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27Dic, 2017
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Comprender los grupos de usuarios y líderes de grupo.

Agrupa a tus usuarios por especialidad, ubicación, filial, etc. según la estructura de tu empresa. Y escoge un administrador de grupo: el líder de grupo.

Comprendre groupes d'utilisateurs et chefs de groupe.

Los grupos de usuarios.

Tomemos un ejemplo concreto: la directora regional de una empresa de servicios desea utilizar la herramienta Kizeo Forms en sus distintos centros.
Entre sus necesidades figuran “poder administrar los formularios de cada centro”. Por tanto, para ahorrar tiempo, agrupará los usuarios por “grupo” = “centro”.

Por motivos de organización, se crea una sola cuenta Kizeo Forms, gestionada por la directora regional de la empresa, es decir, la administradora.
La cuenta comprenderá una docena de usuarios para empezar, repartidos en dos grupos y subgrupos. Cada grupo corresponderá a un centro.

Con Kizeo Forms puede configurar los grupos de usuarios.

Paso 1: Creación de los grupos

  • Nombre de usuario: Este será el nombre de usuario que utilizará para conectarse.
  •  Nombre y apellido del usuario.
  •  Agregar el correo electrónico: Si lo deseas, marcando la casilla puedes enviar un e-mail para que el usuario defina la contraseña, si no, agrega la contraseña que deseas para este usuario.
  •  Por ultimo define el rol que deseas para este usuario marcando la casilla correspondiente. Puede ser un simple usuario, un líder de grupo (en este caso puede definir su grupo principal) o un administrador.

Nota: Mas abajo explicaremos el rol de un “Líder de grupo”

  • A continuación, crea tus grupos desde la Interfaz de administración, en la pestaña Grupos de usuarios.
  • Haz clic en Nuevo grupo de usuarios.
  • Configura tu nuevo grupo.
  • No te olvides guardar tus ajustes.

Nota: El Grupo matriz es el grupo de pertenencia de un grupo de usuarios. Permite definir su lugar en la jerarquía. La Cuenta empresa es la más alta dentro de la pirámide; cuanto más a la derecha está el grupo, más baja es su posición.

  • Una vez que hayas creado varios grupos, podrás ver la jerarquía entre los diferentes grupos.

Mis grupos de usuarios

  • Haz clic en el botón “configuración” para atribuir los usuarios que formarán parte del grupo.

Paso 2: Atribuir los permisos

Ya creado los grupos, debes atribuir los permisos de acceso a los formularios a cada grupo. ¡Es muy sencillo!

  • Haz clic en Formularios > Mis formularios, luego clic en el botón Permisos que se encuentra en la línea del formulario.
  • Ve a la pestaña Grupos.
  • Puedes otorgar los permisos de acceso a un formulario añadiendo uno o varios grupos de usuarios. Todos los usuarios del grupo tendrán acceso al formulario en cuestión.
  • La pestaña Recapitulación, permite visualizar todos los usuarios que tienen acceso a su formulario.

Haz clic sobre la lupa situada junto a cada usuario para conocer la razón por la cual el usuario tiene acceso a este formulario:

  • El usuario tiene también estado de administrador:

Forma parte de los administradores de la cuenta

  • El usuario forma parte de un grupo de usuarios añadido en la pestaña Grupos se ha añadido manualmente en la pestaña Usuarios:

Forma parte de usuarios añadidos manualmente al formulario

¡Ahora ya sabes administrar los permisos para grupos de usuarios!

El Líder de grupo.

En Kizeo Forms, existen diferentes niveles de usuarios. Por ahora conoces:
– El usuario: introduce datos en la aplicación Kizeo Forms, desde su smartphone, tablet o en la interfaz web.
– El administrador: administra la cuenta Kizeo Forms en su totalidad.

Existe un tercer nivel de usuario: ¡líder de grupo!

Entender el comportamiento del líder de grupo.

Se encuentra en un nivel intermedio entre el administrador y el usuario; tiene más permisos que el usuario, pero menos que el administrador. Está asociado a un grupo principal. De este modo, puede crear y modificar formularios, usuarios, líderes de grupos, grupos de usuarios y recuperar los datos de su grupo.

El grupo principal.

El grupo principal es propietario de lo que crea el líder de grupo. Se convierte automáticamente en su líder de grupo e indica, además, su nivel jerárquico. El líder de grupo tiene acceso a todos los grupos inferiores a su grupo principal.

  • Si su grupo principal es la Cuenta empresa, tendrá acceso a la totalidad de los formularios y datos introducidos.
  • Los demás líderes que tengan el mismo grupo principal pueden participar en las creaciones de nuestro líder de grupo. En caso contrario, no hay interacción posible salvo darles acceso manualmente.
Principios generales.

Un líder de grupo puede crear, modificar usuarios, grupos (si se le concede este permiso) y formularios. No obstante, su acceso estará más o menos limitado según el creador de este último.

En nuestro ejemplo, seremos líder de grupo con la posibilidad de crear usuarios y grupos.

Resumen de los derechos de los diferentes perfiles de los usuarios.

Nota: Si el líder de grupo copia un formulario creado por el administrador, se convertirá automáticamente en su propietario. Por lo tanto, podrá modificarlo.

Importante: tiene la posibilidad de limitar los derechos de un líder de grupo seleccionando el nivel de acceso básico ‘Sólo lectura’.

Nota: Es imposible modificar el nivel de acceso de un líder de grupo a un grupo que viene siendo su grupo principal.

Paso 1. Convertir un usuario en Líder de grupo.

El administrador designa previamente los líderes de grupo.

  • Para ello, haz clic en > Mis Usuarios.
  • Haz clic en el lápiz verde para Modificar un usuario y marca la casilla Líder de grupo.
  • Selecciona si deseas darle la posibilidad de crear usuarios y/o grupos.
  • Elige su grupo principal. Será automáticamente Líder de grupo.

Define el estatus que deseas dar a este usuario marcando la casilla correspondiente. Puede ser un simple usuario, un líder de grupo (en este caso puede definir su grupo principal) o un administrador.

Si decides darle el estatus de Líder de grupo, puedes definir también si este líder de grupo podrá o no crear usuarios, formularios y/o grupos.

  • Haz clic en usuarios formularios digitales para darle la posibilidad a tu líder de grupo crear/modificar usuarios.
  • Haz clic en para darle la posibilidad a tu líder de grupo crear/modificar grupos de usuarios.
  • Haz clic en formularios digitales kizeo forms para darle la posibilidad a tu líder de grupo crear/modificar formularios.

Nota: Al marcar un líder de grupo, este se convierte por defecto en usuario si esta misma casilla se ha marcado en su ficha de usuario. Podrá, por tanto, introducir datos.

  • ¡No olvides Guardar!

Cuando el líder de grupo se conecte a la plataforma Kizeo Forms verá sus formularios, podrá modificarlos (si los ha creado), crear otros nuevos, recuperar todos los datos de su grupo, etc.

 


Para ir más allá…


 

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