Beneficios de conseguir la digitalización de procesos en tu empresa

18Feb, 2021

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Durante esta última década, las nuevas tecnologías han provocado un fuerte impacto en las empresas, que han necesitado acelerar la digitalización de los procesos para no quedarse estancadas en un mercado comercial cada vez más competitivo. 

Gracias a esto, las tareas que hasta hace poco se realizaban de forma lenta, manual y con algunos fallos irreversibles, causados principalmente por errores humanos, ahora se han convertido en acciones automáticas que han catapultado hacia el éxito a todas esas empresas que han sabido sumarse a los cambios mediante la digitalización de procesos.

¿Qué es la digitalización de procesos?

El usuario demanda rapidez y eficiencia en los servicios a los que accede, motivo por el que las empresas han aprovechado las nuevas tecnologías para ser más eficientes que nunca y poder cumplir con las expectativas de los consumidores. En este contexto, la digitalización de procesos ha sido clave y también ha evitado que las empresas se queden atrás frente a la competencia.

La digitalización de procesos consiste en adaptar los procesos de una empresa, independientemente del sector al que pertenezca, a los nuevos entornos digitales. Además, con la digitalización de procesos, toda la información que gestiona una empresa pasa a estar disponible de forma digital, con las ventajas que esta forma de almacenamiento reporta. 

Beneficios de la digitalización de procesos

Con la digitalización de los procesos, tu empresa encontrará nuevas oportunidades y formas de hacer el trabajo más eficaz, convirtiéndose en una potente competencia para el resto de empresas del sector. Si bien requiere un esfuerzo y una inversión, los muchos beneficios a corto y largo plazo hacen que el proceso merezca bastante la pena.

Mejor experiencia del cliente

Gracias a la automatización, tu empresa puede conseguir que los clientes tengan una experiencia mucho más satisfactoria. Ofrecer un servicio más rápido, cómodo y efectivo, puede ser la clave para fidelizar a los clientes y conseguir ese crecimiento de la empresa que estabas esperando.

Además, la digitalización de procesos ya es algo prácticamente obligatorio. Está comprobado que la supervivencia de las empresas depende de su capacidad de adaptarse al medio y a los cambios del mercado, y aquellas que no lo hacen, obviamente, acaban quedándose atrás. ¿Has oído alguna vez aquello de “renovarse o morir”? Pues ahora cobra más sentido que nunca.

Movilidad empresarial

La digitalización de procesos supone una mejora consistente en la comunicación entre los equipos de trabajo. Utilizar herramientas digitales capaces de recopilar información in situ, enviar reportes y crear órdenes de trabajo en apenas minutos, permite implementar la movilidad empresarial en tu empresa de forma eficiente y satisfactoria.

Digitalizar los procesos de tu empresa, supone poder recrear el lugar físico de trabajo en un dispositivo móvil para que los trabajadores puedan llevar a cabo las mismas tareas desde cualquier punto geográfico y de forma mucho más rápida.

Procesos más rápidos y productivos

En el día a día de cualquier empresa, existe una gran cantidad de tareas que ocupan demasiado tiempo y que resultan poco productivas. Tareas como las administrativas, no suponen ningún valor añadido para la empresa y, sin embargo, ocupan una gran parte del tiempo invertido. Son estas tareas las que requieren una digitalización para ser más productivas y poder invertir ese tiempo en actividades que de verdad lo requieran.

Con la digitalización, es posible realizar acciones como firmar documentación, enviar reportes e incluso recibir y emitir órdenes de compra. Esto acorta en gran medida los tiempos de espera y agiliza el flujo de trabajo, lo que supone directamente un aumento de la productividad.

