Comprendre la page Listes Externes

A vous de choisir les éléments à faire apparaître pour faciliter la lecture ou faire le tri à l’écran. La configuration se fait de manière instantanée et reste enregistrée pour vos prochaines visites.
Il est possible de définir le nombre de listes à afficher par page en cliquant sur le menu déroulant ‘Afficher 10 éléments‘. Vous pouvez choisir d’afficher 10, 25, 50 ou 100 listes externes.

En cliquant sur Mes listes, Autres listes disponibles et/ou Bibliothèque, vous afficherez l’ensemble de vos listes externes possédant au moins l’un de ce ou ces filtres.

• Mes listes : ce filtre affiche vos listes disponibles et éditables.
• Autres listes disponibles : ce filtre affiche les listes que vous pouvez utiliser dans vos formulaires mais qui ne sont pas éditables car vous n’en êtes pas propriétaire.
• Bibliothèque: ce filtre affiche les listes partagées par les chefs de groupes et administrateur dans la Bibliothèque des listes externes du compte entreprise.

Vous pouvez aussi filtrer l’affichage en cliquant directement sur une rubrique ou sur le nom du propriétaire.

Tapez simplement le nom de votre formulaire, du propriétaire ou de la rubrique depuis le champ Recherche afin d’afficher la liste externe désirée.

Cliquez sur « Supprimer les listes inutilisées » pour supprimer les listes externes qui ne sont pas associées à un formulaire.

Cliquez sur la flèche pour afficher les options avancées de votre liste externe.

• Cliquez sur Propriétaire permet de définir le propriétaire de votre liste externe. Cela donne la possibilité à un chef de groupe d’utiliser et modifier une liste externe.

• Cliquez sur Historique pour afficher l’historique de modification de votre liste externe.

Note : Vous ne pourrez pas voir les modifications effectuées.

• Cliquez sur Partage pour ajouter votre liste externe à votre bibliothèque de listes externes.

Une liste externe partagée permet aux chefs de groupes d’utiliser ou copier une liste externe. Elle est accessible depuis la bibliothèque.

Pour un chef de groupe :
– Utiliser une liste externe permet de l’ajouter à ses listes disponibles mais seul le propriétaire peut la modifier. Si le propriétaire la modifie, la modification sera aussi effective sur celle présente dans son compte.
– Copier une liste externe permet d’utiliser la liste ainsi que de la modifier. Cependant, si le propriétaire la modifie, la modification ne sera pas effective sur celle présente dans son compte.

• Cliquez sur Supprimer permet de supprimer la liste de votre compte.

Note : Vous pouvez retrouver ces options dans l’écran de création lors de la modification de votre liste externe.

• Rendez-vous dans votre espace Kizeo Forms sur le site www.kizeoforms.com
• Allez dans le menu Configuration -> Listes Externes.
• Cliquez sur le bouton Rubriques.

• En cliquant sur le petit crayon, vous pouvez renommer votre rubrique.

• En cliquant sur le nombre de listes, vous pouvez directement afficher vos listes externes présentent dans cette rubrique.

• Tapez simplement le nom de votre rubrique depuis le champ Recherche afin d’afficher la rubrique désirée.

Tout comme lors de la création de votre liste externe, vous pouvez modifier manuellement vos items.

Depuis l’onglet Excel, afin de vous accompagner lors de la mise-à-jour de votre liste, nous vous proposons de récupérer :

• Un modèle vierge avec l’entête complétée suivant votre liste.
  Par exemple, si vous possédez une liste hiérarchique, votre entête commencera par level_label.

• Votre liste externe déjà existante.
  Cela peut s’avérer pratique si plusieurs modifications doivent être faites dans une longue liste.

• Cliquez ensuite sur Excel puis sur Cliquez ou déposez votre classeur Excel ici (.xlsx) afin d’insérer votre modèle.

Une fois votre liste importée, deux solutions vous sont proposées :

• Tout écraser : cette solution permet de remplacer l’intégralité de la liste par le nouveau contenu importé.

• Ajouter/Modifier : cette solution permet d’ajouter de nouvelles lignes (lorsque le code n’existe pas) et de modifier les lignes existantes (lorsque le code est déjà présent).

Astuce : afin de faciliter la modification de vos listes, nous vous conseillons de toujours ajouter un code aux labels (et level_label) de votre liste externe. Cela vous permettra, entre autres, de pouvoir modifier un label.

• Cliquez ensuite sur Confirmer les changements et revenir en édition afin de valider la modification.