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23Juin, 2022
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abonnement_a_un_formulaire

Abonnement à un formulaire

Vous souhaitez que vos prestataires ou fournisseurs puissent utiliser un de vos formulaires sur leur propre compte et en synchronisent les modifications ? L’abonnement à un formulaire est la solution à votre besoin.

Comment ça fonctionne ?

Un compte entreprise partage un formulaire avec les administrateurs d’un autre compte. On appelle cela l’Abonnement à un formulaire.

Le compte d’origine paramètre les scénarios email et les exports. Il est le seul à pouvoir modifier le formulaire et les listes externes. De même, il décide de partager ou non les modifications avec ses abonnés et peut, à tout moment, désabonner un compte.

Côté abonné, seul un administrateur peut s’abonner à un formulaire. L’abonné ne peut ni modifier, ni copier, ni partager le formulaire malgré son profil d’Administrateur. En revanche, voici ce qu’il peut faire :

  • Donner l’accès aux utilisateurs de son compte
  • Modifier le propriétaire s’il souhaite donner la propriété à un Chef de groupe
  • Créer une rubrique ou changer le formulaire de rubrique grâce à la touche plus qui se trouve en bout de ligne du formulaire, sur la page Mes formulaires

modification-rubrique-sur-formulaire-partage

L’abonnement au formulaire

Côté compte d'origine

Depuis la page Mes formulaires, il faut cliquer sur la touche Plus, puis sur Partager 

  • La fenêtre de partage s’ouvre : il est possible de mettre une description ainsi que des mots clés afin d’en faciliter ensuite la recherche
  • L’étape suivante consiste à sélectionner la Bibliothèque Abonnés. Pour ce faire, il faut cliquer sur la touche Copier le lien. Il s’agit d’une url que l’on communique au prestataire avec qui on veut partager le formulaire.
  • La touche s’appelle maintenant Lien copié !
  • Après enregistrement et confirmation, une pop-up indique que la demande de partage est prise en compte

configuration-abonnement-a-un-formulaire

Dans la Bibliothèque, les informations disponibles sur le formulaire sont :

  • Le type de bibliothèque
  • Le nombre d’éléments dans le formulaire
  • Le nombre de listes externes liées au formulaire
  • L’accès aux paramètres du partage
  • publier_les_dernieres_modifications L’option Publier aux abonnés les dernières modifications du formulaire
  • arreter_le_partage_de_formulaire L’option Arrêter le partage du formulaire

bibliotheque_abonnes

Lorsque l’on revient sur la page Mes formulaires, l’icône , à côté du nom du formulaire, indique que celui-ci est partagé. En cliquant dessus, cela rouvre la fenêtre de partage.

A savoir : le lien est unique et de ce fait, l’Administrateur à qui on l’envoie peut le transmettre à son tour aux Administrateurs d’autres comptes. Cependant l’administrateur du compte d’origine a accès à la liste des comptes abonnés au formulaire et peut les désactiver à tout moment.

Côté abonné
Avant de se connecter à Kizeo Forms, le prestataire copie dans son navigateur le lien qu’il a reçu par mail.

A l’ouverture de l’application, il arrive directement sur la Bibliothèque et un message l’invite à s’abonner au formulaire.

invitation abonnement au formulaire

S’il refuse, une confirmation lui est demandée et une pop-up indique que son choix est pris en compte. S’il accepte, le formulaire et les listes externes liées sont copiés et il devient donc Abonné au formulaire.  Celui-ci se trouve maintenant accessible depuis la page Mes formulaires mais également depuis la Bibliothèque.

Sur la page Mes formulaires, l’icône icone_abonnement_formulaire, à côté du nom du formulaire, indique que celui-ci appartient à la Bibliothèque abonnés. L’administrateur peut maintenant paramétrer les droits qu’il veut donner à ses utilisateurs et chef(s) de groupe.

Les données saisies sur le compte abonné appartiennent uniquement à l’abonné. Cependant, si un compte souhaite récupérer les données d’un autre compte, il est tout à fait possible de le faire en utilisant les API.

La modification du formulaire

Si le créateur apporte des modifications sur les listes externes utilisées ou sur le formulaire partagé, celles-ci se font uniquement sur son propre compte mais il peut décider de les publier aux abonnés.

Pour ce faire, il doit se rendre dans la Bibliothèque et cliquer sur le bouton nommé Publier aux abonnés les dernières modifications du formulaire qui se trouve en face du formulaire partagé. Une fois la demande confirmée, la modification s’effectue automatiquement chez les abonnés, cependant, ceux-ci n’en sont pas notifiés.

publier_les_modifications_aux_abonnes

Le désabonnement

Côté compte d'origine
Le créateur du formulaire peut désabonner un abonné depuis la bibliothèque, en allant dans les réglages du partage, et en cliquant sur la touche desabonner_utilisateur. Après enregistrement et confirmation, une pop-up indique que la demande est prise en compte.

desabonner_un_utilisateur

A savoir : Même si des utilisateurs ont été désabonnés, ils restent affichés en rouge dans la liste des abonnés, ceci afin de garder l’historique de tous les utilisateurs qui ont été abonnés. Néanmoins, il est possible de supprimer cet historique en cliquant sur la touche supprime_historique.

Côté abonné
L’abonné peut se désabonner depuis la Bibliothèque, en cliquant sur la touche Se désabonner du formulaire.

se_desabonner_a_un_formulaire

Bien que le formulaire ait disparu de la Bibliothèque Abonnés, il est toujours présent dans le back-office ainsi que les données qui y sont liées. Sur la page Mes formulaires, l’icône icone_desabonne_du_formulaire à côté du nom du formulaire indique que l’abonnement est arrêté.

Il est tout de même possible de continuer à l’utiliser, mais toujours sans pouvoir le modifier, ni le copier, ni le partager. En revanche la suppression est possible.

La suppression du formulaire partagé

Que ce soit sur le compte d’origine ou sur celui de l’abonné, la règle impose de se désabonner avant de pouvoir supprimer un formulaire partagé.

L’historique

Voici un exemple d’historique :

historique_du_formulaire

La modification des listes externes

La modification des listes externes n’est possible que sur le compte d’origine. Les abonnés, eux, ne peuvent ni les modifier, ni les utiliser pour d’autres formulaires.

Pour en savoir plus sur la mise à jour des listes externes des abonnés, n’hésitez pas à consulter ce tutoriel


Pour aller plus loin…


N’hésitez pas à commenter cet article !

Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions et remarques !


Il y a 2 commentaires

  • Moreira GAspard

    05 Sep, 2022

    Bonjour,

    Merci de cet avancement pour pouvoir partage un formulaire avec des prestataires, pouvez vous me confirmer que le cout d’un abonnement pour un formulaire donné entreprise.

    Si je peux me permettre un autre question, je voudrais pouvoir extraire automatiquement périodiquement des listes pour exploitations dans OneDrive, y a t’il une possibilité ?

    Cordialement
    G. Moreira

    • Yahya Soualem

      06 Sep, 2022

      Bonjour Gaspard,

      Malheureusement, à ce jour ce n’est pas possible d’exploiter les listes dans OneDrive. Cependant, vous pouvez centraliser vos documents dans un serveur FTP.
      Je vous invite à regarder le tutoriel ci-dessous pour plus d’informations : L’option FTP, centralisez tous types de documents !

      En espérant avoir répondu à votre question.
      Je vous souhaite une bonne journée.

      Yahya

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