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26Ago, 2021
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gestión de ong

La digitalización en la gestión de ONG y asociaciones

Aunque se la relaciona más directamente con el sector empresarial, lo cierto es que el proceso de transformación digital es un fenómeno global que está afectando enormemente a todos los sectores, incluido el sector social y las ONG. Estas últimas, necesitan imperiosamente digitalizar sus procesos internos y de recogidas de datos para adaptarse a un entorno cada vez más complejo, globalizado, competitivo e interconectado.

 

La digitalización en la gestión de las ONG

Las organizaciones no gubernamentales han experimentado, en los últimos años, una evidente modernización en lo que se refiere a su gestión y funcionamiento. No obstante, queda aún mucho margen de mejora, en especial en aspectos como la captura y manejo de datos e, incluso, en el uso de las tecnologías más vanguardistas como el Big Data o la inteligencia artificial. 

Los ámbitos donde, en general, más se ha desarrollado la digitalización en las ONG son:

  • Acciones de marketing para captar fondos: uso de canales digitales, campañas de influencers en las redes sociales, etc.
  • Creación de aplicaciones móviles (apps) con nuevos programas y servicios, o que sirven para complementar o promocionar los ya existentes.
  • Mejora de los procesos internos: gestión de proyectos o tareas online, automatización de tareas administrativas, gestión documental y gestión digitalizada de departamentos o áreas como RRHH o Contabilidad. 
  • Soluciones de movilidad: otro de los aspectos donde más están invirtiendo las ONG para mejorar su proceso de digitalización son las soluciones de movilidad. En este punto ganan peso las aplicaciones móviles que permiten gestionar procesos fuera de la oficina o tomar datos desde el móvil o tablet; información que se transfiere en tiempo real a distintos softwares de la organización. Estas soluciones se centran en optimizar tiempos de gestión de distintos departamentos o limitar el uso del papel

 

¿Cómo puede ayudar la digitalización a que las ONG cumplan sus objetivos?

Con la digitalización de una ONG se puede lograr una serie de ventajas que, sin duda, van a facilitar que los objetivos finalmente logrados estén  alineados con los esperados:

  • Mejora de los flujos de trabajo y la comunicación interna. Las nuevas tecnologías permiten destinar más tiempo a los trabajos con verdadero valor y potenciar la comunicación entre equipos, que ya no tienen que estar en el mismo espacio para poder organizarse y darse feedback. 
  • Facilita la recogida y captura de todo tipo de datos a través de dispositivos móviles sobre el terreno y su posterior manejo.
  • Reducción de costes. Se evitan desplazamientos innecesarios, gastos en dietas y kilometrajes, y en ocasiones, hasta suministros o el alquiler de oficinas o vehículos.
  • Aumento de la productividad y la competitividad. Se gana en tiempo, se consigue más eficacia y se automatizan las tareas de escaso valor.

 

Descubre los métodos para la  recogida de datos sobre el terreno

 

App Kizeo Forms: la mejor solución de formularios digitales y móviles para tu ONG

Las ONG tienen que gestionar a diario una cantidad de papeleo significativa como los formularios de inscripción de voluntarios, inscripción a eventos, notas de gastos, recibos de donaciones, encuestas y más. Usar formularios en papel para estas tareas administrativas representa, además de un alto consumo de papel y de tiempo, una posibilidad de pérdida o robo de datos.

Los formularios digitales son la solución ideal para superar estos problemas. Kizeo Forms es una aplicación móvil que cuenta con varias opciones que le dan un verdadero avance a los usuarios. Entre estas opciones, las más destacadas son la posibilidad de recopilar datos con el móvil y en modo offline, adjuntar fotos, audios, tablas, firma digital, geolocalización y más. Además, enviar correos electrónicos automatizados y centralizar los datos capturados en terrenos pudiéndose exportar en Word, Excel y PDF.

 

¡Gestiona tus notas de gastos inmediatamente con Kizeo Forms!

 

Ejemplos de aplicaciones de Kizeo Forms para tu gestión de ong y asociación

 

formularios digitales para ong

 

Captación de voluntarios en terreno

Los voluntarios son el pilar de una ONG. Por lo tanto, es fundamental reclutar a las personas adecuadas. Para agilizar este proceso de RRHH, los formularios digitales Kizeo Forms permiten registrar los datos de los candidatos sobre el terreno (en la calle o durante un evento).

 

Gestión de solicitudes de asistencia

Recibir una solicitud de asistencia en formato papel aumenta considerablemente el tiempo de tratamiento ya que tiene que ser leída y transferida a la persona correspondiente. La solución Kizeo Forms permite digitalizar este procedimiento y así automatizar el envío de esta solicitud por correo electrónico directamente hacía la persona correcta. De esta forma ahorra tiempo y optimiza el tratamiento de las solicitudes.

 

Gestión de las inscripciones

Obtener más donaciones es el objetivo principal de cualquier ONG. Los eventos son ocasiones ideales para conseguir nuevas donaciones y registrarlas en el momento. La falta de conexión al internet muy a menudo constituye un obstáculo para la recaudación de fondos. Aquí un app de formularios digitales es una excelente alternativa al papel y a la falta de conexión. La opción offline de Kizeo Forms permite registrar formularios de donación aunque el dispositivo no esté conectado a internet.

 

Realización de encuestas con el móvil

Las asociaciones sin fines de lucro necesitan sustentar sus proyectos altruistas con información y datos valiosos recogidos en estudios o informes. Ofrecer datos veraces y actualizados es un requisito básico para el éxito de una campaña. 

Por otro lado, las encuestas también se suelen aplicar a nivel interno, para comprender lo que sucede dentro de la organización o cuál es el clima laboral de empleados y personal voluntario. 

Con Kizeo Forms podrás generar tantas encuestas como necesite tu ONG a través de la app de formularios digitales. A diferencia del papel, a través de nuestra app móvil podrás recoger sobre el terreno: audios, tomar fotos o añadir geolocalización a tu formulario estando. Además, es posible importar tus propias bases de datos para crear listas de selección múltiples de tipo checklist. Por otro lado, podrás fácilmente exportar la información recolectada para facilitar tus análisis. 

 

Digitalización del registro y seguimiento de ayudas

Si tu ONG, asociación u organismo público, necesita llevar un registro y control de sus acciones de donación o ayudas, Kizeo Forms puede ser una herramienta de gran utilidad.  Por ejemplo, para un proyecto de entrega diaria de ayudas alimentarias en barrios impactados por el Covid. Por otro lado, la funcionalidad de geolocalización permite visualizar fácilmente el trabajo del equipo de voluntarios o hacer un seguimiento en tiempo real de los trabajos completados. 

‘’Llevamos poco tiempo utilizando Kizeo Forms y nos ahorra mucho tiempo. Facilitó el seguimiento de la gestión en terreno. También, hace más sencillo el trabajo de la gente que realiza la labor en campo. En un principio, los trabajadores tenían resistencia al cambio. Pero luego vieron los beneficios y se adaptaron a la herramienta’’.

Jonathan Moreno. Protección Civil de Cancún, México

 

¿Buscas una solución que te ayude en la digitalización de tu ONG? Conoce todas las ventajas de Kizeo Forms o contacta con nuestro equipo para resolver todas tus dudas. 

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