Prefer to view the site in English? For relevant information, visit the English version of the website.
13Sep, 2016
44Réaction(s)
Tutoriels – Aide à l’utilisation de l’application Kizeo Forms (iOS, Android et Windows)

Comprendre et utiliser l’Historique

Dans l’Historique de votre back-office, vous pouvez exporter vos données, les modifier après saisie, ré-envoyer vos e-mails, saisir des formulaires, visualiser vos données sur une carte, faire du push, etc. Pour en savoir plus, lisez ce tutoriel ! Vous y trouverez toutes les fonctionnalités de cette page dans les détails. Si vous voulez simplement consulter une fonctionnalité en particulier vous pourrez vous orienter sur le tutoriel concerné. Un lien vous permettra d’y accéder au début de chaque partie.

  • Rendez-vous dans votre espace Kizeo Forms sur le site www.kizeoforms.com
  • Allez dans le menu  Données, dans l’onglet Historique.

1. Utilisation générale.

Dans cette première partie, nous vous présenterons les bases de l’Historique : les paramètres d’affichage, la sélection, la recherche, l’aperçu et la suppression des données.

  • Toujours commencer par sélectionner le formulaire sur lequel vous souhaitez travailler en cliquant dans le menu déroulant ‘Sélectionner un formulaire‘.
  • Choisissez ensuite la période pour laquelle vous souhaitez afficher les données.

Sélectionnez le formulaire souhaité.

  • La sélection des dates personnalisées :

Lorsque vous sélectionnez « Dates personnalisées », le calendrier s’ouvre et propose par défaut la date du jour.

APour modifier l’année, il faut cliquer sur l’année, en haut à gauche. Les années s’affichent sous forme de liste. En utilisant l’ascenseur, vous pouvez repartir en arrière et sélectionner l’année de votre choix.

Sélection de l'annéePour modifier le mois, il faut utiliser les flèches gauche et droite.

Sélection du mois

Lorsque vous êtes sur la bonne année et le bon mois, il faut faire un clic sur le jour. Cela définit le 1er jour de la période. La sélection du dernier jour de la période se fait de la même manière. Vous pouvez également définir une heure de début et une heure de fin.

La touche OK est alors active.

Définir les paramètres d’affichage de vos données.

A vous de choisir les éléments à faire apparaître pour faciliter la lecture de vos données ou faire le tri à l’écran. La configuration se fait de manière instantanée et reste enregistrée pour vos prochaines visites.

  • Il est possible de définir le nombre de données à afficher par page en cliquant sur le menu déroulant ‘Afficher 10 éléments‘. Vous pouvez choisir d’afficher 10, 25, 50, 100 ou plus.

Historique_des_donnees_nombre_elements_a_afficher

  • Les colonnes à afficher dans l’Historique sont modulables grâce à des filtres. Attention, cette configuration n’impactera pas l’export. Cliquez sur ‘Changer les colonnes‘ et cochez ou décochez les colonnes selon celles que vous souhaitez afficher ou pas. Certaines colonnes vous aideront à affiner votre analyse (exemple : Statut).

Historique_des_donnees_changer_les_colonnes

La Sélection de données.

Vous pouvez sélectionner une, plusieurs ou toutes vos données pour les exporter ou les supprimer. 

  • Pour sélectionner une ou plusieurs données, cliquez simplement dessus. Elles se colorent en vert clair.

Historique_des_donnees_selection_de_donnee

  • Pour désélectionner une donnée, recliquez dessus. Elle redevient blanche.
  • Pour sélectionner toutes vos données, cliquez sur le bouton Tout sélectionner Bouton "Tout sélectionnez".. Elles apparaissent alors en vert clair.
  • Pour désélectionner toutes vos données, cliquez sur le bouton Tout désélectionner Bouton "Tout désélectionner".. Toutes vos données réapparaissent alors en blanc.

Historique_des_donnees_Touches_selection_deselection

La recherche de données.

Vous avez deux moyens de chercher une ou plusieurs données saisies.

  • Dans le champ Recherche : vous pouvez taper dans cette barre de recherche n’importe quel élément présent dans un formulaire (le nom d’un contact, une adresse, etc).

