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07Jun, 2021
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sistema de trazabilidad

Implementación de un sistema de trazabilidad en tu empresa

Implantar un sistema de trazabilidad en una empresa permite disponer de información muy valiosa, tanto actual como histórica, de un producto o lote. Esto supone ventajas como conocer la ubicación exacta de un artículo en todo momento o poder retirar un lote de un producto que haya salido defectuoso, entre otros.

La digitalización de un sistema de trazabilidad es la única manera de poder controlar con eficacia grandes volúmenes de mercancía, en especial si tienen mucho movimiento.

 

¿En qué consiste un sistema de trazabilidad empresarial?

Un sistema de trazabilidad puede definirse como el conjunto de herramientas y procedimientos que permiten realizar un seguimiento exhaustivo de un producto desde su fabricación hasta que llega al cliente final.

¿Qué tipos de sistemas de trazabilidad hay?

Básicamente, podemos distinguir dos tipos de trazabilidad en una empresa:

  • Trazabilidad interna. Se refiere a los procesos que se siguen para controlar los movimientos de los productos mientras están en el interior de una empresa: pasos por las cadenas de montaje y otros espacios de fabricación, cambios de ubicación durante el almacenaje, etc.
  • Trazabilidad externa. Hace referencia a los procesos a los que se ven sometidos los productos o lotes de artículos una vez salen de la empresa; por ejemplo, en los envíos a los domicilios particulares de los clientes o en el transporte hasta los punto de venta, como grandes almacenes o supermercados.

 

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5 ventajas de usar un sistema de gestión de trazabilidad en tu empresa

1.Permite controlar el producto de una forma individualizada, aunque pertenezca a un mismo lote o fecha de fabricación. De esta forma, se hace más fácil retirar o revisar un producto, de ser necesario.

2.Mejora y añade eficiencia a la gestión del stock, al tener acceso en tiempo real a las operaciones de entradas y salidas de productos, estados de las existencia, posibles problemas de suministros, etc.

3.Mayor control de pérdidas y robos de artículos, al poder conocer la ubicación en tiempo real de cada uno de ellos, con lo que se incrementan las opciones de recuperación de los mismos en caso de extravío.

4.Permite identificar con antelación problemas de abastecimiento de materias primas o materiales, así como de otros problemas que pudieran poner en peligro el funcionamiento de la cadena de suministros.

5.Reducir al mínimo el impacto negativo de las incidencias en el stock, problemas de abastecimiento, retirada obligatoria de productos, etc.

 

¿Qué es un sistema de control de inventarios?

 

Requisitos para cumplir con un sistema de trazabilidad

A la hora de implantar un sistema de gestión de la trazabilidad en nuestra empresa debemos cerciorarnos de que cumple con los siguientes requisitos:

Disponer de un sistema de información que permita el intercambio

Es importante que la trazabilidad de tu empresa incluya un sistema que permita un flujo de información fluido entre las distintas partes implicadas. Para ello es necesario utilizar una  aplicación informática que permita: acceder a las bases de datos y otros sistemas centrales de la empresa, como el CRM, y establecer un sistema de envíos automáticos de alerta de incidencias a través de mensajes de chat o correos electrónicos.

Codificar la información procesada

Otro requisito básico es que el sistema de trazabilidad permita codificar la información procesada con formatos digitales que permitan, por ejemplo, la impresión de etiquetas. De no ser así, en la práctica resulta imposible poder llevar un control de los productos, lotes de artículos, envíos, recepciones, etc. Existen diferentes sistemas como el identificador EPC y otros menos costosos para empresas o negocios de menor tamaño.

codificacion con identificador

Establecer un sistema de registro y organización de la información y documentación

Durante los procesos de trazabilidad se genera una gran cantidad de información y documentación que es necesario gestionar de una forma adecuada y práctica para, de esta forma, ganar en eficiencia y mejorar la calidad global del sistema.

El propio sistema de trazabilidad debe contener métodos específicos para registrar la información de un modo automático y estandarizado. Otra cuestión importante es que filtre los datos verdaderamente importantes y descarte los superfluos o que no aporten valor añadido. Esta organización debe abarcar tanto la información digital, que debería ser la mayor parte, junto con algún dato que, puntualmente, se recoja de modo manual.

Facilitar la colaboración entre los distintos participantes de la cadena de suministro

Otro de los puntos importantes es que el sistema de trazabilidad tenga una función integradora del trabajo de los diferentes profesionales que, de un modo u otro, colaboran en el circuito de almacenaje y transporte del producto, desde que sala de fabricación hasta que llega al consumidor. Es fundamental que los datos recolectados puedan integrarse y combinarse, aunque hayan sido recogidos por profesionales diferentes y distintas vías.

Disponer de las herramientas necesarias para una correcta recolección de información

Probablemente, hoy en día, el requisito más necesario y valorado de un sistema de gestión de trazabilidad es que incorpore herramientas informáticas que permitan tomar los datos de forma cómoda y eficaz, mediante dispositivos móviles y sobre el terreno.

 

¿Cómo Kizeo Forms nos ayuda con el sistema de trazabilidad?

Kizeo Forms, la aplicación líder del mercado en la generación de formularios digitales e informes automáticos. Puede resultar de gran ayuda para implementar un sistema de trazabilidad, especialmente en las siguientes tareas:

  • Recogida o registro de datos. Podrás recoger datos con el móvil o tablet sobre el terreno: en la propia fábrica, en el almacén, durante el transporte, etc. Para ello cuentas con campos como geolocalización, lector de código de barra y de códigos QR, cálculo automático y más.
  • Óptima trazabilidad de producto o lote. Con Kizeo Forms puedes crear e imprimir los códigos de barras o QR únicos, los cuales se pueden imprimir directamente desde la app. 
  • Creación de una base de datos con los códigos QR, que pueden ser leídos por la aplicación móvil en cada etapa del proceso, lo que garantiza una trazabilidad efectiva.
  • Automatización de formularios e informes. Los formatos necesarios para la captura y administración de datos se definen previamente y pueden modificarse y personalizarse según las necesidades de cada momento. De esta manera, se pueden trabajar desde la aplicación móvil con checklists, solicitud de materiales, informes y más.
  • Extracción automática y transferencia de datos. Cada vez que se produzca un cambio en un producto, como la entrada y salida del almacén, el sistema lo registra automáticamente y puede transferir la data a otras softwares de la empresa. En otras palabras, podrás centralizar y acceder al histórico cuando lo necesites y mantener al día tus datos para facilitar tus análisis.

 

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