Y es que el tiempo que antes se dedicaba al seguimiento de obras, a la asignación de partes de trabajo, la creación de reportes de servicios, el control de horarios, entre otros procesos, ahora se reduce enormemente. Utilizar tecnologías digitales permite agilizar la comunicación entre los equipos de trabajo. De esta manera, se acelera el flujo de trabajo e información gracias a la transferencia de datos en tiempo real, el sistema de aprobación entre el personal en movilidad y supervisores o el envío de informes automáticos de forma instantánea, entre otras cosas. Esto produce un aumento de la productividad y una reducción de costes. Ya no tendrás que depender de los canales de mensajería tradicionales para hacer llegar información a tus clientes o socios, ahora solo necesitarás unos segundos para hacerlo posible.

De hecho, hacer que los tiempos de espera sean cada vez más cortos, es una de las formas más efectivas de aumentar la competitividad de tu empresa frente a otras del sector. 

Automatización de procesos

Gracias a la digitalización, muchos de los procesos de tu empresa se pueden automatizar. A través de un ordenador o teléfono móvil es posible acceder a información importante, comunicarte con clientes o resolver incidencias, incluso si estás a cientos de kilómetros de tu empresa. Procesos como el levantamiento de información en terreno, las inspecciones, las auditorías, los controles de calidad o la creación y envío de reportes, se pueden realizar de forma automática y desde cualquier lugar, suponiendo una reducción importante del tiempo que antes se dedicaba a hacer manualmente este tipo de tareas.

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Información segura y disponible

Acceder a la información que se genera cada día en tu empresa ahora es más fácil y seguro. Los datos registrados permanecen almacenados en un sistema y podrás consultarlos y exportarlos para tus análisis. Con esta optimización, resulta más difícil perder información por no saber dónde está o porque se haya producido algún incidente como incendios y demás.

Menos errores en los procesos

La digitalización de procesos ha conseguido también que las empresas tengan cada vez menos errores y que si los tienen, se puedan identificar y solucionar a tiempo.  

Un ejemplo claro de este beneficio lo vemos en los técnicos que usan herramientas digitales para recopilar datos en tiempo real y estando en terreno. De esta forma, se evitan errores en la captura de datos y en la generación de los reportes, presupuestos, partes de trabajo, etc. 

Mayor motivación de los trabajadores

Contar con herramientas que te hagan el trabajo más fácil y encontrar nuevas formas más efectivas de llevarlo a cabo, suelen ser factores que aumentan la motivación de los empleados hasta en un 40 % y una razón de peso para dar el salto a la digitalización.

Cómo llevar a cabo la digitalización de procesos

Para llevar a cabo la digitalización de procesos en tu empresa hay una serie de pasos que debes seguir, pues de hacerlo depende el éxito de la implantación de este recurso. 

Para beneficiar a tu empresa con todas las ventajas posibles de la digitalización, es importante contar con un equipo de expertos que entienda no sólo tus necesidades sino que, además, se interese por herramientas tecnológicas fiables y fáciles de implementar como Kizeo Forms.

Antes de realizar cualquier cambio, no olvides analizar primero la relación actual de la empresa entre departamentos, con proveedores y clientes para ver cuáles son los puntos claves en los que la digitalización puede ayudarte. A continuación, te compartimos los pasos que debes conocer para la digitalización de procesos con la que notarás enormes mejoras:

Analizar el estado de tu negocio

Antes de implantar un modelo de digitalización de procesos, es necesario conocer cómo funciona la empresa y con qué tipo de automatización cuenta, si es que lo hace. Hay que tener muy claro qué tareas se pueden digitalizar y cuáles no. 

Una vez que tengamos esta información, podremos dar los pasos para elegir las herramientas y tecnología más adecuadas en nuestro caso.