Historique_des_donnees_Recherche

  • Dans les filtres situés au-dessus des colonnes : dans cet exemple, nous souhaitons afficher uniquement les données saisies pour la ville de Paris. Nous tapons donc dans le filtre ‘Ville’ « Paris».

Historique_des_donnees_Filtre_des_colonnes

Des icônes permettent un accès rapide à l’aperçu, à la modification et à l’exportation des données enregistrées.

L’aperçu de données.

Pour voir vos données au format saisie web, cliquez sur l’icône d’accès rapide en forme de loupe.

Historique_des_donnees_icones_d_acces rapide

Historique_des_donnees_apercu_saisie

2. Exportez vos données dans le format de votre choix.

Vous pouvez exporter vos données sous différents formats : Word, Excel, PDF standard et personnalisé, Excel liste standard et personnalisé, CSV standard et personnalisé ainsi que les médias en cliquant sur l’icône d’accès rapide en forme de fichier.

Historique_des_donnees_Exporter_une_donnee

Reportez-vous au tutoriel concernant l’export des données.

3. Editez/Modifiez vos données.

Lors de la saisie d'une donnée, il se peut qu'il vous manque une information ou que vous fassiez une erreur. Ici, vous pouvez la modifier après saisie.

Attention : vous devez, au préalable, autoriser la modification des données ! Dans les Options, onglet Mobile, cochez ‘Autoriser la modification des données après enregistrement‘. Si vous souhaitez que tous les utilisateurs puissent modifier les données, cochez également ‘Autoriser tous les utilisateurs à modifier les données des autres utilisateurs‘.

Vous pouvez autoriser la modification du formulaire après sa saisie.

Sur votre Historique, sélectionnez la donnée à modifier puis cliquez sur l’icône d’accès rapide en forme de crayon

Historique_des_donnees_Modifier_une_donnee

A la fin de la modification, cliquez sur Enregistrer. Cette donnée écrase l’ancienne.

Une fois la donnée modifiée, n'oubliez pas d'enregistrer !

4. Saisir des données.

La saisie Web vous permet de remplir un formulaire depuis votre ordinateur.
Se reporter directement au tutoriel concernant la Saisie Web.

5. Pré-remplir un formulaire et l’envoyer sur le terrain (Push).

Découvrez comment envoyer vos données pré-remplies, du bureau vers les appareils mobiles de vos intervenants, et suivez l’évolution du statut de vos envois.
Se reporter directement au tutoriel concernant le Push de données.

6. La copie de donnée

Si vous souhaitez copier une donnée, cliquez sur la touche avec les 3 points puis sur Copier. Une donnée identique à celle de référence s’ouvre. Bien que ces deux données soient identiques, elles ont leur propre ID, nom d’utilisateur, date d’enregistrement, historique etc…

Vous pouvez maintenant la modifier, l’enregistrer ou la transférer.

7. Le renvoi de mail

Il peut être utile de ré-envoyer le mail. Pour ce faire, cliquez sur la touche avec les 3 points puis sur Ré-envoyer le mail. Une fenêtre contenant le ou les scénarios email s’ouvre. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le scénario de votre choix. Vous pouvez ré-envoyer le mail tel quel ou le modifier complètement (destinataire, objet et corps du mail).

8.L’historique de la donnée

Pour les données enregistrées, modifiées et transférées, depuis le 28 juillet 2021, il est possible d’en afficher le parcours, ainsi que les automatisations qu’elles ont déclenchées. Par exemple, l’envoi de rapport personnalisé, le transfert entre utilisateurs, le transfert vers Dropbox …).

Pour le consulter, cliquez sur la touche avec les 3 points, puis sur Historique de la donnée

Historique_de_la_donnee

Concernant l’envoi d’email, celui-ci est déclenché au moment de la réception de la donnée sur notre serveur.

