Abonnement à un formulaire

Depuis la page Mes formulaires, il faut cliquer sur la touche Plus, puis sur Partager 

• La fenêtre de partage s’ouvre : il est possible de mettre une description ainsi que des mots clés afin d’en faciliter ensuite la recherche
• L’étape suivante consiste à sélectionner la Bibliothèque Abonnés. Pour ce faire, il faut cliquer sur la touche Copier le lien. Il s’agit d’une url que l’on communique au prestataire avec qui on veut partager le formulaire.
• La touche s’appelle maintenant Lien copié !
• Après enregistrement et confirmation, une pop-up indique que la demande de partage est prise en compte

Dans la Bibliothèque, les informations disponibles sur le formulaire sont :

• Le type de bibliothèque
• Le nombre d’éléments dans le formulaire
• Le nombre de listes externes liées au formulaire
• L’accès aux paramètres du partage
• L’option Publier aux abonnés les dernières modifications du formulaire
• L’option Arrêter le partage du formulaire

Lorsque l’on revient sur la page Mes formulaires, l’icône , à côté du nom du formulaire, indique que celui-ci est partagé. En cliquant dessus, cela rouvre la fenêtre de partage.

A savoir : le lien est unique et de ce fait, l’Administrateur à qui on l’envoie peut le transmettre à son tour aux Administrateurs d’autres comptes. Cependant l’administrateur du compte d’origine a accès à la liste des comptes abonnés au formulaire et peut les désactiver à tout moment.

Avant de se connecter à Kizeo Forms, le prestataire copie dans son navigateur le lien qu’il a reçu par mail.

A l’ouverture de l’application, il arrive directement sur la Bibliothèque et un message l’invite à s’abonner au formulaire.

S’il refuse, une confirmation lui est demandée et une pop-up indique que son choix est pris en compte. S’il accepte, le formulaire et les listes externes liées sont copiés et il devient donc Abonné au formulaire.  Celui-ci se trouve maintenant accessible depuis la page Mes formulaires mais également depuis la Bibliothèque.

Sur la page Mes formulaires, l’icône , à côté du nom du formulaire, indique que celui-ci appartient à la Bibliothèque abonnés. L’administrateur peut maintenant paramétrer les droits qu’il veut donner à ses utilisateurs et chef(s) de groupe.

Les données saisies sur le compte abonné appartiennent uniquement à l’abonné. Cependant, si un compte souhaite récupérer les données d’un autre compte, il est tout à fait possible de le faire en utilisant les API.

Le créateur du formulaire peut désabonner un abonné depuis la bibliothèque, en allant dans les réglages du partage, et en cliquant sur la touche . Après enregistrement et confirmation, une pop-up indique que la demande est prise en compte.

A savoir : Même si des utilisateurs ont été désabonnés, ils restent affichés en rouge dans la liste des abonnés, ceci afin de garder l’historique de tous les utilisateurs qui ont été abonnés. Néanmoins, il est possible de supprimer cet historique en cliquant sur la touche .

L’abonné peut se désabonner depuis la Bibliothèque, en cliquant sur la touche Se désabonner du formulaire.

Bien que le formulaire ait disparu de la Bibliothèque Abonnés, il est toujours présent dans le back-office ainsi que les données qui y sont liées. Sur la page Mes formulaires, l’icône à côté du nom du formulaire indique que l’abonnement est arrêté.

Il est tout de même possible de continuer à l’utiliser, mais toujours sans pouvoir le modifier, ni le copier, ni le partager. En revanche la suppression est possible.