27Sep, 2016
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Cree una lista externa en Excel e impórtela

Cree rápidamente y fácilmente sus listas externas en Excel.

Durante la creación de su formulario, es posible que necesite introducir varias veces listas definidas por los mismos elementos, ya sea para el mismo o para diferentes formularios. Con Kizeo Forms, tiene la posibilidad de crear una lista tipo, y así evita tener que crear cada vez la misma lista! Es lo que denominamos una Lista externa. En este tutorial, le enseñaremos a crear esta lista desde Excel.

Debe utilizar el software Microsoft Excel de 2007 o posterior a fin de poder guardar su lista en formato .xlsx. Si no dispone del paquete ofimático Microsoft Office, puede descargar la versión de prueba o adquirir el pack completo en el sitio asociado.

Las diferentes listas.

En Kizeo Forms existen varios formatos de listas:

  • La Lista simple: es una lista, de ciudades, por ejemplo.
  • La Lista jerárquica: es una lista de varios niveles (hasta 9). Puede crear, por ejemplo, una lista que ofrezca un determinado número de regiones, que cada región ofrezca los departamentos correspondientes, y, por último, que cada departamento ofrezca las ciudades correspondientes.
  • La Lista con atributos: permite vincular varios campos a una Lista (hasta 49). Durante la introducción, si selecciona un elemento de esta lista, los datos vinculados a este elemento se rellenarán automáticamente en los campos previstos al efecto. Puede, por ejemplo, crear una lista de intervinientes. Al introducir uno de ellos, su dirección y su número de teléfono aparecerán automáticamente.
  • La Lista jerárquica con atributos: permite, después de una lista de varios niveles (9), introducir automáticamente campos vinculados a esta lista (hasta 49). Retomando los dos ejemplos precedentes, seleccionaremos a nuestro interviniente en una Lista jerárquica de ciudades. Y los datos correspondientes al interviniente se rellenarán de forma automática en los campos atributos previstos al efecto.
  • La Lista con códigos: permite, al exportar, que un elemento seleccionado muestre un nombre diferente del mostrado durante la introducción. Puede tratarse de una abreviatura, un código o una referencia, por ejemplo.
  • La lista filtrada: permite mostrar, o no, elementos de una lista externa en función de los datos consignados en los perfiles de usuario.
La Liste référentielle.

Paso 1. Creación de listas en Excel.

En estas listas hay dos puntos muy importantes que, si no se respetan, comprometerán el buen funcionamiento

  • Su lista, sea la que sea, debe crearse en un archivo de Excel y guardarse en formato .xlsx.

Garde su archivo en el formato .xlsx

  • Kizeo Forms reconoce el tipo de lista en función de los nombres de las columnas. Hay que nombrar las columnas exactamente como se explica a continuación y empezar siempre por la A1.

La Lista simple

  • La celda A1 debe denominarse label.
  • Comience a introducir su lista en A2.

Cree su lista simple.

La Lista jerárquica

Una Lista jerárquica puede contener hasta 9 niveles, es decir, 9 columnas en el archivo de Excel.

  • En este archivo, en la primera línea, las celdas A1 y B1 deben denominarse level_label, y la última columna debe denominarse label.
  • Introduzca su lista.

Configure su liste jerárquica en Excel.

Explicaciones: tomemos el ejemplo de Andalucía.
Al seleccionar la región Andalucía de la lista siguiente le ofrecerá las provincias de Almería, Cadiz y Sevilla.  Al elegir Almería, le ofrecerán las ciudades Abra, Abrucena Adra, Albanchez y Almería.

La Lista con atributos

La Lista con atributos puede contener hasta 49 columnas.

  • La celda A1 debe denominarse label, y las celdas siguientes B1, C1, D1, etc. deben denominarse  ref.
  • Introduzca su lista.

Cree su lista de atributos en Excel.

Explicaciones: tomemos el ejemplo de Sancho
Al seleccionar Sancho, su apellido, su nombre,  dirección y su código postal se rellenarán en los campos previstos al efecto (campos atributos o cálculos).
La lectura se realiza por columna: la columna 1 se define por su apellido, la columna 2 se define por su nombre, etc.

La Lista jerárquica con atributos

La Lista jerárquica con atributos puede contener 9 columnas para la parte jerárquica y 49 columnas para la parte atributos. La última columna de la jerárquica y la primera de la lista con atributos son comunes a ambas listas.

  • En su archivo de Excel, denomine las celdas A1, B1, C1, etc. de la parte Lista jerárquica level_label. La última columna correspondiente a la Lista jerárquica, que es también la primera columna de la Lista con atributos, debe denominarse label. Las columnas siguientes, correspondientes a la Lista con atributos, deben denominarse ref.
  • Introduzca su lista.

Cree y configure su lista jerárquica con atributos en Excel.

Explicaciones: tomemos el ejemplo de Andalucía.
Al seleccionar Andalucía, la lista siguiente le ofrecerá Almería, Cadiz y Sevilla . Y al elegir Almería: Se le ofrecerán Abra, Abrucena, Adra, etc. Si elige Almería se rellenará en los campos previstos al efecto (campos Atributos).

La Lista con códigos

Esta funcionalidad está disponible únicamente para los elementos procedentes de una columna label. El código se muestra en el Histórico y en las exportaciones a Excel (listas y personalizados).

  • La columna anterior a label debe denominarse code.

Cree y configure su lista con códigos en Excel.

Explicaciones: Tomemos el ejemplo de Carolina Martinez. Al exportar, en lugar de aparecer Martinez, se mostrará el código de interviniente 181918 en el Histórico y en las exportaciones a Excel.

La Lista filtrada

La Lista filtrada permite mostrar o no los elementos de una lista externa en función de los datos consignados en los perfiles de usuario.

  • En su archivo de Excel, denomine las celdas A1, B1, C1 user_ref1user_ref2 y user_ref3 en caso de que tenga 3 tipos de filtros que introducir.
  • La columna siguiente, D1, debe denominarse label. Es la columna que corresponde a los elementos de su lista.
  • Introduzca los filtros y los elementos de su lista.

Cree y configure su lista filtrada en Excel.

Explicaciones: Los usuarios que tengan como filtro Alemania configurado en su perfil de usuario, verán en su móvil o tableta los elementos Cartulina, Ratón para ordenador, Compás y Libreta Espiral. En cambio, no verán los otros elementos de la lista.

Paso 2. Importación de las listas.

  • Vaya al menú Listas externas.

Vaya a Configuración > Listas Externas.

  • Haga clic en Nueva lista.

Crear una nueva lista

  • Nombre su lista, dele Click en el botón Excel, luego aplane el cuadro Darle click o dejar su archivo Excel aquí (.xlsx) para insertar su archivo Excel. 

Importar lista desde excel

  • Una vez que haya importado su lista, aplane el botón Sobrescribir todo y luego Confirmar los cambios y regresar a la parte Editar. 

Sobrescribir lista excel y guardar

  • La lista se creará automáticamente una vez cargado el archivo de Excel. La puntuación que define el tipo de lista (depende de la línea 1 del archivo de Excel) debe mostrarse sola.

¡No olvide guarda los cambios!


Para aprender aún más...


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