Il ne nous est pas possible de contrôler l’adresse du destinataire, ni s’il a reçu le mail. En revanche un indicateur de couleur vous informe de l’état de la transmission tel que :

  • Vert, l’envoi est réussi
  • Orange, l’envoi est en-cours
  • Rouge, l’envoi a échoué

Envoi email_Indicateurs de couleur

 

Attention : Cet historique n’est disponible que pour les données saisies à partir du 28 juillet 2021. Aussi si vous sélectionnez une donnée antérieure à cette date, vous aurez le message suivant :

Historique_des_donnees_Donnee_anterieure_a_juillet

9. La suppression de donnée

Il est possible de supprimer des données de façon unitaire et groupée.

Pour supprimer une seule donnée, sélectionnez-la puis cliquez sur la touche avec les 3 points et enfin sur Supprimer.

Suppression_de_une_donnee

Pour supprimer plusieurs données, sélectionnez-les puis cliquez sur la touche Sélection et enfin sur Supprimer.

Suppression_de_plusieurs_donnees

 

9. L’outil Carte.

L’outil Carte permet de visualiser une ou plusieurs de vos données d’un même formulaire sur une carte. Par exemple, où ont été signés vos rapports d’intervention.

Etape 1 : Paramétrage.

Dans les Options du formulaire, onglet Historique, il faut sélectionner dans les listes déroulantes :

  • Titre : cela déterminera le nom de la donnée sur la carte.
  • Latitude et  Longitude : le nom du champ de géolocalisation qui devra être pris en compte pour localiser l’intervention.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Historique.

Etape 2 : La visualisation.

Retournez sur votre formulaire depuis l’Historique. De là, vous pouvez :

  • Sélectionner une donnée.
  • Sélectionner plusieurs données suite à un tri.
  • N’en sélectionner aucune (vous obtiendrez une visualisation de toutes vos données).

Cliquez ensuite sur Sélection puis Carte.

Historique_des_donnes_Export_carte

Historique_des_donnees_Carte

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 44 commentaires

  • Melvin E

    20 Oct, 2021

    Bonjour,

    Dans « Données », section « Historique », lorsque je clique sur l’icône « Exporter », je n’ai comme choix de téléchargement que le PDF standard (que je n’utilise pas) et non pas le PDF personnalisé qui est envoyé par mail, lié à la trame Word personnalisée des rapports (que j’utilise).
    Pourtant, l’icône « Exporter » permet bien d’exporter le Word personnalisé complété. Comment faire pour pouvoir télécharger le PDF personnalisé à ce même endroit ?
    Merci d’avance pour votre réponse,
    Cdlt,

    Melvin

    • Bastien Galzot

      20 Oct, 2021

      Bonjour,
      Depuis l’onglet « Exporter », vous trouverez deux éléments au niveau de votre Word personnalisé:
      – L’icone en forme de flèche verte qui vous permettra de lancer le téléchargement du fichier Word
      – Un chevron gris pointant vers le bas qui, lorsque vous cliquerez dessus, fera apparaitre le lien vers le téléchargement de votre export personnalisé au format PDF
      En vous souhaitant une bonne journée.
      Cordialement,

  • FM

    07 Oct, 2021

    Bonjour,
    est-il possible de restaurer des données supprimer par erreur dans l’historique ?
    Merci de votre retour

    • Nathalie Castagnier

      07 Oct, 2021

      Bonjour,
      Vous n’avez pas la main pour restaurer vos données, cependant vous pouvez nous en faire la demande en nous indiquant le plus d’informations possibles comme :
      – Le nom et/ou l’id de votre formulaire,
      – L’id des données concernées si vous les aviez notés,
      – L’identifiant de l’utilisateur qui les avait saisies,
      – La date des données ….
      Je vous souhaite de passer une très bonne journée.

  • Montesinos Stéphanie

    30 Avr, 2021

    Bonjour,
    Comment peut-on remonter dans les colonnes de l’historique des données, des info qui se trouve dans un tableau d’un formulaire ?
    Merci par avance

    • Kurt Carpels

      30 Avr, 2021

      Bonjour,

      Il n’est pas possible d’afficher dans l’Historique les données présentes dans un tableau.
      Pour cela il vous sera nécessaire d’effectuer un export CSV ou Excel liste.

      Excellente journée,

      Kurt

  • Raphaeli

    10 Août, 2020

    Bonjour ,
    J’aimerais savoir comment faire pour mettre automatiquement un numéro sur chacune de mes fiches et que cela suive une chronologie.

