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03May, 2021
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control de presencia

Ventajas de usar una aplicación móvil para llevar el control de presencial laboral

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, obliga a las empresas españolas a llevar el registro horario de todos sus empleados, sea cual sea su jornada laboral. 

Este registro debe estar disponible para inspecciones de trabajo, empleados y sindicatos y la ley obliga a que refleje datos como: la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria de cada trabajador o  las horas extras realizadas por los trabajadores. 

La mayoría de empresas están optando por la digitalización de este registro, mediante algún software específico y aplicaciones móviles, tras comprobar que el control en papel es ineficaz, inexacto, poco fiable y supone la inversión de mucho tiempo y esfuerzo.

 

Sistema de registro y los medios para cumplir con el control de presencia laboral

Con la normativa vigente en la actualidad no se impone ningún sistema específico de control diario de la jornada laboral. Esto significa que cada empresa tiene libertad de elegir un sistema manual, informático, remoto (a través de dispositivos móviles), con huella dactilar, etc.

La única obligación exigida es que el sistema elegido por la empresa cumpla los objetivos, requerimientos y necesidades de la norma, que básicamente son: asegurar que los empleados se ciñan al horario estipulado por los estatutos y convenios. Una cuestión importante, en este sentido, es que los cuadrantes horarios, horarios o calendarios no se consideran un registro de jornada. 

Por otro lado, las empresas están obligadas a actuar siempre con proporcionalidad en su sistema de control y cumplir con la normativa de tratamiento de datos personales.

 

Descubre las ventajas de llevar a cabo el control horario en el trabajo

 

Beneficios de contar con una APP para el control de presencia laboral

Como hemos comentado, la normativa sobre control horario otorga libertad a las empresas para elegir el sistema que consideran más conveniente, siempre que cumpla con los requisitos y objetivos de la ley.

La elección de una APP que permita realizar este control de forma automatizada, desde un smartphone o una tablet supone varias y destacadas ventajas:

  • Simplifica las tareas de control. Realizar el cómputo de horas de cada empleado puede ser una tarea compleja y farragosa para muchas empresas, obligando a invertir muchas horas de trabajo. Un registro automático puede facilitar muchísimo el cómputo y control de las horas laborales de cada empleado.
  • Facilita la planificación de horarios. Con este tipo de aplicaciones es muy fácil y rápido crear y rellenar formularios con patrones de horarios, calendarios de trabajo, control de absentismo, etc.
  • Optimiza el control de asistencia. Una aplicación que permita trabajar en remoto y con sistemas de geolocalización posibilita saber en todo momento dónde se encuentra cada empleado, así como  conocer al detalle si se han producido ausencias justificadas o injustificadas, retrasos, etc.
  • Se adapta a las necesidades de cada empresa. Las app móviles se caracterizan por tener muchas opciones de personalización, ajustándose a las necesidades organizativas o logísticas de cada empresa. 
  • Permite centralizar las gestión. Los datos registrados pueden exportarse al CRM, ERP u otro sistema informático de la empresa y ser utilizados de forma automática para, por ejemplo, confeccionar las nóminas. Esta funcionalidad ahorra mucho tiempo y  se gana en eficacia y eficiencia.
  • Funciones adicionales avanzadas. Otro beneficio es que algunas de estas aplicaciones permiten funciones de alto nivel como la generación de informes y la digitalización de otros procesos administrativos.

 

Nueva llamada a la acción

¿Cómo puede ayudarte Kizeo Forms en el control de la presencia laboral en tu empresa?

Kizeo Forms es una aplicación de recogida de datos en tiempo real para móviles y tablets, que puedes usar como sistema de control presencial en tu empresa. 

Su gran ventaja por encima de las diferentes ofertas del mercado es que se confecciona según tus necesidades. En otras palabras, es 100% personalizable.

Esta personalización es posible porque Kizeo Forms funciona con un creador de formularios que te permite diseñar tu propia aplicación móvil, es decir, tú creas tu ficha de control de horario diario y tus empleados lo llenan desde la aplicación móvil. Puedes añadir a tu ficha los campos de tu interés, tales como geolocalización, firma digital y cálculo automático.

Digitalizando el registro diario de horas trabajadas

Si tu empresa lleva el registro laboral diario, Kizeo Forms se ajustará perfectamente a tu necesidad de captura y administración de datos. Para más detalles sobre este tema, te explicamos a continuación, cómo funciona esta solución, así como sus funcionalidades y principales ventajas al momento de exportar los datos.

Con Kizeo Forms puedes implementar fácilmente un sistema de control digital en 5 pasos:

1. Desde la plataforma web (ordenador), creas tu modelo de Control de horario y la asignas a tus empleados para que puedan verla al entrar en la aplicación móvil. 

2.Si lo deseas, puedes personalizar el informe que se generará cada vez que un empleado complete su control de horario.

3.Los empleados entran cada día de trabajo en la App móvil y rellenan un formulario predefinido y geolocalizado donde pueden registrar el horario de entrada y salida.

4.Automáticamente, esta información se envía al supervisor y a recursos humanos en forma de informe. Si se desea, se puede también activar un proceso sencillo de validación.

5.Con los datos recolectados, puedes exportar informes de horas trabajadas, ya sean individuales o consolidados y en formato Excel, Word o PDF. Puedes, igualmente, integrarlo con tus sistemas gratuitamente, gracias a nuestra API.

Aplicando un método de control de acceso y presencia de tu personal

Otro de los usos posibles de Kizeo Forms es habilitar un sistema de control de entradas y salidas, lo que se conoce popularmente como fichar, lo cual es altamente útil si debes controlar el ingreso a zonas o espacios de trabajo, como áreas de acceso restringido.

Para este uso, nuestra app te permite incluir campos inteligentes en tus formularios como lector de códigos QR, tags NFC o usar el gps del teléfono.

De esta forma, puedes fácilmente habilitar un sistema de control de acceso de personal, de dos maneras:

  • Individualmente, desde el teléfono móvil  de cada empleado.
  • De manera centralizada, usando una tablet en un punto de acceso de la empresa.

Integrando el control horario con otros procesos de tu empresa

Dada la flexibilidad de Kizeo Forms, puedes aprovechar la herramienta para hacer formularios más completos sin costo adicional. Un ejemplo típico entre nuestros clientes, es crear y asignar una parte de trabajo que incluye las horas y los materiales empleados. De esta forma, sin duda llevarás un mejor registro de las labores de tu personal en movilidad. 

 Además, puedes poner en marcha otros procesos administrativos como solicitud de vacaciones, notas de gasto, control de entrega de EPIs, gestión de albaranes  y más.

En resumen, con Kizeo Forms te será tremendamente sencillo cumplir con el  Real Decreto-ley 8/2019, lo cual te garantiza cumplir estrictamente con la normativa y evitar sanciones y multas. Podrás llevar el registro detallado de presencia laboral, aunque cada empleado tenga un horario distinto o existan situaciones y casos concretos de flexibilidad horaria. 

Y, si lo quieres, puedes aprovechar todo el alcance de Kizeo Forms, implementándolo en otros procesos y departamentos, ¡sin pagar más por ello!  Sea cual sea tu sector o tamaño, tendrás en tus manos una solución robusta y muy fácil de implementar

 

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