13Sep, 2016
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Comprendre et utiliser l’Historique

Dans l’Historique de votre back office vous pourrez exporter vos données, les modifier après saisie, ré-envoyer vos e-mails, saisir des formulaires, visualiser vos données sur une carte, faire du push, etc. Pour en savoir plus, lisez ce tutoriel ! Vous y trouverez toutes les fonctionnalités de cette page dans les détails. Si vous voulez simplement consulter une fonctionnalité en particulier vous pourrez vous orienter sur le tutoriel en concerné. Un lien vous permettra d’y accéder au début de chaque partie.

  • Rendez-vous dans votre espace Kizeo Forms sur le site www.kizeoforms.com
  • Allez dans le menu  Données, dans l’onglet Historique.

1. Utilisation générale.

Dans cette première partie, nous vous présenterons les bases de l’Historique : les paramètres d’affichage, la sélection, la recherche, l’aperçu et la suppression des données.

  • Toujours commencer par sélectionner le formulaire sur lequel vous souhaitez travailler en cliquant dans le menu déroulant ‘Sélectionner un formulaire‘.
  • Vous pouvez choisir d’afficher le formulaire par période. Vous devez alors choisir une date de début et/ou une date de fin.

Sélectionnez le formulaire souhaité.

 

Définir les paramètres d’affichage de vos données.

A vous de choisir les éléments à faire apparaître pour faciliter la lecture de vos données ou faire le tri à l’écran. La configuration se fait de manière instantanée et reste enregistrée pour vos prochaines visites.

  • Il est possible de définir le nombre de données à afficher par page en cliquant sur le menu déroulant ‘Afficher 10 éléments‘. Vous pouvez choisir d’afficher 10, 25, 50, 100 ou tous.

Sélectionnez le nombre d'éléments à afficher.

  • Les colonnes à afficher dans l’Historique sont modulables grâce à des filtres. Attention, cette configuration n’impactera pas l’export. Cliquez sur ‘Changer les colonnes‘ et cochez ou décochez les colonnes à afficher ou à ne pas afficher. Certaines colonnes vous aideront à affiner votre analyse (exemple : Statut).

Sélectionnez les colonnes à afficher.

La Sélection de données.

Vous pouvez sélectionner une, plusieurs ou toutes vos données pour les exporter ou les supprimer. 

  • Pour sélectionner une ou plusieurs données, cliquez simplement dessus. Elles se colorent en bleu.

Sélectionnez une ou plusieurs données.

  • Pour désélectionner une donnée, recliquez dessus. Elle redevient blanche.
  • Pour sélectionner toutes vos données, cliquez sur le bouton Tout sélectionner Bouton "Tout sélectionner". Elles apparaissent alors en bleu.
  • Pour désélectionner toutes vos données, cliquez sur le bouton Tout désélectionner Bouton "Tout désélectionner".. Toutes vos données réapparaissent alors en blanc.

Vous pouvez sélectionner ou désélectionner toutes vos données en même temps.

La recherche de données.

Vous avez deux moyens de chercher une ou plusieurs données saisies.

  • Dans le champ Recherche : vous pouvez taper dans cette barre de recherche n’importe quel élément présent dans un formulaire (le nom d’un contact, une adresse, etc).

Vous pouvez rechercher une donnée dans l'historique.

  • Dans les filtres situés au-dessus des colonnes : dans cet exemple, nous souhaitons exporter les données de tous les moniteurs utilisant comme voiture une Scénic. Nous tapons donc dans le filtre ‘Modèle de voiture’ « Scénic ».

Vous pouvez utiliser des filtres pour rechercher vos données.

L’aperçu de données.

Vous pouvez voir vos données au format de la saisie web, cliquez sur le bouton Action  puis sur Aperçu  .

Vous pouvez visualiser votre saisie de données depuis l'historique.

Aperçu d'une saisie de données Kizeo Forms.

2. Exportez vos données dans le format de votre choix.

Vous pouvez exporter vos données sous différents formats : PDF, word, excel, ou CSV.
Se reporter directement au tutoriel concernant l’export des données.

3. Editez/Modifiez vos données.

Lors de la saisie d'une donnée, il se peut qu'il vous manque une information ou que vous ayez fait une erreur par exemple. Ici, vous pouvez la modifier après saisie.

Attention : vous devez avoir, au préalable, autorisé la modification de ce formulaire ! Dans les Options, onglet Mobile, cochez ‘Autoriser la modification du formulaire après sa saisie‘. Si vous souhaitez que tous utilisateurs puissent modifier les données, cochez ‘Autoriser tous les utilisateurs à modifier les données des autres utilisateurs‘.

Configurez le comportement de votre formulaire lors de la Recherche dans l'historique mobile.

Sur votre Historique, sélectionnez la donnée à modifier puis cliquez sur le bouton Action puis Modifier.