    • Kurt Carpels

      10 Août, 2020

      Bonjour,

      Afin d’obtenir cela je vous invite à vous rendre dans les options du formulaire, sous la rubrique « Général ».
      A partir de cet écran vous pourrez définir le « Numéro d’enregistrement de départ ».
      J’espère avoir répondu à votre question.

      Excellente fin de journée.

      Kurt

  • Steve Bedard

    20 Mai, 2020

    Bonjour,

    Est-ce possible que les administrateurs puissent modifier les données en cas d’erreur, je ne vois pas l’option dans l’historique des données ?

    • Kurt Carpels

      22 Mai, 2020

      Bonjour Steve,
      Un administrateur à tout à fait la possibilité de modifier une donnée.
      Pour modifier une donnée, vous devez cliquer sur « Action » en ensuite « Modifier ».
      En espérant avoir répondu à votre question.

      Bonne journée.
      Kurt

  • V.B

    23 Avr, 2020

    Bonjour,

    Je travaille actuellement sur un formulaire Kizéo contenant un questionnaire.

    Je réussi à envoyer un mail à une personne à condition que l’une des réponses du questionnaire soit positive. Cependant le formulaire s’enregistre par la suite dans l’historique, chose que je ne veux pas. J’aimerais qu’il n’y ait que l’envoi du mail et que l’enregistrement de ce formulaire se supprime automatiquement (ou soit caché).

    A contrario lorsque toutes les réponses sont négatives le formulaire s’enregistre et soit visible dans l’historique (ce qui est le cas déjà).

    Avez-vous un moyen d’avoir cette fonctionnalité d’envoi mais qui n’enregistre pas dans l’historique ?

    Merci

    • Patrick Carloni

      23 Avr, 2020

      Bonjour,
      A aujourd’hui il n’est pas possible de supprimer un enregistrement automatiquement.
      Vous avez toutefois la possibilité de filtrer l’affichage de l’historique. il vous suffit donc de mettre un champ calcul qui comptera le nombre de réponses positives. Ensuite dans votre historique vous demandez à n’afficher que les enregistrements qui on ‘0’ comme valeur dans le champ calcul.
      En espérant avoir répondu à votre question.

  • dereux

    18 Mar, 2020

    Bonjour,

    est il possible de ne pas enregistrer l’historique des saisies sur les smartphones de mes utilisateurs ?

    Cordialement,

    Pascal D.

    • Charles Leconte

      18 Mar, 2020

      Bonjour monsieur Dereux,

      Je ne suis pas certain de comprendre votre question : vous ne souhaitez pas qu’un utilisateur puisse accéder à l’historique des données saisies pour un formulaire ?

      Si c’est bien ça, l’utilisateur va forcément pouvoir accéder à l’historique de ses saisies, en revanche si vous ne souhaitez pas qu’il accède aux saisies des autres utilisateurs, il vous faut décocher la case « Autoriser tous les utilisateurs à voir l’historique » qui se trouve dans le menu « Mobile » des options du formulaire. Vous trouverez dans ce menu d’autres options qui vous seront certainement utiles.

      J’espère avoir répondu à votre question.

      Bonne après-midi,
      Charles

  • Damien GIRAUD

    25 Sep, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible de visualiser les formulaires sur la carte, avec une couleur différente suivant le statut du formulaire ?
    Mon besoin étant d’avoir un état d’avancement du travail sur des formulaires pré-remplis.

    Merci d’avance,

    • Charles Leconte

      25 Sep, 2019

      Bonjour monsieur,

      Il n’est pas possible de visualiser le statut du formulaire sur la carte en utilisant différentes couleurs.

      A aujourd’hui, le formulaire apparait sur la carte lorsqu’il est prêt à être renseigné. Il disparait de la carte dés qu’il a été ouvert.

      Très bonne après-midi à vous,
      Charles

  • GISELE DALPOZO

    12 Sep, 2019

    Bonjour
    est-il possible d’afficher un historique de donnée par groupe d’utilisateur
    Merci

    • Patrick Carloni

      12 Sep, 2019

      Bonjour,
      Dans l’historique, les données visibles sont en fonction de la personne connectée.

