¿Cómo digitalizar mis partes de incidencias en obras?
¿Cómo digitalizar mis partes de incidencias en obras?
Cualquier incidencia, como por ejemplo un accidente laboral, que se produzca en una obra debe ser convenientemente registrado en un documento oficial, conocido como libro de incidencias, el cual debe estar siempre disponible en la propia obra. Normalmente, el libro y los partes de incidencias están controlados por el profesional elegido como coordinador en materia de seguridad y salud.
La normativa permite que el libro de incidencias y los partes puedan ser rellenados y/o registrados y guardados tanto en formato papel como en digital. En la práctica, los documentos digitales se están imponiendo sobre el papel en la mayoría de obras por sus indudables ventajas, como puede ser la comodidad y la seguridad en la custodia y acceso a los datos.
Sin embargo, los beneficios de gestionar digitalmente las posibles incidencias de una obra, van más allá que la comodidad a la hora de tomar los datos. Este sistema puede ayudar a gestionar la prevención de riesgos laborales e, incluso, a prevenir los accidentes laborales o minimizar sus consecuencias.
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Proceso para la gestión de incidencias en obra
Un accidente o incidente de trabajo es un hecho indeseable que debe tratar de prevenirse con todos los medios posibles: implementación de las medidas de prevención adecuadas, poner a disposición de los empleados los EPIs necesarios y formar al personal para su correcta utilización y mantenimiento, etc.
Sin embargo, si pese a ello la incidencia se llega a producir, es necesario poner en marcha un protocolo de gestión previamente definido ante este tipo de situaciones que incluya, como mínimo, estas actuaciones:
- Recogida de toda la información posible sobre el incidente: datos, testigos, fotos, pruebas, etc.
- Análisis exhaustivo de toda la información relevante, tanto por separado como en conjunto.
- Investigación de los hechos. Se relacionan los distintos focos de información y se establecen una serie de conclusiones.
- Determinación de las causas. Se enumeran los motivos que han provocado el accidente.
- Aplicación de las medidas necesarias para que no vuelva a producirse una situación como esta en el futuro: refuerzo de las medidas preventivas, más formación a los empleados, medidas de concienciación, etc.
- Control de la eficacia de medidas. Inspecciones y controles para garantizar que las nuevas medidas preventivas se están aplicando y son efectivas.
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El diseño del parte de incidencias y su informe correspondiente
Como hemos visto, una parte importante del protocolo o proceso de gestión de incidencias se basa en la recopilación de datos y en la elaboración de conclusiones. Todos estos datos han de estar reflejados, tanto por una cuestión de normativa como de operatividad, en dos documentos: el parte de incidencias y el informe de incidentes.
Parte de incidencias
En el parte de incidencia deben quedar reflejados, de la forma más minuciosa y detallada posible, todos los datos del accidente o incidente:
- Lugar, fecha y hora.
- Tipo de incidente.
- Empleados y personas implicadas
- Descripción de los hechos.
- Posibles causas.
- Inclusión de fotos, notas de voz, datos de geolocalización y otros datos que puedan ayudar a esclarecer lo ocurrido.
Informe de incidentes
A partir de los datos recogidos, se debe elaborar también un informe donde se sintetice lo ocurrido con la información más relevante y se determinen: causas, acciones para paliar sus consecuencias y medidas de prevención para evitar que vuelva a suceder.
Por lo tanto, el informe debería constar de los siguientes apartados:
- Resumen del accidente o incidente: lugar, fecha, hora, descripción, causas…
- Conclusiones del análisis de los datos y la investigación.
- Medidas para paliar las consecuencias del accidente.
- Medidas directas de prevención para evitar o reducir las posibilidades de que vuelva a ocurrir, así como minimizar sus consecuencias.
- El informe se puede completar con imágenes, gráficos y estadísticas.
Ventajas de digitalizar tus partes de incidencias en obra
Digitalizar en tu obra el parte de incidencias te va a permitir la mejora global de un aspecto tan importante y sensible como es el de la gestión de riesgos laborales, puesto que te garantiza:
- Capturar con comodidad y fiabilidad, incluso sobre el terreno, todos los datos necesarios.
- Reportar a tiempo el incidente.
- Informar a todos los implicados en la gestión de riesgos de la obra.
- Te ayudará a minimizar los riesgos y a prevenir futuros incidentes.
Cómo puede ayudarte Kizeo Forms a gestionar tu parte de incidencia en obra
Kizeo Forms es una solución ideal para rellenar un parte de incidentes sobre el terreno con un smarthpone o tablet, ya que permite crear formularios con todas la opciones para describir los hechos al detalle. Además, se pueden incorporar datos en todos los formatos: texto, imágenes, notas de voz con testimonios de los posibles testigos etc.
Con Kizeo Forms puedes ir más allá del simple registro del incidente, ya que te permite digitalizar el proceso completo:
- Captura de datos.
- Información en tiempo real del incidente a quien corresponda.
- Asignación de tareas y responsabilidades en la investigación del accidente y la puesta en marcha de medidas de prevención y seguimiento.
- Organización de procesos y flujos de trabajo.
- Evaluación de riesgos.
- Propuesta de acciones correctivas.
- Generación de informes completos, que incluyan imágenes, audios, estadísticas, gráficos, etc.
Además, con nuestro software para la gestión y reporte de incidencias tienes la opción, al terminar de rellenar sus datos, de enviar un correo electrónico con estos dos archivos que se generan automáticamente al generar el parte de accidentes: una declaración del incidente en formato Word y un documento Excel recopilando los datos y, en su caso, declaraciones de los testigos.
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