar registro de la entrega de EPIs (elementos de protección personal) necesarios
• Evaluación de posibles riesgos; como trabajos en altura o exposición a sustancias químicas
• Medidas preventivas a considerar antes de iniciar el trabajo

Este análisis es fundamental para prevenir incidentes y, al ser digital, es más accesible en caso de alguna inspección o investigación.

Regularmente Andes Facility lleva a cabo charlas preventivas de 5 minutos con sus empleados. A través de Kizeo Forms, el prevencionista envía al líder de grupo el contenido de la charla de 5 min, el líder tiene que leerla y hacer firmar a todos los asistentes. Además se saca una foto para comprobar los asistentes.

Más allá del mantenimiento: la digitalización lleva a la diversificación de ingresos

El ahorro de tiempo y el mejoramiento de las relaciones con sus grandes clientes, producto de la digitalización, le presentaron a Andes Facility otro beneficio: la diversificación de sus ingresos.

La pandemia ocasionada por el Covid-19 representó un desafío importante para todas las empresas pero, para Andes Facility, también representó una oportunidad de crecimiento. Gracias a su digitalización con Kizeo Forms, Andes Facility desarrolló proyectos paralelos al mantenimiento junto a centros comerciales.

Click & Collect: nueva línea de negocios

Los espacios Click & Collect se implementaron en los parkings del centro comercial, donde los consumidores pueden ir a retirar productos comprados a través de la web. Permiten evitar aglomeraciones en espacios públicos y son más rápidos y baratos que los servicios de despacho.

Andes Facility utilizó Kizeo Forms para preparar e implementar todo el proceso de Click & Collect. Desde que el encargado recupera el producto en tienda, cuando se manda un correo automático al cliente para que sepa que su producto está listo para ser recogido, hasta la entrega al cliente cuando el encargado válida la entrega a través de fotografías y firma

Kizeo Forms también permite localizar rápidamente los productos en el almacén del espacio Click & Collect, ya que se especifica su ubicación en el formulario.

Una vez el producto es retirado se envían dos correos, uno para notificar a la tienda y el otro al cliente para agradecerle su retiro; reafirmando el compromiso de Andes Facility con la transparencia y agilizando la comunicación con los clientes.

Reportes Covid-19: Prevención de riesgo

Andes Facility desplegó equipos de prevencionistas en los centros comerciales para reportar el cumplimiento de los procesos sanitarios para frenar los contagios (sanitización, cumplimiento de la distancia, disponibilidad de alcohol gel).

Esta información se recoge en reportes que se crean de forma automática con fotos y otros detalles que piden los centros comerciales, facilitando la toma de decisiones y la agilidad en el monitoreo.

Los informes de Covid-19 llegan instantáneamente a todos los gerentes del centro comercial. Sin Kizeo Forms, lo tendría que haber hecho en un procesador de texto e insertar las fotos de forma manual. Me hubiera tardado hasta 48 horas en entregar ese informe.

– Rodrigo Martínez, gerente general de Andes Facility

Característica favorita del software cloud Kizeo Forms

Las funciones de la app móvil Kizeo Forms más utilizadas por Andes Facility son:

• Fotos: es posible hacer fotos desde la app de Kizeo Forms o agregarlas desde la galería de imágenes del dispositivo en uso.
• Firmas: con la app se facilita la toma de firma digital en terreno.
• Correo automáticos: es posible configurar diferentes escenarios y el envío de correos dependiendo de la información rellenada en el formulario. Por ejemplo: en el proyecto de espacios Click & Collect, se generan 4 correos por cada producto.
• Reportes personalizados: existe la libertad total para modificar el reporte en cuanto al contenido, al tipo de letra y el tamaño de letra usada, la estructura general del documento, el encabezado y el pie de página y el uso de logo e imágenes.

Para Rodrigo la personalización es un aspecto a destacar de Kizeo Forms, junto con la calidad del soporte que recibe. Actualmente está integrando Kizeo Forms con Power Bi, para aprovechar al máximo la información que se genera en Andes Facility y localizar los procesos que se pueden mejorar.

Rodrigo y Andes Facility son un claro ejemplo de los grandes beneficios de la digitalización para el crecimiento de un negocio.

¿Todavía no has digitalizado tu empresa? Comienza hoy con Kizeo Forms