Crear una estrategia

Cuando ya sepamos qué procesos vamos a digitalizar y las herramientas y tecnología que vamos a elegir, crearemos una estrategia en la que los objetivos sean claros y precisos para poder llevar a cabo la transformación digital. Esta estrategia debe analizar varios factores:

• Estratégico. Dentro de este, podemos incluir las acciones administrativas, operacionales y de gestión que podemos enfocar a la consecución de los nuevos objetivos.
• Económico. Es importante asegurarse que todas las nuevas rutinas y la digitalización de los procesos que se implanten aporten la rentabilidad y sustentabilidad que la empresa necesita.
• Entorno. La digitalización de procesos debe ser fácilmente adaptable al entorno incluyendo la nueva filosofía que esta trae consigo. 
• Cultura digital. Hay que plantearse la idea de implantar la cultura digital en todo el personal implicado de la empresa, desde el CEO hasta el repartidor. Pensar en digital en todo momento provocará que la digitalización de procesos avance y siempre se mantenga actualizada y presente. 

Elegir las plataformas web más adecuadas

Para la digitalización de procesos, se necesita una plataforma web desde la que acceder a cualquier función desde un solo lugar. Hacer esto te facilitará el alcance de los objetivos, a la vez que facilita el entrenamiento a los empleados que solo tendrán que saber cómo funciona una herramienta con la que tener acceso a todo y evitar fallos o pérdidas de tiempo por no recordar qué herramienta es para qué cosa o cómo debe usarse para hacer su trabajo. Todo en uno es la mejor forma de conseguir una automatización limpia y segura. Un CRM podría ser una excelente elección.

Capacitar a los empleados

Ampliando un poco lo mencionado en el punto anterior, identifica a los perfiles más adecuados dentro de tu organización para comenzar a capacitarlos ante la digitalización de procesos y que ellos puedan a la vez enseñar a otros. Crea equipos eficaces que te ayuden a redefinir procesos, reconocer problemas y sugerir los cambios que podrían ser necesarios. 

Una vez hecho esto, todo el proceso estará listo para que el resto de la plantilla reciba la formación necesaria con el fin de que la era digital sea parte del día a día de la empresa. 

El cliente es fundamental 

Hasta ahora hemos hablado de la empresa, la tecnología y los trabajadores. Sin embargo, el cliente es fundamental en la digitalización de procesos, ya qué será uno de los mayores beneficiados. Para que esto suceda es importante entender el perfil y las necesidades de tu público objetivo para adaptar la automatización a ellos.

Esto no es tan difícil si se cuenta con una herramienta con la que obtener datos e información relevante sobre los clientes y que, además, se pueda integrar fácilmente con tu CRM. 

Atraer al personal adecuado

Una vez que se ha llevado a cabo la digitalización de procesos, el reclutamiento tomará otro enfoque para definir el perfil de los profesionales que se necesitan para distintas competencias laborales. Esta información se puede obtener a través de un análisis de datos que permitan comprender mejor a los empleados, para reconocer lo que se necesitará en el futuro a corto plazo. 

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Cómo puede ayudar Kizeo Forms en la digitalización de procesos

Kizeo Forms es una solución que permite digitalizar procesos operativos y administrativos basados en papel, como las inspecciones, auditorías, listas de verificación, controles de calidad o partes de trabajo, entre otros.

Con esta herramienta es posible automatizar la recolección de información en tiempo real, el envío de datos y la generación de reportes personalizados. Puede además integrarse con los sistemas internos de tu empresa de forma gratuita. Así el flujo de información será incluso más rápido y efectivo. Inicia la digitalización de procesos de tu empresa con Kizeo Forms y aumenta en productividad desde el primer momento.

Integrando Kizeo Forms con tu CRM o ERP, la digitalización de procesos será mucho más eficaz y sencilla. Tendrás la información necesaria para reconocer tu público objetivo, tus empleados y colaboradores, tus clientes y, en definitiva, tu empresa. Esto se realiza a través de 4 pasos fundamentales: 

• La recolección de información en tiempo real. 
• Optimización de workflows.
• Generación automática de reportes personalizados. 
• Integración con los sistemas internos de la empresa de forma gratuita. 

No hay duda de que Kizeo Forms será un aliado excepcional para llevar a cabo la digitalización de procesos en tu empresa. ¡Puedes probarlo gratis durante 15 días!

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