      • Un utilisateur ne verra que ses données (sauf si l’option « Autoriser tous les utilisateurs à voir l’historique » est cochée)
      • Un chef de groupe verra l’ensemble des données de son groupe d’utilisateurs
      • Un Administrateur verra toutes les données

      En espérant avoir répondu à votre question.

  • pierre rey

    24 Juin, 2019

    Bonjour @Patrick Carloni,

    Merci pour votre réponse du 19/06/19.

    Dans ce cas, quelle démarche préconisez-vous pour effectuer des mises à jour de formulaire tout en conservant les données de la V1 et en ajoutant par la suite des données sur la V2 ?

    Avez vous une procédure en étapes par exemple : Version test > Version Pré-prod > Version Prod ?

    Par avance merci

    • Charles Leconte

      24 Juin, 2019

      Bonjour,

      Je réponds à la place de Patrick qui n’est pas disponible actuellement.

      A aujourd’hui la démarche est de faire une copie du formulaire original pour y intégrer les modifications et si les tests sont concluants, « recopier » ces modifications dans le formulaire original.

      Une réflexion en interne a été lancée pour la gestion des modifications d’un formulaire, pour le moment rien n’a été planifié.

      Très bonne fin de journée à vous.

  • pierre rey

    19 Juin, 2019

    Bonjour,
    J’ai créé une nouvelle version d’un formulaire et je souhaite transférer la base de donnée de l’ancien formulaire vers le nouveau. Est ce possible ?
    Merci par avance,
    Bonne journée

    • Patrick Carloni

      19 Juin, 2019

      Bonjour,

      À ce jour il n’est pas possible de transférer des données d’un formulaire à un autre.

      En espérant avoir répondu à votre question.

  • Robert M

    29 Mai, 2019

    Bonjour,
    Je fais suite à votre réponse à mon commentaire précédent. Ma question portait sur l’existence d’un autre chemin d’accès que l’historique (qu’il soit sur le back office ou sur mobile) pour ouvrir un formulaire déjà envoyé en vue de le modifier. Le code barre par exemple pourrait-il permettre d’ouvrir un formulaire (paramétré pour être modifiable) déjà envoyé (donc déjà rempli) en mode « modification » ? C’est-à-dire qu’en scannant le code barre, automatiquement le formulaire rempli s’ouvrirait, prêt à être modifié puis envoyé.

    Cordialement

    • Adeline

      29 Mai, 2019

      Bonjour,

      Il n’y a pas de possibilité de scanner un code barre ou QR Code afin d’ouvrir une version remplie ou non d’un formulaire. Pouvez-vous me donner des précisions sur le but de cette démarche de scannage afin que j’évalue si je peux vous trouver une solution alternative?

      Cordialement

  • Robert M

    27 Mai, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible d’ouvrir une donnée préalablement enregistrée (en vue de la modifier) autrement que en allant dans l’Historique / Action / Modifier ? Par exemple avec un code barre ou autre..?

    Cordialement

    • Adeline

      28 Mai, 2019

      Bonjour,
      Sur le back office vous pouvez effectivement faire les modifications en allant dans l’historique / action / Modifier. Vous pouvez aussi modifier une donnée depuis un appareil mobile si les options de modifications sont cochées dans les options du formulaire.

      En revanche, pouvez-vous me détailler votre besoin avec le code-barres car je ne vois pas ce que vous souhaitez faire?

      Je reste à votre disposition en cas de besoins.
      Cordialement

  • romain

    11 Jan, 2019

    bonjour
    est t’il possible de faire une recherche sans à avoir à sélectionner un formulaire, par exemple, avoir tous les formulaires réalisés pour un chantier, j’ai vu que c’était possible sur le mobile dans option / recherche, et je souhaite pouvoir faire la même chose sur la plateforme web
    merci,

    • Jean-Didier Baculard

      11 Jan, 2019

      Bonjour

      Nous n’avons pas cette fonctionnalité dans le back-office.

