La création d’utilisateurs

Comment ajouter des utilisateurs sur votre compte ?

Étape 1. Vérifiez votre abonnement.

Pour commencer assurez-vous d’avoir un utilisateur disponible sur votre back office.

Vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs si vous n’avez pas activé toutes vos licences. Sur la page d’accueil vous trouverez l’information 8/30 par exemple, ce qui signifie que sur 30 utilisateurs payés, seuls 8 sont activés.

Dans le cas où vous auriez activé la totalité des licences, vous devrez souscrire un nouvel abonnement.

Note : Lors de votre période de test, vous pouvez inviter jusqu’à 9 membres de votre équipe afin de tester la solution.

Étape 2. Créez votre utilisateur.

• Allez dans Mon interface d’administration -> Mes Utilisateurs.

• Cliquez sur Créer un utilisateur.

• Remplissez tous les champs disponibles.

Vous pouvez ajouter une adresse e-mail afin que votre utilisateur puisse définir son mot de passe via un lien envoyé automatiquement sur sa messagerie. Dans ce cas là, la définition du mot de passe n’est pas obligatoire.

Les statuts dans Kizeo Forms

Afin de configurer le statut de votre nouvel utilisateur, sélectionnez celui que vous souhaitez lui donner. Dans Kizeo Forms, il existe Trois niveaux d’utilisateurs :

1. Utilisateur : il saisit des données sur son application Kizeo Forms, sur Smartphone ou tablette, mais également via la saisie web. Une licence doit être disponible afin de pouvoir créer un nouvel utilisateur.

2. Chef de groupe : Il peut créer, modifier des formulaires, des utilisateurs, des chefs de groupes, des groupes d’utilisateurs et récupérer les données de son groupe. Il est rattaché à un groupe principal. Il n’est pas nécessaire de lui affecter une licence s’il ne doit pas saisir de données.

Note : Un groupe peut avoir plusieurs chefs de groupe, donc un chef de groupe peut gérer plusieurs groupes.

• Cliquez sur afin de donner au chef de groupe la possibilité de créer/modifier des formulaires.
• Cliquez sur afin de donner au chef de groupe la possibilité de créer/modifier des groupes d’utilisateurs.
• Cliquez sur afin de donner au chef de groupe la possibilité de créer/modifier des utilisateurs.

3. Administrateur : il gère le compte Kizeo Forms dans sa globalité. Il n’est pas nécessaire de lui affecter une licence s’il ne doit pas saisir de données.

• En cliquant sur :
  – Valider vous reviendrez sur la page Utilisateur.
  – Paramètres avancés vous pourrez continuer à éditer le profil de votre utilisateur afin de gérer ses groupes et ses champs utilisateurs personnalisés.

Les différents onglets

Depuis l’onglet Informations personnelles, vous pouvez modifier son profil, définir la langue qu’il aura dans son back office et ajouter des notes.

Depuis l’onglet Champs personnalisés, vous pouvez configurer ses champs utilisateurs personnalisés

Note : Si aucun Champ personnalisé n’est créé, cet onglet ne sera pas visible.

Depuis l’onglet Changer le mot de passe, vous pouvez changer le mot de passe et/ou envoyer un e-mail à l’utilisateur afin qu’il le définisse lui même.

Depuis l’onglet Gestion des groupes, vous pouvez attribuer un ou plusieurs groupes à votre utilisateur/chef de groupe.

Note : si aucun groupe n’est créé, cet onglet ne sera pas visible.

Depuis l’onglet Propriétaire,vous pouvez définir le groupe propriétaire du profil de votre utilisateur. Autrement dit les chefs de groupes qui pourront être amenés à modifier ce profil.
Par exemple, si le groupe Nord est propriétaire de notre utilisateur, l’ensemble des chefs de groupes appartenant au groupe Nord pourra modifier ce profil. A contrario, si le groupe Compte Entreprise en est le propriétaire, seuls les administrateurs pourront modifier ce profil.

N’oubliez pas de valider. Votre nouvel utilisateur est créé ! Pensez à lui attribuer des droits d’accès aux formulaires !

Pour aller plus loin…

• Comment envoyer des formulaires pré-remplis à vos utilisateurs ?
• Créez et utilisez une liste filtrée afin de faire apparaître certains éléments suivant les informations renseignées dans les fiches utilisateurs.
• Gérez les droits d’accès aux formulaires de vos utilisateurs.
• Gérez la visibilité de vos éléments suivant le profil de vos utilisateurs ou votre saisie.
• Créez des groupes d’utilisateurs afin d’organiser votre compte Kizeo.
• Découvrir les statuts sous Kizeo Forms.

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