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01Sep, 2016
2Comentarios

Exportar tus datos: La lista Excel

Agrupa los datos de un formulario en un solo archivo de Excel.

La lista Excel es, como su nombre indica, un archivo de Excel en el que encontrarás el conjunto de datos introducidos durante un período determinado. Los datos se “agruparán” en un mismo documento, en forma de lista.

Por ejemplo, tienes una agencia que realiza encuestas para tus clientes. A fin de facilitar la selección de tus datos, deseas poder extraerlos todos en un único archivo de Excel. Esto es posible gracias a la lista Excel.

Recuperar los datos en una lista Excel.

Extraer tus datos a través de la página Exportar.

Verás entonces  una página con el conjunto de los formularios.

Ve a datos y seleccione exportar

 

  • Busca el formulario que contiene los datos que deseas exportar.
  • Selecciona el período deseado para la búsqueda de la lista Excel.
  • Si deseas incluir las transferencias pendientes (debido a una transferencia entre usuarios o a un Push), marca la casilla Incluir transferencias pendientes. Se mostrarán en gris en tu lista Excel.
  • Haz clic a continuación en tu lista de Excel o lista Excel personalizado

Lista Excel lista Excel personalizado

  • Recuperará los datos deseados. En nuestro ejemplo, hemos marcado la casilla Incluir transferencias pendientes.

Presentación de la lista Excel

Extraer los datos a través del Histórico (es preferible).

  • Visita kizeoforms.com.
  • En la pestaña Datos, selecciona Histórico y luego el formulario deseado.
  • Se mostrará una página con el conjunto de datos.
  • Selecciona los datos que deseas mostrar en tu lista Excel o en tu lista Excel personalizada, haciendo clic en ellos.
  • Haz clic en Selección y luego en lista Excel o lista Excel personalizada.

En el histórico podrá ver todos los formularios rellenados

Personalizar la lista Excel.

Organizar la presentación.

Desde las opciones de tu formulario, puedes organizar la presentación de tu lista Excel y añadirle nuevas columnas.

  • Visita las opciones de tu formulario (desde la pestaña Formulario del menú Configuración).
  • En las opciones de tu formulario, selecciona Importación/Exportación.

En las opciones de tu formulario selecciona la pestaña exportaciones

  • Haz clic en Exportación a Excel.
  • A continuación, deberás seleccionar los elementos que deseas mostrar en tu lista Excel, así como el orden en que deseas presentar las columnas. Para ello, arrastra los elementos deseados de derecha a izquierda. Si deseas ver el encabezado de las columnas, marca Ver el encabezado.

Selecciona los campos que deseas exportar pasándolos a la derecha

  • ¡Haz clic en cerrar y no olvides guardar!

Novedad : Puedes añadir una columna que muestre el número de teléfono del usuario.

Añadir datos especiales a la lista Excel:

  • Visualizar el historial de cada dato en tu archivo de Excel: tu archivo de la lista Excel contendrá una columna complementaria “Histórico” para describir precisamente el historial de los datos; dato registrado, transferido, modificado, por qué usuario y en qué fecha.
  • Mostrar un identificador único: tu archivo de la lista Excel contendrá una columna complementaria: “Identificador único”. Es el identificador único del dato en Kizeo.
  • Mostrar el número de registro: tu archivo de la lista Excel contendrá una columna complementaria “Número de registro”. El número de registro es una numeración propia del formulario. Puedes configurar tu número de inicio en la pestaña General.
  • Puedes decidir el comportamiento de las celdas vacías, seleccionando fusionar, duplicar o dejar en blanco, en la lista desplegable correspondiente.

 

Elegir el comportamiento de células vacías en Excel.

  • También puedes definir el comportamiento de las listas y selecciones múltiples. Selecciona “Agrupar en una sola columna” o “Separar en varias columnas”.

.

Comportamiento de los elementos listas/ selección múltiple.

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Hay 2 comentarios

  • Amadeo

    27 Nov, 2018

    Buenas tardes, al exportar un formulario de requerimiento de materiales a excel, cada material me sale en una columna diferente, sin embargo lo ideal sería que estuviesen en filas diferentes, de esa forma alimentaría la base de datos de una forma mucho más eficiente. Los datos se me presentan de la siguiente forma (donde barra sería un separador de columna)
    material 1 | precio 1 | material 2 | precio 2 …….. | material x | precio x

    Sin embargo, yo quisiera que la información se exporte de la siguiente manera
    material 1 | precio 1
    material 2 | precio 2
    .
    .
    .
    material x | precio x

    ¿Existe forma de poder exportar la información como he planteado? Saludos

    • Lisette Carvallo

      28 Nov, 2018

      Buenos días Amadeo, gracias por su mensaje, para poderlo ayudar ¿podría enviar el nombre de su formulario?. Si lo desea, podríamos organizar una reunión telefónica para poder ayudar a mejorarlo.
      Puedes contactarnos directamente al contact@kizeo.com

      Quedo atenta a tus comentarios.

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