Comprender los grupos de usuarios y líderes de grupo.
Agrupa a tus usuarios por especialidad, ubicación, filial, etc. según la estructura de tu empresa. Y escoge un administrador de grupo: el líder de grupo.
Tomemos un ejemplo concreto: la directora regional de una empresa de servicios desea utilizar la herramienta Kizeo Forms en sus distintos centros.
Entre sus necesidades figuran «poder administrar los formularios de cada centro». Por tanto, para ahorrar tiempo, agrupará los usuarios por «grupo» = «centro».
Por motivos de organización, se crea una sola cuenta Kizeo Forms, gestionada por la directora regional de la empresa, es decir, la administradora.
La cuenta comprenderá una docena de usuarios para empezar, repartidos en dos grupos y subgrupos. Cada grupo corresponderá a un centro.
Nota: Mas abajo explicaremos el rol de un «Líder de grupo»
Nota: El Grupo matriz es el grupo de pertenencia de un grupo de usuarios. Permite definir su lugar en la jerarquía. La Cuenta empresa es la más alta dentro de la pirámide; cuanto más a la derecha está el grupo, más baja es su posición.
Ya creado los grupos, debes atribuir los permisos de acceso a los formularios a cada grupo. ¡Es muy sencillo!
Haz clic sobre la lupa situada junto a cada usuario para conocer la razón por la cual el usuario tiene acceso a este formulario:
En Kizeo Forms, existen diferentes niveles de usuarios. Por ahora conoces:
– El usuario: introduce datos en la aplicación Kizeo Forms, desde su smartphone, tablet o en la interfaz web.
– El administrador: administra la cuenta Kizeo Forms en su totalidad.
Existe un tercer nivel de usuario: ¡líder de grupo!
Se encuentra en un nivel intermedio entre el administrador y el usuario; tiene más permisos que el usuario, pero menos que el administrador. Está asociado a un grupo principal. De este modo, puede crear y modificar formularios, usuarios, líderes de grupos, grupos de usuarios y recuperar los datos de su grupo.
El grupo principal es propietario de lo que crea el líder de grupo. Se convierte automáticamente en su líder de grupo e indica, además, su nivel jerárquico. El líder de grupo tiene acceso a todos los grupos inferiores a su grupo principal.
Un líder de grupo puede crear, modificar usuarios, grupos (si se le concede este permiso) y formularios. No obstante, su acceso estará más o menos limitado según el creador de este último.
En nuestro ejemplo, seremos líder de grupo con la posibilidad de crear usuarios y grupos.
Nota: Si el líder de grupo copia un formulario creado por el administrador, se convertirá automáticamente en su propietario. Por lo tanto, podrá modificarlo.
Importante: tiene la posibilidad de limitar los derechos de un líder de grupo seleccionando el nivel de acceso básico ‘Sólo lectura’.
Nota: Es imposible modificar el nivel de acceso de un líder de grupo a un grupo que viene siendo su grupo principal.
El administrador designa previamente los líderes de grupo.
Define el estatus que deseas dar a este usuario marcando la casilla correspondiente. Puede ser un simple usuario, un líder de grupo (en este caso puede definir su grupo principal) o un administrador.
Si decides darle el estatus de Líder de grupo, puedes definir también si este líder de grupo podrá o no crear usuarios, formularios y/o grupos.
Nota: Al marcar un líder de grupo, este se convierte por defecto en usuario si esta misma casilla se ha marcado en su ficha de usuario. Podrá, por tanto, introducir datos.
Cuando el líder de grupo se conecte a la plataforma Kizeo Forms verá sus formularios, podrá modificarlos (si los ha creado), crear otros nuevos, recuperar todos los datos de su grupo, etc.
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