La digitalización en la gestión de ONG y asociaciones
Aunque se la relaciona más directamente con el sector empresarial, lo cierto es que el proceso de transformación digital es un fenómeno global que está afectando enormemente a todos los sectores, incluido el sector social y las ONG. Estas últimas, necesitan imperiosamente digitalizar sus procesos internos y de recogidas de datos para adaptarse a un entorno cada vez más complejo, globalizado, competitivo e interconectado.
Las organizaciones no gubernamentales han experimentado, en los últimos años, una evidente modernización en lo que se refiere a su gestión y funcionamiento. No obstante, queda aún mucho margen de mejora, en especial en aspectos como la captura y manejo de datos e, incluso, en el uso de las tecnologías más vanguardistas como el Big Data o la inteligencia artificial.
Los ámbitos donde, en general, más se ha desarrollado la digitalización en las ONG son:
Con la digitalización de una ONG se puede lograr una serie de ventajas que, sin duda, van a facilitar que los objetivos finalmente logrados estén alineados con los esperados:
Descubre los métodos para la recogida de datos sobre el terreno
Las ONG tienen que gestionar a diario una cantidad de papeleo significativa como los formularios de inscripción de voluntarios, inscripción a eventos, notas de gastos, recibos de donaciones, encuestas y más. Usar formularios en papel para estas tareas administrativas representa, además de un alto consumo de papel y de tiempo, una posibilidad de pérdida o robo de datos.
Los formularios digitales son la solución ideal para superar estos problemas. Kizeo Forms es una aplicación móvil que cuenta con varias opciones que le dan un verdadero avance a los usuarios. Entre estas opciones, las más destacadas son la posibilidad de recopilar datos con el móvil y en modo offline, adjuntar fotos, audios, tablas, firma digital, geolocalización y más. Además, enviar correos electrónicos automatizados y centralizar los datos capturados en terrenos pudiéndose exportar en Word, Excel y PDF.
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Los voluntarios son el pilar de una ONG. Por lo tanto, es fundamental reclutar a las personas adecuadas. Para agilizar este proceso de RRHH, los formularios digitales Kizeo Forms permiten registrar los datos de los candidatos sobre el terreno (en la calle o durante un evento).
Recibir una solicitud de asistencia en formato papel aumenta considerablemente el tiempo de tratamiento ya que tiene que ser leída y transferida a la persona correspondiente. La solución Kizeo Forms permite digitalizar este procedimiento y así automatizar el envío de esta solicitud por correo electrónico directamente hacía la persona correcta. De esta forma ahorra tiempo y optimiza el tratamiento de las solicitudes.
Obtener más donaciones es el objetivo principal de cualquier ONG. Los eventos son ocasiones ideales para conseguir nuevas donaciones y registrarlas en el momento. La falta de conexión al internet muy a menudo constituye un obstáculo para la recaudación de fondos. Aquí un app de formularios digitales es una excelente alternativa al papel y a la falta de conexión. La opción offline de Kizeo Forms permite registrar formularios de donación aunque el dispositivo no esté conectado a internet.
Las asociaciones sin fines de lucro necesitan sustentar sus proyectos altruistas con información y datos valiosos recogidos en estudios o informes. Ofrecer datos veraces y actualizados es un requisito básico para el éxito de una campaña.
Por otro lado, las encuestas también se suelen aplicar a nivel interno, para comprender lo que sucede dentro de la organización o cuál es el clima laboral de empleados y personal voluntario.
Con Kizeo Forms podrás generar tantas encuestas como necesite tu ONG a través de la app de formularios digitales. A diferencia del papel, a través de nuestra app móvil podrás recoger sobre el terreno: audios, tomar fotos o añadir geolocalización a tu formulario estando. Además, es posible importar tus propias bases de datos para crear listas de selección múltiples de tipo checklist. Por otro lado, podrás fácilmente exportar la información recolectada para facilitar tus análisis.
Si tu ONG, asociación u organismo público, necesita llevar un registro y control de sus acciones de donación o ayudas, Kizeo Forms puede ser una herramienta de gran utilidad. Por ejemplo, para un proyecto de entrega diaria de ayudas alimentarias en barrios impactados por el Covid. Por otro lado, la funcionalidad de geolocalización permite visualizar fácilmente el trabajo del equipo de voluntarios o hacer un seguimiento en tiempo real de los trabajos completados.
Jonathan Moreno. Protección Civil de Cancún, México
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