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27Dic, 2017
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Comprender los grupos de usuarios y líderes de grupo.

Agrupe sus usuarios por especialidad, ubicación, filial, etc. según la estructura de su empresa. Y escoja un administrador de grupo: el líder de grupo.

Comprendre groupes d'utilisateurs et chefs de groupe.

Los grupos de usuarios.

Tomemos un ejemplo concreto: la directora regional de una empresa de servicios desea utilizar la herramienta Kizeo Forms en sus distintos centros.
Entre sus necesidades figuran poder administrar los formularios de cada centro. Por tanto, para ahorrar tiempo, agrupará los usuarios por ‘grupo’ = ‘centro’.

Por motivos de organización, se crea una sola cuenta Kizeo Forms, gestionada por la directora regional de la empresa, es decir, la administradora.
La cuenta comprenderá una docena de usuarios para empezar, repartidos en dos grupos y subgrupos. Cada grupo corresponderá a un centro.

Con Kizeo Forms puede configurar los grupos de usuarios.

Paso 1. Creación de los grupos.

  • Antes de nada, debe empezar por crear sus usuarios en el menú Configuración, en la pestaña Usuarios. Para facilitar la explicación, el nombre de nuestros usuarios coincide con el grupo al que pertenecerán.

Crear un nuevo usuario

  • A continuación, cree sus grupos desde la Configuración, en la pestaña Grupos de usuarios.
  • Haga clic en Añadir un grupo de usuarios.
  • Configure su nuevo grupo.

Nombre del grupo y su jerarquía

  • No se olvide de validar sus ajustes.

Nuevo grupo de usuario

Nota : El Grupo matriz es el grupo de pertenencia de un grupo de usuarios. Le permite definir su lugar en la jerarquía. La Cuenta empresa es la más alta dentro de la pirámide; cuanto más a la derecha está el grupo, más baja es su posición.

  • Una vez que haya creado varios grupos, podrá ver la jerarquía entre los diferentes grupos. Los grupos que pertenecen al grupo matriz “Cuenta empresa” están ubicados a la izquierda.

Jerarquía grupos de usuarios

  • Haga clic en el botón “Administrar” y vaya a la pestaña Recapitulación para atribuir los usuarios que formarán parte del grupo. Para ello, márquelos.

Administrar un grupo de usuario

Recapitulación del grupo

  • En la pestaña Usuarios, puede añadir y/o retirar los diferentes usuarios del grupo.

Agregar un o varios usuarios

Paso 2. Atribuir los permisos.

Ahora que ya ha creado sus grupos, debe atribuir los permisos de acceso a los formularios a cada grupo. ¡No hay nada más sencillo!

  • Vaya a Formularios > Mis formularios, y haga clic en el botón Permisos que se encuentra en la línea del formulario.
  • Vaya a la pestaña Grupos.
  • Puede otorgar los permisos de acceso a un formulario añadiendo uno o varios grupos de usuarios. Todos los usuarios del grupo tendrán acceso al formulario en cuestión.

Agregar un grupo a un formulario

Retirar permiso de acceso a un formulario

 

  • Vaya a la pestaña Recapitulación.

Le permite visualizar todos los usuarios que tienen acceso a su formulario:

Recapitulación permisos del formulario

Haga clic sobre la lupa situada junto a cada usuario para conocer la razón por la cual el usuario tiene acceso a este formulario:

  • El usuario tiene también estado de administrador:

El Usuario de Kizeo que también tiene un status de administrador.

  • El usuario forma parte de un grupo de usuarios añadido en la pestaña Grupos se ha añadido manualmente en la pestaña Usuarios:

Usuario Kizeo Forms que hace parte de un grupo con derecho al acceso al formulario.

 

NB :Por defecto, todos los usuarios tienen acceso a todos los formularios creados. Si no desea otorgar este permiso a todos los usuarios por defecto al crear el formulario:

  • Vaya a Configuración,  Aplicación.
  • Desmarque la casilla “Por defecto, dar los permisos a todos los usuarios”.

¡Ahora ya sabe administrar sus permisos para grupos de usuarios!

El Líder de grupo.

En Kizeo Forms, existen diferentes niveles de usuarios. Ya conoce:
– El usuario: introduce datos en la aplicación Kizeo Forms, desde su smartphone, tableta o en la página web.
– El administrador: administra la cuenta Kizeo Forms en su totalidad.