      Cordialement

  • Romain DANIEL

    14 Déc, 2018

    bonjour,

    j’ai pré rempli un formulaire que j’ai transféré à un compte utilisateur, je vois bien la réception de ce formulaire sur le mobile, par contre je ne le vois pas dans l’onglet historique de la plateforme web de ce compte utilisateur, est ce qu’il y a un moyen ou peut être ai je fais une erreur ?

    merci,

    • Jean-Didier Baculard

      14 Déc, 2018

      Bonjour

      C’est le comportement normal quand on est pas pas administrateur.

      Cordialement

  • Meyer Martin

    05 Déc, 2018

    Bonjour,

    J’aimerais savoir s’il était possible de modifier les formulaires enregistrés par lot ?

    Merci.

    Cordialement.

    • Jean-Didier Baculard

      05 Déc, 2018

      Bonjour

      Cette fonctionnalité n’existe pas . Désolé.

      Cordialement

  • Cécile

    18 Juin, 2018

    Bonjour,

    J’ai rempli un formulaire en saisie web mais je ne le retrouve pas dans mon historique dans mon appareil mobile est-ce normal ?
    Merci d’avance,

    • Soraya Boualam

      18 Juin, 2018

      Bonjour,
      Il s’agit en réalité du comportement normal de Kizeo Forms : l’historique de votre mobile récupère les données saisies sur l’appareil en question.
      Vous retrouverez votre donnée dans l’historique web, sur le Back Office.
      Restant à votre disposition,
      Meilleures salutations.

  • aymeric

    24 Avr, 2018

    Bonjour,
    Est-il possible de visualiser l’historique des saisies d’un formulaires fait par tablette directement dans la partie historique sur téléphone avec la même licence?

    • Soraya Boualam

      24 Avr, 2018

      Bonjour,

      Les données de votre historique sont conservées deux mois. Cela dit, vous avez la possibilité de toutes les retrouver dans l’onglet recherche de votre mobile.
      En revanche, vous ne verrez que vos propres données. Si vous désirez en tant qu’utilisateur, voir les données saisies par d’autres utilisateurs, il faut que dans les options du formulaire sur le Back Office soit cochée « Autoriser tous les utilisateurs à voir l’historique ».

      Respectueuses salutations.

  • Ludovic

    23 Mar, 2018

    Bonjour,

    Comment pouvons nous personnaliser le nom du formulaire disponible dans l’historique (à la place de rempli le 23 mars 2018 à …). J’aimerais mettre ##mon champ 1## – ##mon champ 2## cela serait plus parlant surtout si l’on doit le modifier…

    Merci

  • Jean-Christophe Magnan

    25 Oct, 2017

    Bonjour,
    Est-ce possible d’avoir un historique par utilisateur qui compilerait la quantité de différents formulaires complétés?
    Ce serait utile pour nos superviseurs afin d’avoir une vue d’ensemble de toutes les activités d’un utilisateur pour plusieurs formulaires.

    • Sarah Marivaux

      25 Oct, 2017

      Bonjour,

      Cette option est prévue dans notre roadmap mais malheureusement, sans date de développement pour l’instant.

      Cordialement,

  • Barthélémy Kolb

    24 Oct, 2017

    Bonjour,
    est-il possible pour un formulaire de définir et d’enregistrer un ordre d’affichage des colonnes différents de l’ordre par défaut dans l’historique, afin de toujours visualiser les données dans cet ordre lorsqu’on utilise l’historique d’un formulaire donné,
    Barthélémy KOLB
    En vous remerciant.

    • Sarah Marivaux

      24 Oct, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez directement, depuis l’Historique, choisir l’ordre d’affichage des colonnes en cliquant – déposant la colonne là où vous souhaitez qu’elle apparaisse.
      Si vous avez des difficultés de mise en place, n’hésitez pas à nous appeler au 04 90 23 67 60.

      Cordialement,

  • D. K.

    08 Fév, 2017

    Bonjour,
    Comment peut-on réutiliser un ancien rapport pour en créer un nouveau (identifiants ou code-barre différents) ? L’objectif est de ne modifier que le contenu des champs qui ont évolués.

    • Sarah Marivaux

      08 Fév, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez copier votre ancien rapport. Cela en générera un nouveau et vous n’aurez plus qu’à modifier le contenu que vous souhaitez.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

Poster un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *