Transférez & partagez des formulaires grâce au groupe de partage

12Mai, 2020

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Vous souhaitez transférer et partager réciproquement des modèles de formulaires avec un autre compte Kizeo Forms que ce soit via un transfert ou la création d’une bibliothèque commune ? Ceci est tout à fait possible, il faut pour cela créer ce que nous appelons un groupe de partage. Ce tutoriel va vous expliquer comment faire.

La création du groupe de partage

En tout premier lieu, afin de créer votre groupe de partage, vous devez nous envoyer un e-mail via l’adresse e-mail d’un des administrateurs de votre compte avec, en copie, le/les administrateurs du compte qui rejoindront votre groupe de partage. Vous devez, de plus, nous communiquer votre code entreprise et celui des autres comptes. Pour une question de sécurité, ils devront faire de même.

Une fois cette étape faite, vous pourrez transférer des formulaires entre vous et également créer une bibliothèque de formulaires commune.

Comment transférer des formulaires à un compte du groupe de partage ?

Un groupe de partage permet le transfert réciproque de copies de formulaires entre des comptes entreprises distincts rattachés à ce groupe. C’est à dire que l’administrateur de groupe du compte A peut, à tout moment, transférer un formulaire vers le compte B, présent dans son groupe de partage.

1. Connectez vous à la plate-forme Kizeo Forms, menu Formulaires, onglet Mes Formulaires,
2. Cliquez sur la commande Plus liée au formulaire concerné,
3. Sélectionnez Transférer,
4. Sélectionnez le code entreprise de destination dans le menu déroulant,
5. Cliquez sur Valider.

Une copie du formulaire se trouvera dorénavant dans la liste des formulaires du compte de réception.

Par défaut il n’ y a qu’un seul administrateur de groupe sur chaque compte mais si vous souhaitez que d’autres profils puissent également avoir cette fonctionnalité, vous devez nous en faire la demande, toujours par e-mail.

Remarques :

• L’enregistrement consécutif à une saisie par un utilisateur est stocké sur la plateforme web concernée par l’enregistrement, et n’est en aucun cas visible par les autres comptes du groupe.
• Lors du transfert, les listes externes et les modèles d’exports liés au formulaire sont automatiquement copiés sur le compte de destination. C’est pourquoi nous vous conseillons, avant de transférer un formulaire, de faire une copie de celui-ci. Retirez ensuite les données que vous jugez confidentielles et relatives aux listes externes et aux modèles d’export associés, puis transférez cette nouvelle version du formulaire.

Comment partager les formulaires dans la Bibliothèque Groupe ?

Vous connaissez probablement la bibliothèque de votre compte, laquelle vous permet de partager des formulaires avec les différents chefs de groupe et administrateurs de votre compte.

La création d’un groupe de partage sur deux comptes signifie la création d’une nouvelle bibliothèque : la bibliothèque Groupe. Celle-ci permet de partager un modèle de formulaire aux différents chefs de groupe et administrateurs de chaque compte entreprise de votre groupe.

1. Connectez vous à la plate-forme Kizeo Forms, menu Formulaires, onglet Mes Formulaires,
2. Cliquez sur la commande Plus liée au formulaire concerné, et sélectionnez Partager,
3. Vous pouvez ensuite modifier le nom du formulaire (si le nom d’origine est conservé, « Copie » sera ajouté pour la version partagée), choisir la langue, un ou plusieurs mots-clés pour identifier plus facilement le formulaire dans la Bibliothèque et saisir une description,
4. Sélectionnez Bibliothèque Groupe,
5. Puis cliquez sur Partager.

Ce formulaire est désormais disponible dans la bibliothèque groupe et accessible aux différents chefs de groupe et administrateurs de chaque compte entreprise de votre groupe.

A savoir :

• Lors du partage de Formulaire, les listes externes et les modèles d’export qui y sont liés sont également partagés. Pensez à les retirer avant !
• La modification de la version partagée du formulaire, par le compte d’origine, est effective dans la bibliothèque groupe. Assurez-vous de modifier la version souhaitée.
• L’utilisation de la bibliothèque Groupe est la même que la bibliothèque Kizeo et la bibliothèque de votre compte. Ainsi vous pouvez ajouter des formulaires de la bibliothèque à votre compte, modifier la fiche descriptive d’un formulaire partagé ou ne plus le partager. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la bibliothèque de formulaires Kizeo Forms pour en savoir plus.

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