Y un tercer nivel de usuario: ¡el líder de grupo!

Comprender el líder de grupo.

Se trata de una especie de administrador intermedio, que tiene más permisos que el usuario, pero menos que el administrador. Está asociado a un grupo principal. De este modo, puede crear y modificar formularios, usuarios, líderes de grupos, grupos de usuarios y recuperar los datos de su grupo.

El grupo principal.

El grupo principal es propietario de lo que crea el líder de grupo. Se convierte automáticamente en su líder de grupo e indica, además, su nivel jerárquico. El líder de grupo tiene acceso a todos los grupos inferiores a su grupo principal.

  • Si su grupo principal es la Cuenta empresa, tendrá acceso a la totalidad de los formularios y datos introducidos.
  • Los demás líderes que tengan el mismo grupo principal pueden participar en las creaciones de nuestro líder de grupo. En caso contrario, no hay interacción posible salvo darles acceso manualmente.

Principios generales.

Un líder de grupo puede crear, modificar usuarios, grupos (si se le concede este permiso) y formularios. No obstante, su acceso estará más o menos limitado según el creador de este último.

En nuestro ejemplo, somos líder de grupo con la posibilidad de crear usuarios y grupos.

Resumen de los derechos de los diferentes perfiles de los usuarios.

NB :Si el líder de grupo copia un formulario creado por el administrador, se convertirá automáticamente en su propietario. Por lo tanto, podrá modificarlo.

Importante: tiene la posibilidad de limitar los derechos de un líder de grupo seleccionando el nivel de acceso básico ‘Sólo lectura’.

Para escoger esta opción, vaya en el menú Usuarios > Grupos de usuarios > seleccione el grupo deseado y aplane el botón Administrar > En la pestaña líderes de grupo, podrá escoger el nivel de acceso de cada uno de sus líderes de grupo. Tendrá estas dos opciones:

  • Sólo lectura: el líder de grupo sólo podrá ver los formularios y los datos y exportarlos. Sin embargo, no podrá modificar ni suprimir estos datos.
  • Derecho de edición: el líder de grupo podrá ver los formularios y los datos, modificarlos, suprimirlos y exportarlos.

Nivel de acceso líder de grupo

NB: Es imposible modificar el nivel de acceso de un líder de grupo a un grupo que viene siendo su grupo principal.

Paso 1. Crear o convertir su Líder de grupo.

El administrador designa previamente los líderes de grupo.

  • Para ello, vaya a Configuración -> Usuarios.
  • Haga clic en Agregar o Modificar un usuario y marque Líder de grupo.
  • Seleccione si desea darle la posibilidad de crear usuarios y/o grupos.
  • Elija su grupo principal. Será automáticamente Líder de grupo.

Crear un nuevo usuario Kizeo Forms

Defina el estatus que desea dar a este usuario tachando la casilla correspondiente. Puede ser un simple usuario, un líder de grupo (en este caso puede definir su grupo principal) o un administrador.

Si decide darle el estatus de Líder de grupo, puede definir también si este líder de grupo podrá o no crear usuarios, formularios y/o grupos.

  • Déle click en usuarios formularios digitales para darle la posibilidad a su líder de grupo crear/modificar usuarios.
  • Déle click en  para darle la posibilidad a su líder de grupo crear/modificar grupos de usuarios.
  • Déle click en formularios digitales kizeo forms para darle la posibilidad a su líder de grupo crear/modificar formularios.

NB: Al marcar un líder de grupo, este se convierte por defecto en usuario si esta misma casilla se ha marcado en su ficha de usuario. Podrá, por tanto, introducir datos.

  • ¡No se olvide de de Validar!
Paso 2. Atribuir los permisos.

El procedimiento es el mismo que en el primer caso.

  • Si su grupo (también Grupo principal) posee permisos de acceso a un formulario, el líder de grupo tendrá automáticamente acceso así como gestión.

Administrar permiso formulario

  • Si su grupo posee permisos de acceso a un formulario, pero no es su Grupo principal, el líder de grupo tendrá acceso únicamente, y no gestión.

Administrar formularioCuando el líder de grupo se conecte a la plataforma Kizeo Forms verá sus formularios, podrá modificarlos (si los ha creado), crear otros nuevos, recuperar todos los datos de su grupo, etc.


Para ir más allá…


 

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