Vous pouvez modifier une saisie de données à partir de l'historique sur le back office.

A la fin de la modification, cliquez sur Enregistrer. Cette données écrase l’ancienne.

Une fois la donnée modifiée, n'oubliez pas d'enregistrer !

4. Saisir des données.

La saisie Web vous permet de remplir un formulaire depuis votre ordinateur.
Se reporter directement au tutoriel concernant la Saisie Web.

5. Pré-remplir un formulaire et l’envoyer sur le terrain (Push).

Découvrez comment envoyer vos formulaires pré-remplis, du bureau vers les appareils mobiles de vos intervenants, et suivez l’évolution du statut de vos envois.
Se reporter directement au tutoriel concernant le Push de données.

6. L’outil Carte.

L’outil Carte permet de visualiser une ou plusieurs de vos données d’un même formulaire sur une carte. Par exemple, où on été signé vos rapports.

Etape 1 : Paramétrages.

Dans Options, onglet Historique, il faut sélectionner dans les listes déroulantes :

  • Titre : cela déterminera le nom de la donnée sur la carte.
  • Latitude et  Longitude : le nom du champ de géolocalisation qui devra être pris en compte pour localiser l’intervention.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Historique.

Etape 2 : La visualisation.

Retournez sur votre formulaire depuis l’Historique. De là, vous pouvez :

  • Sélectionner une donnée.
  • Sélectionner plusieurs données suite à un tri.
  • Aucune donnée (vous obtiendrez une visualisation de toutes vos données).

Cliquez ensuite sur Sélection puis Carte.

Cliquez sur "Sélection" puis "Carte".

Vous pouvez visualiser la carte.

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 26 commentaires

  • pierre rey

    24 Juin, 2019

    Bonjour @Patrick Carloni,

    Merci pour votre réponse du 19/06/19.

    Dans ce cas, quelle démarche préconisez-vous pour effectuer des mises à jour de formulaire tout en conservant les données de la V1 et en ajoutant par la suite des données sur la V2 ?

    Avez vous une procédure en étapes par exemple : Version test > Version Pré-prod > Version Prod ?

    Par avance merci

    • Charles Leconte

      24 Juin, 2019

      Bonjour,

      Je réponds à la place de Patrick qui n’est pas disponible actuellement.

      A aujourd’hui la démarche est de faire une copie du formulaire originale pour y intégrer les modifications et si les tests sont concluants, “recopier” ces modifications dans le formulaire original.

      Une réflexion en interne a été lancée pour la gestion des modifications d’un formulaire, pour le moment rien n’a été planifié.

      Très bonne fin de journée à vous.

  • pierre rey

    19 Juin, 2019

    Bonjour,
    J’ai créé une nouvelle version d’un formulaire et je souhaite transférer la base de donnée de l’ancien formulaire vers le nouveau. Est ce possible ?
    Merci par avance,
    Bonne journée

    • Patrick Carloni

      19 Juin, 2019

      Bonjour,

      A ce jour il n’est pas possible de transférer des données d’un formulaire à un autre.

      En espérant avoir répondu à votre question.

  • Robert M

    29 Mai, 2019

    Bonjour,
    Je fais suite à votre réponse à mon commentaire précédent. Ma question portait sur l’existence d’un autre chemin d’accès que l’historique (qu’il soit sur le back office ou sur mobile) pour ouvrir un formulaire déjà envoyé en vue de le modifier. Le code barre par exemple pourrait-il permettre d’ouvrir un formulaire (paramétré pour être modifiable) déjà envoyé (donc déjà rempli) en mode “modification” ? C’est-à-dire qu’en scannant le code barre, automatiquement le formulaire rempli s’ouvrirait, prêt à être modifié puis envoyé.

    Cordialement

    • Adeline

      29 Mai, 2019

      Bonjour,

      Il n’y a pas de possibilité de scanner un code barre ou QR Code afin d’ouvrir une version remplie ou non d’un formulaire. Pouvez-vous me donner des précisions sur le but de cette démarche de scannage afin que j’évalue si je peux vous trouver une solution alternative?

      Cordialement

  • Robert M

    27 Mai, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible d’ouvrir une donnée préalablement enregistrée (en vue de la modifier) autrement que en allant dans l’Historique / Action / Modifier ? Par exemple avec un code barre ou autre..?

    Cordialement

    • Adeline

      28 Mai, 2019

      Bonjour,
      Sur le back office vous pouvez effectivement faire les modifications en allant dans l’historique / action / Modifier. Vous pouvez aussi modifier une donnée depuis un appareil mobile si les options de modifications sont cochées dans les options du formulaire.

      En revanche, pouvez-vous me détailler votre besoin avec le code-barres car je ne vois pas ce que vous souhaitez faire?

      Je reste à votre disposition en cas de besoins.
      Cordialement

  • romain

    11 Jan, 2019

    bonjour
    est t’il possible de faire une recherche sans à avoir à sélectionner un formulaire, par exemple, avoir tous les formulaires réalisés pour un chantier, j’ai vu que c’était possible sur le mobile dans option / recherche, et je souhaite pouvoir faire la même chose sur la plateforme web
    merci,

    • Jean-Didier Baculard

      11 Jan, 2019

      Bonjour

      Nous n’avons pas cette fonctionnalité dans le back-office.

      Cordialement

  • Romain DANIEL

    14 Déc, 2018

    bonjour,

    j’ai pré rempli un formulaire que j’ai transféré à un compte utilisateur, je vois bien la réception de ce formulaire sur le mobile, par contre je ne le vois pas dans l’onglet historique de la plateforme web de ce compte utilisateur, est ce qu’il y a un moyen ou peut être ai je fais une erreur ?

    merci,

    • Jean-Didier Baculard

      14 Déc, 2018

      Bonjour

      C’est le comportement normal quand on est pas pas administrateur.

      Cordialement

  • Meyer Martin

    05 Déc, 2018

    Bonjour,

    J’aimerais savoir s’il était possible de modifier les formulaires enregistrés par lot ?

    Merci.

    Cordialement.

    • Jean-Didier Baculard

      05 Déc, 2018

      Bonjour

      Cette fonctionnalité n’existe pas . Désolé.

      Cordialement

  • Cécile

    18 Juin, 2018

    Bonjour,

    J’ai rempli un formulaire en saisie web mais je ne le retrouve pas dans mon historique dans mon appareil mobile est-ce normal ?
    Merci d’avance,

    • Soraya Boualam

      18 Juin, 2018

      Bonjour,
      Il s’agit en réalité du comportement normal de Kizeo Forms : l’historique de votre mobile récupère les données saisies sur l’appareil en question.
      Vous retrouverez votre donnée dans l’historique web, sur le Back Office.
      Restant à votre disposition,
      Meilleures salutations.

  • aymeric

    24 Avr, 2018

    Bonjour,
    Est-il possible de visualiser l’historique des saisies d’un formulaires fait par tablette directement dans la partie historique sur téléphone avec la même licence?

    • Soraya Boualam

      24 Avr, 2018

      Bonjour,

      Les données de votre historique sont conservées deux mois. Cela dit, vous avez la possibilité de toutes les retrouver dans l’onglet recherche de votre mobile.
      En revanche, vous ne verrez que vos propres données. Si vous désirez en tant qu’utilisateur, voir les données saisies par d’autres utilisateurs, il faut que dans les options du formulaire sur le Back Office soit cochée “Autoriser tous les utilisateurs à voir l’historique”.

      Respectueuses salutations.

  • Ludovic

    23 Mar, 2018

    Bonjour,

    Comment pouvons nous personnaliser le nom du formulaire disponible dans l’historique (à la place de rempli le 23 mars 2018 à …). J’aimerais mettre ##mon champ 1## – ##mon champ 2## cela serait plus parlant surtout si l’on doit le modifier…

    Merci

  • Jean-Christophe Magnan

    25 Oct, 2017

    Bonjour,
    Est-ce possible d’avoir un historique par utilisateur qui compilerait la quantité de différents formulaires complétés?
    Ce serait utile pour nos superviseurs afin d’avoir une vue d’ensemble de toutes les activités d’un utilisateur pour plusieurs formulaires.

    • Sarah Marivaux

      25 Oct, 2017

      Bonjour,

      Cette option est prévue dans notre roadmap mais malheureusement, sans date de développement pour l’instant.

      Cordialement,

  • Barthélémy Kolb

    24 Oct, 2017

    Bonjour,
    est-il possible pour un formulaire de définir et d’enregistrer un ordre d’affichage des colonnes différents de l’ordre par défaut dans l’historique, afin de toujours visualiser les données dans cet ordre lorsqu’on utilise l’historique d’un formulaire donné,
    Barthélémy KOLB
    En vous remerciant.

    • Sarah Marivaux

      24 Oct, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez directement, depuis l’Historique, choisir l’ordre d’affichage des colonnes en cliquant – déposant la colonne là où vous souhaitez qu’elle apparaisse.
      Si vous avez des difficultés de mise en place, n’hésitez pas à nous appeler au 04 90 23 67 60.

      Cordialement,

  • D. K.

    08 Fév, 2017

    Bonjour,
    Comment peut-on réutiliser un ancien rapport pour en créer un nouveau (identifiants ou code-barre différents) ? L’objectif est de ne modifier que le contenu des champs qui ont évolués.

    • Sarah Marivaux

      08 Fév, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez copier votre ancien rapport. Cela en générera un nouveau et vous n’aurez plus qu’à modifier le contenu que vous souhaitez.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

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